Reporte de productividad: su importancia durante el home office

7 de junio, 2023

Contar con un reporte de productividad debe ser considerado una prioridad en las empresas. Todo empresario reconoce la necesidad de medir sus resultados.

Tener métricas en el lugar de trabajo, nos ayuda a conocer mejor las consecuencias de las acciones realizadas y así tomar acciones pertinentes.

En tiempos en que el home office se ha convertido en parte de la nueva realidad de muchos trabajadores, los informes laborales de productividad adquieren mayor relevancia.

El home office o teletrabajo, no es un método nuevo, sin embargo, es la primera vez que se tiene que utilizar a gran escala, por encima de las rutinas de oficina convencionales.

¿Por qué es importante un reporte de productividad?

Ya sea para tener un buen control del home office o en un trabajo desde la oficina, los informes de RRHH siempre tienen beneficios.

Estos son algunos de los más importantes:

• Comunicación clara: la comunicación interna es algo muy importante en cualquier trabajo y un informe nos muestra qué se hizo, para qué y cómo, preguntas clave en toda empresa.
• Mayor precisión: tener un informe nos ayuda a que las acciones estén bien enfocadas hacia un objetivo claro.
• Mejores resultados: la única manera en la que se puede mejorar algo, es midiéndolo. Los resultados de esta acción ayudan a conocer qué funcionó y los aspectos en los que se pueden mejorar.
• Mantener la vigencia: crear rutinas efectivas y mantener los procesos en constante evaluación del rendimiento, son dos características que nos ayudarán a alcanzar el éxito empresarial.
• Registro del crecimiento: los reportes formarán, a la larga, un registro de todas tus acciones y las tácticas que se fueron modificando para construir tu presente y futuro.

¿Qué debe contener un informe de productividad?

Cada informe de productividad puede ser diferente, pero existen elementos que no pueden faltar y estos son algunos:

• Objetivo: coloca la meta que se busca conseguir, la cual debes asignarle un determinado tiempo para alcanzarla.
• Actividades: ¿qué actividades se realizaron para alcanzar el objetivo? Cada acción debe estar encaminada a conseguir la meta planteada.
• Análisis de resultados: ¿se alcanzó el objetivo? ¿funcionaron las actividades determinadas? ¿cuál fue el rendimiento de las mismas?
• Acciones a futuro: de un análisis de lo anterior, se debe empujar hacia el futuro, hacia un nuevo objetivo y nuevas actividades.

¿Cómo mejora un reporte de productividad el rendimiento en home office?

Un reporte de productividad adquiere especial importancia en el teletrabajo, pues ayuda en aspectos concretos de esta nueva modalidad.

1. Control claro: el miedo a no tener un control de lo que hacen los empleados en sus casas, queda de lado cuando hay un registro claro de las actividades en un informe.
2. Flexibilidad: los horarios no funcionan de la misma forma en el home office, por lo tanto, trabajar en base a un informe es trabajar en base a objetivos dentro de circunstancias menos estrictas.
3. Innovación: así como implementamos el home office, en tiempos de pandemia debemos buscar otras formas de hacer las cosas.

Consejos para que las empresas incrementen la productividad en el home office

Tener objetivos claros de productividad

Es importante que como dueño de empresa o de recursos humanos, logres establecer los objetivos que quieres que tus empleados logren.

Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto, puedes asignar a cada empleado el objetivo de realizar X cantidad de tareas para el cumplimiento de dicho proyecto.

Definir los indicadores de productividad

Estos indicadores son diferentes a los objetivos, sobre todo porque un indicador te permite medir los resultados de los objetivos alcanzados.

Por ejemplo; si tu objetivo fue realizar X actividades en un día, cuando termina el tiempo asignado para terminar esta tarea, mides que tan productivo fue tu empleado.

Medir la productividad

En este paso, tal vez te preguntes como puedes medir la productividad de tus empleados desde tu oficina o desde tu casa, sin preocuparte. Nosotros tenemos la solución a tus problemas.

En Sesame HR contamos con un software de recursos humanos adaptado al teletrabajo que te permite:

1. Medir el tiempo en el que tu equipo dedica a cada tarea, controlando la rentabilidad del proyecto.
2. Permite que tanto la empresa como los colaboradores puedan saber en tiempo real quien se encuentra trabajando en la oficina, en una pausa o en teletrabajo.
3. Además desde la aplicación mobile puedes dar seguimiento a cada proyecto.
4. También tienes acceso a una herramienta como el gestor de tareas, turnos y proyectos. El resultado es un reporte con estadísticas de productividad de la plantilla de empleados.
5. Por si esto fuera poco, te permite saber desde donde trabaja tu personal, con su opción de checar con geolocalización.

El home office hoy es una actividad que gran parte de las personas en México ha experimentado.

Mejora la productividad laboral de la empresa

El productividad laboral de los colaboradores está relacionado con los niveles de productividad y rendimiento de su trabajo.

Depende en gran medida de cómo se asume y se concibe la responsabilidad laboral.

Por ello, la disciplina y la organización son dos de los factores básicos que se deben fomentar para cumplir con las funciones y alcanzar las metas que se ha planteado tu empresa.

Es complicado cambiar de un día para el otro la forma en que desarrollamos nuestro trabajo.

Pero si nos enfocamos de manera clara en nuestras metas y seguimos un método, vamos a obtener un mejor desempeño laboral.

Aumentar la productividad de nuestro trabajo y de nuestro equipo es un reto que se debe asumir en la operación diaria.

Por ello hoy hablaremos de cómo se puede mejorar el rendimiento laboral de las empresas con un reporte de productividad.

Qué es el rendimiento laboral para una empresa

El rendimiento laboral es el resultado del trabajo de uno o varios colaboradores. Este término hace referencia al vínculo que existe entre los recursos que emplea para alcanzar ciertos objetivos y el producto que se consigue.

Por ello, el rendimiento laboral es una métrica del resultado logrado bajo cierto entorno de trabajo, en relación a la cantidad de empleados y a los recursos disponibles.

El rendimiento laboral en México

Uno de los mayores problemas que aquejan a la economía mexicana es su bajo rendimiento laboral.

Veamos unos datos de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OECD) que nos van a poner en contexto.

Se estima que los mexicanos laboran unas 2.250 horas al año, una cifra muy por arriba de las que muestran otras economías parecidas.

Podría llegar a pensarse que México es un país con una alta productividad por el tiempo de trabajo.

Pero la realidad es otra. Mientras que los países afiliados a la OCDE obtuvieron 50 puntos de 100 en el tema de rendimiento laboral, México sólo obtuvo 20.

Es un reto el que tenemos como cultura para promover la productividad en nuestras empresas.

Qué aspectos determinan la productividad laboral

De manera independiente a los hábitos de cada trabajador, existen factores que afectan el rendimiento laboral corporativo.

Muchos de estos factores se relacionan con la cultura organizacional y las condiciones de trabajo de cada empresa.

Entre los factores más determinantes en el rendimiento laboral se encuentran:

• La motivación que tenga cada uno de los colaboradores y de los equipos de trabajo.
• El clima laboral que se viva en la organización.
• El estilo de comunicación.
• Los horarios laborales.
• Los factores ambientales y la prevención de riesgos laborales.
• Las oportunidades para el desarrollo profesional.
• El contar con las herramientas necesarias para realizar el trabajo.

¿Cómo hacer un reporte de productividad en home office?

Hacer un reporte de productividad en teletrabajo es similar a hacer un reporte de productividad en un entorno de trabajo tradicional, pero hay algunas consideraciones adicionales a tener en cuenta.

Aquí hay algunos pasos que puedes seguir para seguir si trabajas desde la casa:

1. Establecer expectativas claras: esto incluye establecer objetivos medibles y plazos realistas para completar el trabajo.
2. Utilizar herramientas de seguimiento: como aplicaciones de tiempo, herramientas de gestión de tareas y software de seguimiento de proyectos para medir y registrar la productividad.
3. Establecer comunicación regular: para asegurarte de que todos están trabajando en la misma dirección y para identificar posibles obstáculos que puedan surgir.
4. Registrar el progreso: hazlo regularmente para poder identificar áreas en las que puedes mejorar y hacer ajustes en tu estrategia de trabajo.
5. Compartir resultados: con tu equipo y con tus supervisores para que puedan tener una idea clara de tu progreso y puedan brindarte retroalimentación y apoyo adicional si es necesario.

3 tipos de reportes de productividad

Te mostramos 3 tipos de informes de productividad laboral que puedes realizar en tu empresa:

1. Reporte de producción: se enfoca en la cantidad de productos o servicios que han sido producidos en un periodo de tiempo determinado.
   El reporte puede incluir información como la cantidad de unidades producidas, el tiempo que se tardó en producir cada unidad, los costos de producción y los ingresos generados por la venta de los productos.
2. Reporte de eficiencia: se basa en la eficiencia en la utilización de los recursos, como el tiempo, el dinero, los materiales y la mano de obra.
   El reporte puede incluir información sobre la cantidad de recursos utilizados para producir un producto o servicio, la cantidad de desperdicio generado durante la producción y las medidas tomadas para reducir los costos y aumentar la eficiencia.
3. Reporte de calidad: se enfoca en la calidad de los productos o servicios producidos. El reporte puede incluir información sobre el número de productos defectuosos producidos, la tasa de devolución de productos, las medidas tomadas para mejorar la calidad y la satisfacción del cliente.

Beneficios de realizar un informe de productividad correcto

Realizar un informe de productividad adecuado puede ofrecer una serie de beneficios para una empresa, tales como:

1. Identificar áreas de mejora: De forma específica, donde se puede mejorar la eficiencia y reducir los costos. Al analizar los datos, se pueden identificar los cuellos de botella en el proceso de producción y establecer medidas para mejorar la eficiencia.
2. Tomar decisiones informadas: esto en cuanto a la asignación de recursos y la inversión en nuevos proyectos. Con los datos y la información detallada sobre el desempeño de la empresa.
3. Aumentar la eficiencia: se pueden establecer metas de productividad y monitorear el progreso hacia estas metas para aumentar la eficiencia y reducir los costos.
4. Mejorar la calidad: al analizar los datos de calidad, se pueden identificar los problemas y las áreas que necesitan mejora.
5. Evaluar el desempeño: al identificar los puntos fuertes y débiles del desempeño, se pueden establecer medidas para mejorar la productividad y el desempeño general de la empresa.

10 claves para mejorar el rendimiento además de un reporte de productividad

Debemos entender que la clave para mejorar el desempeño laboral son las personas que trabajan en la empresa.

Por ello debemos dedicarles una atención especial para generar en ellos hábitos productivos.

Esto no nada más se logra con pedirlo. Para fomentar el cambio se deben aportar las condiciones y los recursos necesarios para que ellos puedan realizar su trabajo de la mejor manera como un reporte de productividad.

Para ello, queremos presentarte 10 puntos clave que pueden ayudar a tu empresa a mejorar el rendimiento laboral de su equipo de trabajo.

Comunicación interna como base del desempeño laboral

Cuando no se cuida la comunicación en las empresas, la retro alimentación entre jefes y colaboradores se deteriora. Esto afecta el funcionamiento y la interacción de los equipos.

Es indispensable la buena comunicación para alcanzar los máximos estándares de calidad y productividad. Para conseguirlo, se requiere de contar con una estrategia de comunicación e implementar actividades adecuadas.

Parte fundamental es proporcionar los canales suficientes y adecuados para que la comunicación fluya.

Aumentar la motivación de los colaboradores

Los empleados satisfechos, que se sienten reconocidos y valorados, van a trabajar mejor. Por ello, es que se deben buscar mecanismos que fomenten la motivación de nuestro equipo de trabajo.

Muchas veces se quiere resolver este punto con incentivos económicos. Pero esta es una visión corta, ya que existen diversas fórmulas para aumentar la satisfacción de los colaboradores.

Por mencionar algunas puedes:

• Crear programas de conciliación entre la vida laboral y personal de las personas.
• Organizar viajes, eventos y actividades que fomenten la interacción social.
• Otorgar periodos de descanso y facilitar la desconexión.
• Apoyar al colaborador para que explore nuevas facetas creativas.

Un software de recursos humanos

Cuando se cuenta con las herramientas correctas, el rendimiento general del equipo puede mejorar a pasos agigantados.

Y la tecnología digital ha venido a potencializar un reporte de productividad en todas las áreas de las organizaciones.

Recursos Humanos no puede quedarse atrás. Más cuando entendemos que para mejorar y realizar un informe de productividad laboral debemos atender a nuestro talento humano.

Contar con un software de Recursos Humanos te ayudará a simplificar la gestión de proyectos, facilitar la comunicación, eliminar conflictos y mantener una alta productividad en tu día a día.

Control de asistencia

Las largas jornadas de trabajo, las horas extra invertidas en tareas propias o ajenas y los pocos días de descanso agravan el problema de la productividad en México.

Por ello, es de suma utilidad contar con un sistema de control horario. Con el software de Sesame HR puedes digitalizar el control de asistencia de los colaboradores.

Puedes tener el control de las entradas y salidas del personal reduciendo el absentismo. También te permite gestionar las horas extras y asignar jornadas de trabajo equitativas.

El control de asistencia te permitirá implementar otras estrategias como el trabajo en horarios flexibles, el uso de la bolsa de horas extra y la administración de periodos intermedios de descanso.

Mejor productividad a través del coaching

La intervención de un coach puede ayudar para que los colaboradores aprendan a usar todo su potencial personal.

También los pueden ayudar a superar baches y problemas personales para que no interfieran con su desempeño laboral.

Un coach también puede motivar a los trabajadores. Ellos pueden aprender técnicas de gestión del tiempo y hábitos para mejorar el rendimiento laboral.

Establecer hitos para el rendimiento laboral

El contar con objetivos claros para cada equipo y para cada persona dentro de la organización es fundamental para medir y realizar el reporte de productividad.

Pero no es suficiente. Establecer hitos que nos permitan identificar el camino hacia el objetivo es muy importante.

Alcanzar un objetivo retador puede parecer abrumador. Para mantenerse motivado se puede dividir dicha meta en pequeños objetivos para facilitar el seguimiento.

Gestor de tareas

Otra herramienta tecnológica de gran ayuda para un informe de productividad es un gestor de tareas. Con esta función puedes asignar proyectos a los colaboradores y nivelar su carga de trabajo.

También te permite identificar a las personas con periodos de inactividad y conocer el avance de cada persona en sus asignaciones.

La distribución de tareas correcta también ayuda a reducir el síndrome de burnout. Este es otro de los males que afecta la productividad en las empresas mexicanas.

Evaluación de desempeño

Detectar los factores que influyen de manera negativa en la productividad te ayudará a tomar acciones correctivas. Por ello es importante que apliques una evaluación de desempeño.

Otra función tecnológica muy útil de Sesame HR es la posibilidad de aplicar estas encuestas. Al automatizar varios procesos, se hace más fácil la aplicación de los cuestionarios.

Con esta herramienta podrás enviar notificaciones a los encuestados, programar la aplicación, analizar los resultados y generar datos para un adecuado feedback.

Además, las funciones de análisis potentes te aportarán datos relevantes para mejorar la toma de decisiones de tu equipo directivo.

Aprender a priorizar

Saber identificar las tareas importantes de las urgentes nos ayudará a mejorar nuestro desempeño. Debemos asignar a cada tarea un estado de prioridad.

De esta manera, podremos identificar lo que se debe hacer pronto, lo que debe tener prioridad y lo que debe delegarse.

No perder el foco

Las distracciones o interrupciones en el lugar de trabajo vienen en todos los tamaños y formas. Por ello, es importante aprender a evitarlas para mejorar el rendimiento laboral.

Las interrupciones nos hacen perder el enfoque, perder el tiempo y provocan retrasos en los proyectos. Dos recomendaciones son:

• Mantenerse alejado del correo electrónico y del teléfono en horas de trabajo.
• Aprender a decir «no».

Como podrás notar, varias de las claves que hemos mencionado tienen que ver con la adopción de herramientas tecnológicas adecuadas.

Sesame HR reúne en una sola aplicación todas ellas.

Por eso te invitamos a conocer esta herramienta para que puedas explorarla. ¡Seguro quedarás convencido de su utilidad!