Cómo optimizar la gestión de entrada y salida de personal con ayudas digitales

12 de febrero, 2024

Si tu compañía tiene 100 o más colaboradores es importante implementar un sistema digital de control de entrada y salida de personal. 

Así tendrás una visión clara de cuándo y cómo entran y salen tus colaboradores. En otras palabras, mejor control de empleados. Te contamos más al respecto.

Cómo implementar un control efectivo de la entrada y salida de personal en tu negocio

Puedes elegir entre varias opciones para la entrada y salida de personal:

• Aplicaciones móviles y para computadora
• Lectores biométricos 
• Tarjetas inteligentes. 

Lo ideal es optar por un reloj checador para empresas que sea fácil de usar. Así la adopción por parte de tus colaboradores será máxima. Por eso, asegúrate también de capacitarlos bien en su funcionamiento.

Acuerdos y control 

Una vez implementado el sistema, establece políticas claras sobre los horarios de entrada y salida de personal, tiempo de comida, permisos y vacaciones. 

De esta forma, adquieres un control preciso de las horas trabajadas de cada colaborador, y evitas abusos.

Es recomendable que revises con frecuencia los reportes que generan los sistemas de control de asistencia laboral. Busca patrones irregulares en los horarios de tus colaboradores y habla con ellos si identificas alguna anomalía.

5 estrategias para gestionar mejor la entrada y salida de personal en empresas grandes

La tecnología y soluciones como el software de Recursos Humanos pueden ser tus grandes aliados para optimizar la entrada y salida de personal.  

A propósito, no dudes en contactar a los expertos de Sesame HR que pueden asesorarte sobre la mejor solución digital. Adaptada a las necesidades de compañías con 100, 300 e incluso 500 empleados.

Entonces, si diriges los Recursos Humanos de una empresa grande en México, sabes que gestionar la entrada y salida de personal puede ser un desafío. 

Aquí te damos algunas estrategias para optimizar estos procesos. Y nos referimos tanto al control horario como a la salida (despido o renuncia) y entrada (incorporación de nuevos colaboradores.

1. Digitaliza los procesos de contratación y desvinculación

Utiliza softwares de RRHH para automatizar tareas como: 

• Publicar ofertas de empleo 
• Recibir y filtrar solicitudes
• Programar entrevistas
• Realizar evaluaciones de candidatos
• Generar contratos, dar de alta y de baja a colaboradores, etc. 

Esto te ahorrará tiempo y reducirá errores.

2. Capacita a los responsables de reclutamiento

Asegúrate de que los reclutadores e involucrados en los procesos de entrada y salida de personal estén bien capacitados. Temas como derecho laboral, evaluación de perfiles y negociación son claves. Esto garantizará contrataciones acertadas y desvinculaciones adecuadas.

3. Documenta cada etapa del proceso

Tener procedimientos claros y documentados para cada paso de la contratación y desvinculación de colaboradores te permitirá:

• Optimizar tiempos
• Minimizar ambigüedades 
• Facilitar la capacitación de nuevos responsables.

4. Realiza encuestas de salida

Pide a los colaboradores que dejan la empresa que respondan una encuesta anónima sobre su experiencia. Esta retroalimentación te dará información valiosa, para mejorar tus procesos de entrada y salida de personal.

5. Revisa y actualiza los procesos 

Los requerimientos legales, las mejores prácticas y las necesidades de la empresa cambian con el tiempo. Mantente actualizado y optimiza tus procesos de forma continua.

Importancia de tener un reloj digital de entrada y salida de personal en el lugar de trabajo

Recuerda, como líder de RRHH debes considerar la implementación de un sistema de control de asistencia digital en tu empresa. 

Esto te permitirá optimizar los procesos de entrada y salida de tus colaboradores, ahorrando tiempo y dinero.

Un checador biométrico facial, como el de Sesame HR, es una excelente opción. La posibilidad de burlar este sistema es casi inexistente. 

Al registrar la cara de cada empleado, podrás verificar su identidad de forma rápida y precisa cuando ingrese o salga de la compañía. Esto evitará que otras personas marquen la entrada o salida en nombre de tus colaboradores.

Datos e informes

Con un sistema digital también tendrás acceso inmediato a reportes de asistencia. Podrás ver quiénes llegaron tarde, se ausentaron o necesitan horas extra. Esto facilitará la toma de decisiones respecto a descuentos, bonos o sanciones.

Además, al integrar el reloj con un software como Sesame HR, los registros de entrada y salida de personal se trasladarán automáticamente para la gestión de incidencias en nómina. 

Impacto

Lo anterior ahorrará horas de trabajo a tu equipo de nómina y minimizará errores en los cálculos.

Por último, un sistema digital de control de asistencia demostrará a tus colaboradores que te interesa optimizar procesos y facilitar su día a día.

Esto puede mejorar la cultura laboral y el compromiso de los empleados. En conclusión, la implementación de un checador digital como Sesame HR traerá múltiples beneficios a tu organización.