Digitalización de documentos fácil con el software de Sesame HR

19 de diciembre, 2022

La digitalización de documentos es la acción de transformar los documentos físicos en archivos digitales, para gestionarlos en un entorno virtual. Gracias a los avances tecnológicos, esta información ahora se almacena en la nube.

Para poder acceder a nuestra información es crucial tanto el buen almacenamiento como una adecuada organización. Para ello existe el gestor documental que permite identificar de manera rápida cualquier documento que tengas almacenado.

Al respecto, te contamos que Sesame HR es un gestor documental que te ayuda con estas tareas. Si quieres conocer más acerca del sistema de digitalización de documentos, aquí encontrarás la información que necesitas.

Qué es un gestor documental

Un sistema de gestión documental es un espacio centralizado que permite guardar de manera digital todos los documentos de una organización. A dicho espacio se puede acceder en cualquier momento, para revisar la información que se necesite.

Cada vez es más común que el papel quede atrás y se empleen los documentos digitales. El gestor documental hace posible un mayor aprovechamiento en la gestión de recursos humanos, pero también en los financieros y espacios físicos. Además aumenta la productividad de las empresas y optimiza los procesos.

¿Cómo funciona la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es una estrategia en la administración de los negocios. Esta actividad consta de la conversión de archivos que se crearon de forma analógica (en papel) a un formato digital.

Este concepto es diferente al del documento digital, que por lo general se crea con un certificado digital y que nace desde el principio en un entorno virtual.

Al transformar los archivos de papel a un formato digital se hace más fácil la distribución y el acceso a la información.

Imagina por un momento una bodega llena de documentos. Buscar un documento en específico puede llevar horas, incluso cuando se cuenta con procesos de archivo bien definidos. En contraste, al digitalizar los documentos, la búsqueda tarda unos segundos.

Es importante mencionar que la digitalización de documentos es algo más complejo que un simple escaneo. Esto es porque el archivo se indexa a través de un software, para permitir búsquedas de diferentes maneras.

En otras palabras, cada documento digitalizado gana un código binario. En dicho código se guarda información que será leída e interpretada por un sistema de gestión documental.

Sesame HR: un sistema de gestión documental eficiente

Sesame HR es un software especializado en funciones de Recursos Humanos. Funciona como un administrador de documentos digitales, donde se organizan los archivos, para hacerlos accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.

El programa permite mantener todos los archivos ordenados y categorizados. Así se pueden buscar y acceder a ellos desde una misma base de datos. Esa es la manera más productiva de organizar la información de una empresa.

Cualquier documento puede ser almacenado en este gestor documental. Y también podrás hacer digitalización de documentos. De esta manera podrás armar expedientes virtuales de clientes, proveedores, colaboradores, productos, etc.

Veamos ahora un par de ejemplos para dejar más claros los beneficios que aporta la implementación de un gestor documental como lo es Sesame HR.

Ejemplo de éxito: gestor documental en una productora de autopartes

Gonzalo es un profesionista experto en el área de Recursos Humanos. A inicios de este año le fue asignada la gerencia del área en una empresa productora de autopartes ubicada en la región del Bajío, en México.

Esta empresa cuenta con 1,800 colaboradores. En consecuencia, el equipo de Recursos Humanos tenía ocupada toda su capacidad de tiempo en gestionar las diversas funciones.

Una de las primeras cosas que notó Gonzalo fue que su equipo se hallaba atareado de manera continua. Cuando quería asignar tareas especiales o estratégicas para mejorar algún proceso, era imposible hacerlo.

¿Cómo encontrar tiempo para realizar actividades con mayor prioridad pero menor grado de urgencia?

Análisis de la situación

Lo primero que hizo Gonzalo fue analizar cada tarea que realizaban los miembros de su equipo y documentar el tiempo que empleaban en ello. Pronto descubrió que sus colaboradores empleaban casi una tercera parte de su tiempo en gestiones administrativas.

Una actividad que demandaba mucho tiempo era el manejo de diversos documentos. Por ejemplo, en la gestión de la nómina, los responsables tenían que estar recabando justificantes médicos, permisos, solicitudes de vacaciones, etc.

El área de reclutamiento tenía que estar reuniendo el currículum de los candidatos con los resultados de los diferentes test y estarlos moviendo entre los diferentes responsables que aplicaban las entrevistas de trabajo.

Implementación del gestor documental

Gonzalo consideró que ese tiempo que se tardaba en mover tantos documentos se podía ahorrar, para emplearlo en las actividades que él deseaba. Así es que después de una evaluación de proveedores, seleccionó e implementó Sesame HR.

De inmediato fue notorio el ahorro de tiempo que tuvo el equipo de trabajo. Las dos áreas donde más manejo de documentos detectó redujeron sus tiempos de gestión documental.

Impacto de la app

Todos los documentos para la gestión de la nómina se empezaron a manejar de manera digital. Con Sesame HR se logró centralizar el proceso de la nómina. De esta manera ya no se tuvo que estar recopilando todos los formatos en las diferentes áreas para calcular la nómina.

Además, su área de reclutamiento agilizó el proceso. De entrada el armado del expediente se hizo más fácil. Y ahora todos los documentos se digitalizan y se almacenan en la misma base de datos. Es decir, se beneficia la comunicación corporativa para el público interno.

Cuando un entrevistador requiere acceder a la información, lo hace de manera rápida y ágil desde cualquier lugar donde se encuentre. Así no se retrasa el proceso porque haga falta entregar la información a los entrevistadores.

Las auditorías y revisiones del cálculo de la nómina también se agilizaron. Ahora tan sólo se requiere un clic para acceder al documento que comprueba cierto pago o descuento en la misma. Se generó un mayor control en el proceso.

Ejemplo de éxito: digitalización de documentos en una multinacional de panadería

Grace trabaja en una empresa multinacional que fabrica y comercializa productos de panadería. Esta empresa ha tenido un rápido crecimiento en los últimos años, llegando a reportar una plantilla de más de 5,300 colaboradores.

Derivado de este rápido crecimiento, la empresa tenía graves problemas de gestión documental. Era común que información importante para ciertos procesos se perdiera, porque se extraviaban los documentos.

Una de las áreas con mayor problema era la de logística. Los choferes repartidores cargaban diferentes documentos como notas de venta, facturas y comprobantes de gastos.

Como hemos dicho, con regularidad los documentos se perdían, lo que ocasionaba algunos inconvenientes con los clientes. También se generaban conflictos innecesarios en el área de nóminas, por falta de comprobantes de gastos que se habían perdido.

Así, fue a Grace a quien se le encargó encontrar una solución al problema. Para ello armaron un comité especial con personal de diferentes áreas que pudiera analizar la situación.

Implementación de Sesame HR para la digitalización de documentos

Uno de los miembros del equipo propuso la implementación de un gestor documental. Grace no había oído hablar de este tipo de software. Pero después de una investigación de opciones, votaron por esta solución y se decidieron por Sesame HR como la mejor opción.

Una vez que implementaron en la empresa a Sesame HR, decidieron que debían hacer un proceso de digitalización de documentos con todas las notas de venta y los comprobantes de datos. En una tarde terminaron la tarea.

Resultados del uso del sistema de gestión documental

La seguridad de los documentos mejoró pronto. La pérdida de documentos se redujo en un 70%. Además, ahora se tiene la certeza de que todos los documentos se encuentran protegidos y los accesos se encuentran limitados por usuario.

También se redujeron las fugas de información y el acceso a la información se hizo más fácil. Así, el equipo de Recursos Humanos puede acceder rápido y manejar los documentos de los 5,300 empleados. Tienen acceso a toda la información del personal, a través de su app.

Gestor documental para tener respaldo en caso de accidentes

Como podrás notar, la digitalización de documentos disminuye los riesgos naturales de contar con los datos en soporte físico. El almacenamiento en papel es contraproducente ya que se desgasta, se extravía y puede robarse.

Un estudio de una consultora española estima que implementar el uso de un sistema de gestión documental:

• Reduce los costos en un 10%.
• Los errores en los documentos se reducen en un 30%.
• El acceso a la información se agiliza hasta en un 49%.

Ya ves, el gestor documental es una excelente opción para optimizar el manejo de la información de tu empresa. Recuerda que un buen gestor debe permitirte la digitalización de documentos, la clasificación y almacenaje de los mismos, y el acceso de manera segura.

Por ello te invitamos a conocer a detalle Sesame HR. Como hemos dicho, es un software especializado en Recursos Humanos, que te ayudará en más de un proceso. Como sistema de gestión documental es una gran opción. Solicita una demo gratuita y comprueba todos los beneficios.