4 pasos para crear un organigrama de una empresa pequeña

25 de julio, 2022

Una de las funciones de recursos humanos es crear el organigrama de la empresa y actualizarlo cada vez que sea necesario. Sea cual sea el tamaño de la empresa, se debe contar con un organigrama.

Este recurso permite conocer las diferentes áreas que componen la organización, sus funciones y las relaciones entre ellas.  

El organigrama es vital para la empresa y debe hacerse desde sus inicios. Para los empleados es una herramienta muy útil. Les ayuda a entender con quién deben interactuar, quienes son sus superiores y quienes sus subordinados. Así, se mejora la comunicación interna. 

Incluso, es importante para los clientes y proveedores. Con este sabrán quiénes son los responsables de las áreas, para tratar de forma directa con ellos.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es una estructura gráfica simple, donde se representa el esquema organizacional de la empresa. Su objetivo principal es que se pueda visualizar y entender con facilidad la jerarquía de mandos dentro de la empresa.

Dentro del organigrama se deben incluir varios elementos. Primero, la gerencia o dirección. Es decir, quiénes estarán a cargo de tomar las decisiones más estratégicas en la empresa.

Segundo, se deben incluir departamentos y áreas. Hay que agregar los nombres de los responsables y los empleados a cargo, o miembros del equipo. Estos se encuentran en la línea media y funcionan como enlace entre los colaboradores y los directivos. 

Por lo anterior, la comunicación en esta zona es fundamental. La estructura del organigrama será el mejor aliado para gestionar los equipos.

Tercero, en una línea más abajo, se encuentran los empleados que realizan las actividades específicas. Son acciones concretas definidas por las áreas superiores.

Además, en esta estructura puede incluirse a las personas que no son parte de la empresa. Aquellos que se contratan o subcontratan por determinados períodos.

4 etapas en la creación de un organigrama 

En unos pocos pasos podemos crear un organigrama que refleje la estructura organizacional de la empresa. Para ello, debemos conocer los elementos que la componen.

1. Jerarquía de responsabilidades o cadena de mando

Es importante conocer cuántos niveles de mando existen en la organización. Los departamentos o áreas que incluye, las relaciones que existen entre ellas y las personas que trabajan en cada una de ellas.

Aunque la organización sea horizontal, es importante conocer a los manager o personas que lideran, y quiénes forman parte de su equipo.

Teniendo esta información, puedes crearlo de manera simple con el software de organigrama de Sesame HR.

Al contar con este tipo de software, la gestión de empleados es mucho más simple. La documentación, procesos corporativos y los permisos de los empleados se dirigen hacia las personas que se encuentran en el nivel superior. Esto, con la flexibilidad de configurar permisos especiales.

2. Asignación de funciones a cada área

En este paso se analiza la función de cada área y la de sus empleados. Se deja clara la relación y dependencia existente entre cada una de ellas.

Cuando la estructura del organigrama está bien creada, se vuelve muy útil. Por ejemplo: se puede utilizar como base para crear planes de capacitación direccionados a un área específica.

Incluso, con base en este se puede crear un plan de carrera para motivar a cada empleado.

3. Asociación de tareas y responsabilidades a cada grupo

Es importante definir el alcance de cada grupo, sus responsabilidades y tareas delegadas. Nada mejor que el organigrama para este propósito. De esta manera, se tendrá una idea clara para detectar las posibles redundancias de trabajo o solapamiento de responsabilidades.

Este paso es fundamental para que los directivos puedan identificar, con rapidez, las funciones de cada sector. Además, detectar los problemas y generar las soluciones más adecuadas. 

4. Estructurar el organigrama

Si seguiste los pasos anteriores al pie de la letra, ya tienes todo para plasmar el organigrama en una estructura.

Existen tres estructuras de organigramas: horizontal, vertical y mixta. De acuerdo a la elección, debes comenzar con los altos cargos y terminar con los de menor responsabilidad.

No olvides la maquetación. Debe ser atractiva, completa y funcional para todos los sectores de la empresa.

Dicho organigrama puede tener una apariencia visual atractiva y que se pueda utilizar de manera intuitiva. Esto se logra más fácil con un software para crear organigramas como Sesame HR. 

Una gran ventaja de esta aplicación es que se actualiza en tiempo real y de forma automática. Clave cuando ocurre un cambio de empleados en algún área. Por lo tanto, siempre se contará con la estructura orgánica más actualizada de la empresa.

Otro beneficio de este sistema es que está integrado a la gestión de empleados. Por lo tanto, se puede acceder al organigrama general y ampliarlo, para conocer a los empleados de un área específica. Así, hasta llegar al desempeño de un empleado en particular.

Esperamos que este artículo sobre organigrama empresarial te haya servido. Si deseas más información, sigue con nosotros en Sesame HR.