CRM de Recursos Humanos: qué es y cómo se implementa en las empresas

21 de marzo, 2024

Para el manejo de clientes, muchas empresas usan los CRM: programas que permiten gestionar datos, contactos y seguimiento para lograr la venta o fidelizar al comprador. A partir de esto, en los últimos años han aparecido los CRM de Recursos Humanos, enfocados en el cliente interno o empleado. 

Si te interesa saber de qué se trata esta útil herramienta de gestión humana, cómo se implementa en la empresa y sus ventajas, ¡continúa en los siguientes párrafos!  

Qué es un CRM de Recursos Humanos

En palabras concretas, un CRM de Recursos Humanos es un software que ayuda a gestionar a los empleados de una organización. 

Permite reunir toda la información de tus colaboradores en un solo lugar, como datos personales, contratos, documentos importantes, competencias, gestión de vacaciones, evaluación de desempeño, capacitación, etc.

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Organización de la información

El CRM de marketing y ventas hace un seguimiento a todo el customer journey o viaje del cliente, desde el primer contacto hasta la compra recurrente y plan de fidelización. 

Por su parte, el CRM de Recursos Humanos hace algo similar, pero enfocado en la gestión humana: desde la etapa de reclutamiento hasta la fidelización del talento en la empresa. 

Con este tipo de sistemas, mantienes ordenados y clasificados todos los datos de tus trabajadores. 

Por ejemplo, puedes crear perfiles para cada puesto o vacante, con información como descripción del trabajo, competencias requeridas y deseables, rangos salariales, etc. Luego, vinculas a cada empleado con el perfil de su cargo.

Seguimiento de procesos

Además de centralizar la información, un buen CRM de Recursos Humanos te permite llevar el control de múltiples procesos, entre ellos:

• Reclutamiento y selección: publicar vacantes, recibir y filtrar solicitudes, programar entrevistas o administrar pruebas técnicas como la evaluación DISC, etc.
• Evaluaciones de desempeño: definir objetivos, medir resultados, dar retroalimentaciones. Mantiene el historial para que puedas revisarlo y observes cambios en el tiempo.
• Capacitación: definir presupuestos, asignar cursos, llevar registro de asistencia y aprovechamiento de las formaciones.

Análisis de datos

Los CRM de Recursos Humanos también brindan información valiosa a través de reportes y análisis sobre distintos aspectos del área:

• Ausentismo y puntualidad
• Rotación de personal
• Efectividad de capacitaciones
• Seguimiento al clima laboral y más.

Dichos informes suelen crearse de forma automatizada y con gráficos incluidos, para una mejor visualización y comprensión por parte del especialista de RR. HH.

Cómo se implementa un CRM de Recursos Humanos

Para implementar un CRM de Recursos Humanos en tu empresa, lo primero es definir tus objetivos iniciales y necesidades de gestión. Para ello, conviene plantearse preguntas útiles, por ejemplo:

• ¿Quieres optimizar tus procesos de reclutamiento? 
• ¿Tu prioridad es mejorar el control del tiempo de los empleados (asistencia, horas extras, gestión de turnos)?
• ¿Necesitas mejorar la experiencia de tus colaboradores? 

Esta definición de prioridades es importante para que empieces a buscar el CRM de Recursos Humanos más acorde al tamaño y necesidades de tu empresa. 

Eso sí, lo más recomendable es apostar por una solución o software de Recursos Humanos integral, como Sesame HR. Así contarás con todas las funciones de CRM en una sola  plataforma.

Escoge una solución en la nube

Hoy en día, las soluciones de RR. HH. en la nube son las más completas y efectivas. Atrás quedó la instalación fija de un programa en una sola computadora. 

Al optar por un CRM de Recursos Humanos en la nube, el acceso a este queda garantizado desde múltiples dispositivos y en todo momento, siempre que dispongas de internet:

• Celular
• Computadora
• Tablet   

Capacita a tu equipo

La implementación de un CRM de Recursos Humanos exige tiempo y dedicación. 

Tendrás que capacitar a tu área de RR. HH. para que puedan sacarle el máximo provecho a la herramienta. Y que luego puedan enseñarles a los demás empleados como usar las funciones dedicadas a ellos: control de horarios, gestor documental, etc. 

Además, debes contar con tutoriales y guías de video y PDF, por si te surgen preguntas adicionales. En este punto, es fundamental contar con un soporte técnico y de atención al cliente adecuados:

A propósito, nos gustaría contarte que para estas necesidades, nosotros designamos asesores especializados que te hacen demostraciones y guían tu proceso de implementación. Por eso, te invitamos a contactar con un agente de Sesame HR.  

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Migra tus datos e integra los procesos

Uno de los pasos más importantes es migrar la información de tus colaboradores, candidatos y procesos al nuevo sistema. Esto te permitirá tener toda tu data en un solo lugar y optimizar tus flujos de trabajo.

La información más esencial, por supuesto, será la base de datos de empleados. Y en la medida que empieces a usar el software de gestión, todos los datos nuevos se ingresarán directamente en él. 

También, conviene que uses el CRM de Recursos Humanos como gestor documental, así que vale la pena digitalizar en él los documentos más relevantes.

De igual manera, si ya tienes el año iniciado, podrás ingresar la información de días de vacaciones disponibles. 

Ventajas de un CRM de Recursos Humanos para la empresa

Como has podido notar, la implementación efectiva de un CRM de Recursos Humanos permite tener:

• Información centralizada de colaboradores.
• Procesos automatizados y mayor productividad, al liberar a los especialistas del departamento de tareas repetitivas. 
• Una mejor experiencia para tu equipo de trabajo, no solo del área de RR. HH. sino de toda la plantilla. 

Además, contar con toda la información en un mismo sistema te permite analizarla y sacar insights valiosos. Por todo lo anterior, aprovecha las ventajas de este tipo de solución digital y convierte el área de Recursos Humanos en un eslabón estratégico de la organización.