Etapas para crear el plan de inducción en tu empresa

6 de noviembre, 2023

Tu empresa debe contar con un plan de inducción adecuado y completo para todos los nuevos empleados. Este programa debe abordar diferentes aspectos, incluidos la seguridad y los procedimientos importantes en el lugar de trabajo.

Cada programa de inducción es diferente, ya que se toman en cuenta las necesidades de los nuevos empleados. Es algo que resulta clave.

Entonces, ¿cuál es la mejor forma de crear un plan de inducción efectivo para los nuevos empleados? Pues bien, para solventar esta y otras dudas respectivas te invitamos a seguir leyendo este artículo.

¿Qué tipos de plan de inducción existen?

En pocas palabras, existen dos tipos de inducción: formal e informal.

Inducción formal

La inducción formal consiste en familiarizar a los nuevos empleados con la empresa, el puesto y el entorno laboral. Por lo que este tipo de incorporación involucra el tiempo de los superiores. Esto se debe a que el enfoque es conocer y satisfacer las necesidades del nuevo talento.

Como resultado, los empleados cometen menos errores durante el periodo laboral. Además, se genera una mejor coordinación entre todas las partes. 

De hecho, en este tipo de programa, los nuevos colaboradores tienen la oportunidad de conocer quién es la persona con más experiencia. Así, los nuevos empleados sabrán a quién acudir en busca de una solución para un determinado problema.

Aclarar inquietudes

Así como los niños de corta edad, al principio los nuevos colaboradores tienen muchas preguntas. Esto es algo normal, ya que los nuevos miembros necesitan conocer un poco acerca de todo en la empresa.

En el plan de inducción formal participan los superiores y líderes de la organización. De este modo, se les brinda a los nuevos miembros información sobre cosas fundamentales que deben conocer.

La ventaja del plan de inducción formal es que permite a la empresa ganar la lealtad de los nuevos empleados. Asimismo, los trabajadores nuevos tienen la oportunidad de llevar a cabo sus funciones de una manera clara y segura.

Por otra parte, el plan de inducción formal facilita ciertos aspectos al nuevo empleado. Por ejemplo, adaptarse a la cultura organizacional y al equipo de trabajo.

Inducción informal

A diferencia de la inducción formal, la inducción informal no se planifica. En este caso, los nuevos empleados aprenden todo sobre sus funciones mediante el método de prueba y error. Así que se familiarizan con el trabajo y el entorno por sí mismos.

Debido a estas características mencionadas, la inducción informal genera estrés en los nuevos empleados. Esto como consecuencia de la falta de conocimiento sobre las actividades a realizar. 

Por lo que es probable que, ante estas dificultades, el empleado decida abandonar la empresa. Dadas las circunstancias, la organización se ve obligada a iniciar un nuevo proceso de contratación.

Por otra parte, la falta de instrucciones hace que los nuevos empleados cometan más errores. Lo que más adelante se refleja en grandes pérdidas para la empresa. De ahí la importancia de contar con un plan de inducción adecuado entre las funciones de RR.HH.

Etapas de un plan de inducción: ¿cuáles son?

Un plan de inducción bien diseñado consta de tres fases.

Inducción general

Esta primera fase del plan de inducción la realiza el departamento de Recursos Humanos. En este primer paso el enfoque es explicar varios conceptos al nuevo colaborador:

• Misión
• Objetivos
• Historia
• Filosofía de la empresa.

Además de lo anterior, a los nuevos empleados se les informa acerca de sus condiciones de servicios, salarios y ventajas. De igual manera el nuevo personal recibe información sobre:

• Procedimientos de ascenso
• Políticas de personal
• Mecanismos de manejo de quejas en la organización.

Esta fase puede durar desde unos días hasta algunas semanas. En cualquiera de los casos, en esta etapa se le inculca al nuevo empleado el orgullo de pertenecer a la organización.

Inducción específica

La segunda etapa es llevada a cabo por el supervisor del nuevo empleado. Aquí el punto de enfoque es exponer de manera general al nuevo empleado en su trabajo. Por lo que al nuevo miembro se le enseña el lugar de trabajo y las instalaciones de la empresa.

Al nuevo trabajador también se le presentan sus compañeros de trabajo y se le informa acerca de:

• Procedimientos y métodos
• Costumbres y rutinas
• Regulaciones.

Esta información es de gran ayuda para que el nuevo empleado se adapte al entorno laboral. El tiempo que dura esta inducción puede ir desde unas semanas hasta, incluso, meses.

Inducción de seguimiento

La tercera etapa del plan de inducción consiste en verificar si el nuevo trabajador se está adaptando a la empresa y al trabajo. Esta fase es llevada a cabo por el supervisor del empleado o un especialista en psicología industrial.

Al ejecutar esta etapa, se toman en cuenta las sugerencias del empleado. 

Por ejemplo, el trabajador puede dar algunas ideas sobre la adecuación de los programas de inducción.

No obstante, puede tratarse cualquier otro aspecto relacionado que el empleado crea conveniente para lograr que el plan de inducción sea más eficaz.

¿Cómo ejecutar el plan de inducción de manera efectiva?

Según LinkedIn, en una encuesta el 83% de los participantes afirmó que había pasado por un plan de inducción al unirse a su actual empresa. Los encuestados eran empleados que llevaban en sus organizaciones desde unas semanas hasta casi dos décadas.

Al respecto, el 94% consideró que el programa había sido útil. Mientras que un 6% no le encontró ningún tipo de beneficio. Esta diferencia radica en gran parte en la forma en que se realiza y está estructurada la inducción.

Dicho esto, ejecutar un plan de inducción efectivo es crucial para garantizar el éxito de los nuevos empleados en la empresa. De esta forma, también se logra que los nuevos trabajadores sean productivos desde un principio.

Pero no te preocupes, los siguientes pasos te ayudarán a ejecutar un plan de inducción efectivo.

Planificación anticipada

Es preciso planificar la inducción de forma anticipada. Es decir, antes de que el nuevo empleado comience su trabajo. De esta forma, vas a tener tiempo para preparar los recursos necesarios y coordinar las actividades previstas.

Comunicación clara

Es fundamental que establezcas una comunicación efectiva con el nuevo empleado, desde antes de su primer día en la empresa. Para ello, proporciónale detalles sobre la hora de inicio, documentación requerida y cualquier otra información importante.

También será útil un software de comunicación interna.

Personalización

Es muy importante adaptar el plan de inducción a las necesidades específicas de cada empleado. Por lo que es necesario que conozcas sus antecedentes, habilidades y expectativas.

Orientación con un mentor

Para el nuevo empleado es muy útil tener un guía que responda todas sus preguntas.

Por ejemplo, un mentor o un compañero de trabajo experimentado. Esta táctica proporciona una fuente de apoyo al nuevo trabajador y acelera su adaptación en la empresa.

Presentación de la empresa

En tu plan de inducción ten en cuenta presentar la empresa ante el nuevo empleado. Para empezar, bríndale una introducción sobre diferentes aspectos de la organización:

• Historia
• Misión
• Visión
• Valores.

Recuerda también explicarle sobre la cultura de la empresa y cómo está alineada con los objetivos.

Políticas y procedimientos

Es importante que el nuevo empleado conozca sobre las políticas y procedimientos de la empresa. Esto incluye:

• Recursos Humanos
• Cuestiones de cumplimiento
• Seguridad en el lugar de trabajo
• Beneficios.

Capacitación

Lo ideal es brindar al nuevo empleado una capacitación específica para el puesto de trabajo. Por lo que se debe tomar en cuenta tanto las habilidades técnicas como habilidades blandas, para que la persona tenga un buen desempeño.

Presentación de equipos y compañeros de trabajo

Una presentación del nuevo empleado con los miembros del equipo y otros colegas hará que el nuevo integrante se sienta bienvenido. Esto le ayudará a establecer conexiones más rápido.

Recorrido por las instalaciones

Ofrece un recorrido por las instalaciones para que el nuevo empleado se familiarice con el lugar de trabajo. Dicho recorrido debe incluir las áreas más importantes. Por ejemplo:

• Puestos de trabajo
• Comedor
• Baños
• Salas de reuniones.

En tu plan de inducción también debes incluir la evaluación de seguimiento, para medir el progreso del nuevo empleado. Y no te olvides de dar una retroalimentación continua, esto anima al nuevo trabajador a preguntar y expresar sus inquietudes.

Software de RRHH para el plan de inducción

Un software de Recursos Humanos como Sesame HR es una gran herramienta para ejecutar un plan de inducción efectivo.

Al respecto, Sesame HR tiene una funcionalidad de incorporación que ayuda a automatizar el proceso de integración de nuevos empleados.

Las principales características de Sesame HR son:

Personalización

Con esta herramienta puedes personalizar el plan de inducción, de acuerdo a las necesidades de tu empresa y del nuevo empleado. En otras palabras, el software te facilita crear listados de tareas para cada nueva incorporación.

Gestionar información

En Sesame HR tienes la opción de archivar todos tus procesos de inducción. Así mantienes disponible esta información, por si en algún momento necesitas consultar algún dato sobre inducciones pasadas.

Cuando se realizan nuevas incorporaciones, Sesame HR notifica a tiempo a los responsables de estos procesos. También, añade comentarios para mejorar la comunicación y coordinación de los involucrados en el proceso de incorporación.

Para comprender mejor cómo fluye el plan de inducción, Sesame HR ofrece una imagen visual. Por tanto, es fácil identificar y asociar determinados datos con cada empleado. Por ejemplo:

• Fecha de incorporación
• Estado del proceso
• Inducciones en marcha
• Comentarios relevantes sobre los procesos de incorporación.

Conclusión

En definitiva, Sesame HR es un excelente aliado para crear y desarrollar un plan de inducción de forma efectiva.

Así que te invitamos para que conozcas más sobre esta funcionalidad accediendo a la prueba gratuita. Sí, Sesame HR te brinda un tiempo gratis para que te familiarices con el software de onboarding y otras herramientas de RR.HH.