Detección de necesidades laborales: consejos y cómo empezar

28 de noviembre, 2023

En el día a día dentro de la chamba pueden generarse problemas y necesidades. Y cuando ello sucede, es bueno que el departamento de recursos humanos cuente con un programa de detección de necesidades que sea eficiente.

Pero antes de irme de lleno en este tema, quiero ahora resaltar un punto. Y es que donde hay una necesidad, hay una oportunidad.

Esto nos sirve para entender a dónde debemos ir con el proceso de análisis de necesidades de capacitación y 📝sistema de evaluación.

Quizás, puedo decir que la clave de la detección de necesidades está en las brechas. ¿Cómo en las brechas Jesús? Pues cuando hay una necesidad, hay una falla. Y precisamente esto se convierte en una brecha en el proceso.

Qué es la detección de necesidades laborales

Ahora vamos a echarle habanero a esta salsa. Definamos ahora la detección de necesidades laborales como un proceso de búsqueda de puntos débiles y brechas. ¿Dónde los buscamos? Es simple, en los resultados de tus procesos de trabajo.

Como si no fuese poco el picante. Reconozcamos que los resultados de la chamba que hace un trabajador dicen mucho de su eficiencia. También de su alineación con los objetivos del área y de la empresa.  

Pero no dejemos de lado a los equipos y a la empresa en el análisis de necesidades de capacitación. Por ejemplo, cuando evaluamos resultados tenemos “lo real” el cual debemos comparar con “lo deseado”.

Justo allí en el resultado, es dónde podemos ver si es lo que se desea. O si lo obtenido está en la brecha a la que me refiero.

Partiendo de una necesidad

Ahora bien, veamos la necesidad como una oportunidad de mejorar lo que no está correcto. Con ello te digo que la detección de necesidades laborales termina en 📊buen clima laboral, satisfacción y cumplimiento de las metas.

Pero de la necesidad entramos en la oportunidad. ¿Qué significa esto? Fácil, al tener una oportunidad que nace de una detección de necesidades, se pueden lograr infinidad de cosas en pro de los objetivos de la organización.

Tipos de técnicas de evaluación de necesidades

En realidad, puede haber infinidad de técnicas para la detección de necesidades en la chamba. Pero, todo se resume en preguntar e indagar para obtener datos.

No debemos olvidar que todo esto nos llevará a una capacitación para tapar esa brecha. Veamos cuatro técnicas.

1. Cuestionario: una vez que tengas el punto en el que quieras detectar la necesidad puedes aplicar una encuesta con preguntas claves. De hecho, por cada pregunta o ítem a evaluar puede colocar escalas del 1 al 10. Al diseñar un cuestionario debes enfocarlo en la brecha, o en el tema a detectar.

• Encuesta: las encuetas en lo general son documentos que requieren cierta complejidad al diseñar. Por ende, al obtener los datos deben ser interpretados con detenimiento. Sin embargo, son una técnica ideal para la detección de necesidades.
• Focus group: esta técnica se resume en una entrevista entre los miembros de un equipo y 📈evaluación del desempeño del empleado. En lo general se aplica a la detección de necesidades en un equipo, sin embargo, la entrevista se puede usar en lo individual.
• Buzón de sugerencias: al ser anónimo es una técnica eficiente para detectar necesidades o problemas en lo general del entorno laboral.

El análisis como herramienta primordial

Partiendo de cualquiera de las técnicas que acabo de mencionar.  Es importante recalcar que para tener éxito en la detección de necesidades se debe analizar. Y sí me toca definir análisis, es el proceso de examinar con detalle una información o hecho.

Con ello, sacamos resultados y comprendemos bien la necesidad laboral. Una vez con la data que nos dejó análisis de necesidades de capacitación, se pueden tomar decisiones.

Cuál es el objetivo de la detección de necesidades

Basándome en lo que acabo de plantearles. Seré lo más claro posible en este punto. El objetivo de la detección de necesidades yace en identificar los puntos de un proceso o organización que requieren una mejora.

Desde ese punto de la detección de necesidades, llegamos a lo primordial que es la oportunidad de lograr algo mejor. Por ende, el lograr un programa de capacitación es vital.

De esto, te darás cuenta más adelante. De una necesidad, se crea un programa de capacitación.

Ejemplo para la detección de necesidades

Creo que es bueno decir que detectar necesidades o áreas que requieran mejoras no es fácil. Pero te planteo unos ejemplos de los procesos en los que se pueda aplicar el análisis de necesidades de capacitación.

• Proceso de automatizar registros de evaluación duplicados realizados manualmente
• Proceso de corte y ensamblaje de cajas de madera para embalaje de frutas
• Proceso de limpieza de áreas médicas infectadas por bacterias.

Quién realiza la detección de necesidades de formación

Al llegar a este punto es bueno mencionar que no cualquier persona tiene la capacidad de realizar la detección de necesidades de formación. Por ello, para que el análisis de necesidades sea eficiente, debe ser realizado por un supervisor o especialista del área.

La razón es simple. El conocimiento de la materia, área o equipo es quien mejor puede ver, interpretar e identificar la brecha resultado del análisis de necesidades de capacitación. Es vital que, todo el proceso sea coordinado y seguido por Recursos Humanos.

Veamos ahora un abrebocas de lo que es una matriz de detección de necesidades.

Matriz de necesidades laborales

Ahora quiero después de todo esto, darte unos tips para crear una matriz que sirva para la detección de necesidades en la chamba. Si eres de Recursos Humanos, sigue tomando notas, esto puede servirte para crear tu proyecto.

Responde las siguientes preguntas.

• ¿El equipo de trabajo a evaluar tiene necesidades?
• ¿El equipo de trabajo ha cumplido las metas en al menos 90%?
• ¿Hay algún elemento humano dentro del equipo que precise ayuda?
• ¿Tienes suficiente información interna para determinar una necesidad o brecha?
• ¿Tienes suficiente información externa que hable de la eficiencia del equipo o resultados?
• ¿Es viable usar los datos recolectados para detectar una necesidad o brecha?

Con ello te pregunto ¿tienes más de la mitad de estas preguntas para la detección de necesidades con un sí? Si es así entonces es casi seguro que hay una brecha y una oportunidad que trabajar.

Cómo realizar una detección de necesidades

Con este ejemplo de matriz quiero dar el paso de entrar de lleno en cómo realizar una detección de necesidades. Puede ser simple o complicado, depende de cómo quieras hacerlo y que tan profundo quieres ir.

Concibo, pues que al aplicar la matriz de riesgo que te di en el punto anterior. Tienes buen material para dar el segundo paso en la Detección de necesidades. ¡Eh! Y recuerda que ya el primero lo diste.

Entonces, con todas las preguntas y suponiendo que la mayoría coincidieron con un sí, ahora puedes hacer el análisis de necesidades de capacitación. De hecho, en el mundo de RR.HH. y laboral se conoce como DNC (Detección de Necesidades de Capacitación).

Recuerda con esto, que una buena detección de necesidades conlleva a una capacitación o entrenamiento. La idea es que, con ello, esa brecha quede cerrada.

Tips para la evaluación y detección de necesidades

Es necesario recalcar y darte tips que te ayuden a la evaluación y detección de necesidades. Estos te van a permitir descubrir las habilidades del equipo de trabajo y 📲gestión del talento humano. También, las capacidades, conocimientos y actitudes de cada elemento humano.

Me permito confirmar que, todo esto te servirá para elevar los niveles de eficiencia, y los resultados de tu empresa. Toma papel, lapiz, o un sticky note digital.

• Establece el nivel del proceso de detección de necesidades. En sí, puede ser organizacional, operacional o individual.
• Define el tipo de capacitación que vas a facilitar una vez concluya y tengas resultados.
• Crea objetivos que tengan relevancia para que la detección de necesidades sea exitosa.
• Escucha a cada trabajador con detenimiento, anota los comentarios. Todo te servirá al realizar el análisis.
• Organiza durante el proceso sesiones de colaboración entre las áreas involucradas.
• Crea diferentes técnicas para obtener la data suficiente para analizar. Con ello, podrás contrastar y determinar qué tan grande es la necesidad o brecha.
• Crea mejora en los procesos al obtener todos los resultados.

Tecnología en la detección de necesidades

No es extraño que ahora la tecnología nos ayude en todos los procesos, inclusive en el de detección de necesidades laborales. Y estoy claro que este es un trabajo monumental, inmenso, pero siempre se recibe un poco más mezcal para la jarra.

Te recomendó entonces, que si está en tus manos uses un sistema de gestión de aprendizajes (LMS). También, hay opciones gratuitas para hacer encuestas para recolectar datos, y una herramienta de trabajo de competencias.  

No quiero despedirme sin antes de agradecerte de llegar al final de este artículo. MI recomendación es seguir navegando por el blog de 🚀Sesame HR y tendrás mucho para triunfar en tu gestión de RR.HH.

Finalmente, hacer un buen trabajo en el análisis de necesidades de capacitación te permite conocer mucho más. Un ejemplo claro, es vital saber que existe en la parte de abajo del iceberg.

Atrévete y triunfa en tu gestión de recursos humanos.