Cómo crear y controlar un plan de capacitación en el trabajo

10 de octubre, 2023

La capacidad de adaptarse a nuevos desafíos y tecnologías es esencial en el mundo corporativo. Por ello, un plan de capacitación en el trabajo, efectivo, puede marcar la diferencia entre el estancamiento y el crecimiento empresarial.

¿Te preguntas cómo crear y controlar un plan de capacitación que de veras funcione? ¡Estás en el lugar adecuado! En este artículo, exploraremos los pasos esenciales para diseñar un plan de capacitación, que se adapte a las necesidades específicas de tu organización.

Veremos qué debe integrar un plan adecuado desde la gestión de talento humano, qué normas mexicanas se deben cumplir y cómo crearlo. Además, aprenderás cómo medir el éxito de tu plan y realizar ajustes para garantizar un desarrollo continuo y efectivo.

Prepárate para descubrir cómo convertir la capacitación en una ventaja competitiva, impulsando el crecimiento y el éxito de tu empresa. ¡Comencemos!

Cómo se crea un plan de capacitación en el trabajo

Un plan de capacitación en el trabajo debe ser integral y adaptado a las necesidades específicas de la empresa y sus empleados.

Para crearlo se requiere de una planificación cuidadosa y un enfoque estratégico. Los pasos clave para diseñar un plan de capacitación son los siguientes:

Evaluación de necesidades

Lo primero que debes hacer es identificar las habilidades y conocimientos actuales y futuros requeridos para el éxito en el trabajo. Con dicha información, debes evaluar las brechas de habilidades existentes entre los empleados y los requisitos del puesto.

Objetivos claros

El siguiente paso es establecer metas de aprendizaje específicas y medibles que el plan de capacitación busca alcanzar.

Contenido de capacitación

Una vez que cuentas con los objetivos, se diseña un plan detallado que incluya temas, módulos y actividades de formación. Es recomendable integrar contenido relevante para el trabajo, como habilidades técnicas y blandas.

Considera en este punto la definición de cómo se impartirá la capacitación. Puede ser a través de cursos en línea, capacitadores internos o externos, talleres, coaching empresarial, etc.

Calendario, duración y recursos

Establece fechas de inicio y finalización para cada fase o módulo de capacitación.

También determina la duración de las sesiones de formación. Recuerda que debes identificar los recursos, materiales y herramientas requeridos para la capacitación, incluyendo software, equipos o manuales.

Evaluación y seguimiento

Implementa evaluaciones periódicas para medir el progreso de los empleados. Establece indicadores de rendimiento clave (KPIs) para evaluar el impacto de la capacitación.

Fomenta la retroalimentación de los empleados para mejorar el plan de capacitación.

También, deberás realizar ajustes según los resultados y las necesidades cambiantes. Para ello, mide el retorno de inversión (ROI) de la capacitación en términos de mejora en el desempeño y resultados empresariales.

Comunicación

Tu plan no servirá, si el mismo no es comunicado a tu equipo de trabajo. Informa a los empleados sobre el plan de capacitación, sus objetivos y beneficios. Mantén una comunicación abierta durante todo el proceso de capacitación.

Por último, considera la formación continua y el desarrollo profesional a largo plazo. Siempre evalúa el éxito del plan de capacitación en función de los objetivos iniciales y los comentarios de los empleados.

Qué ordena la ley sobre la capacitación en el trabajo

Alrededor del 21.5% de la población ocupada ha participado en algún tipo de capacitación o formación en el último año. Esto según datos de la Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE) de México. Aún hay un buen camino por recorrer.

La ley mexicana contiene disposiciones relacionadas con la capacitación en el trabajo y los planes de capacitación. De manera principal, en la Ley Federal del Trabajo (LFT) y en la Ley General del Sistema para la Carrera de las Maestras y los Maestros (LGSCMM).

Ley Federal del Trabajo (LFT)

La LFT en México establece que los patrones están obligados a proporcionar la capacitación necesaria a sus empleados para el desempeño de sus labores. Esto se encuentra en el artículo 153-A de la LFT.

También, establece que los trabajadores tienen la obligación de participar en los programas de capacitación en el trabajo que les ofrezcan sus patrones. Esto se menciona en el artículo 153-B de la LFT.

La LFT establece que los programas de capacitación deben ser pertinentes y adecuados a las necesidades de la empresa y los trabajadores.

Y, se especifica que la capacitación puede ser proporcionada por el patrón o a través de instituciones o centros de capacitación externos.

Ley General del Sistema para la Carrera de las Maestras y los Maestros (LGSCMM)

En el caso de los docentes en México, la LGSCMM establece la importancia de la capacitación y actualización constante de los maestros. Es parte integral de su desarrollo profesional.

Por ello, la ley establece programas de formación, actualización y capacitación para el personal docente.

Qué debe tener un plan de capacitación en el trabajo

Un plan de capacitación en el trabajo también debe llevar una estructura e incluir ciertos contenidos. Aquí tienes una lista de los capítulos que por lo general se incluyen en un plan de capacitación.

Introducción

• Presenta una visión general del plan de capacitación
• Menciona los objetivos que se pretenden alcanzar
• Proporciona información sobre la empresa u organización, su historia, misión, visión y valores.
• Fecha de emisión y número de versión (si es aplicable).

Análisis de necesidades

• Detalla las razones y motivos que justifican la necesidad de la capacitación
• Describe las brechas de habilidades o conocimientos existentes que se deben abordar.

Objetivos de capacitación

• Establece de manera clara y específica los objetivos que se espera alcanzar con la capacitación
• Deben ser medibles y relacionados con las necesidades identificadas.

Contenido del programa y metodología

• Enumera los temas o módulos de capacitación que se abordarán
• Describe el contenido de cada módulo y su relevancia
• Explica cómo se impartirá la capacitación (presencial, en línea, talleres, tutorías, etc.)

Cronograma

• Presenta un calendario que indica las fechas de inicio y finalización de cada sesión de capacitación
• Incluye horarios si es relevante

Recursos, materiales y responsabilidades

• Enumera los recursos necesarios para llevar a cabo la capacitación, como instructores, equipos, software, materiales didácticos, etc.
• Especifica quiénes son los responsables de la implementación y gestión del plan de capacitación en el trabajo
• Puede incluir roles como el líder del programa, instructores, supervisores, etc.

Evaluación y seguimiento

• Describe cómo se medirá el progreso de los participantes y el impacto de la capacitación
• Incluye detalles sobre las evaluaciones, exámenes o encuestas de retroalimentación.

Presupuesto

• Detalla los costos asociados con la capacitación, como honorarios de instructores, materiales, logística, etc.

Comunicación y divulgación

• Explica cómo se informará a los empleados sobre el plan de capacitación y sus beneficios.
• Incluye estrategias de 🗣 comunicación interna.

Cómo se controla el plan de capacitación en el trabajo

Checa este dato:

Las organizaciones que invierten en programas de capacitación en el trabajo y desarrollo experimentan un aumento del 218% en los ingresos por empleado (Instituto de Investigación de Capacitación y Desarrollo, ATD).

De ahí la importancia de gestionar bien estos esfuerzos.

Controlar un plan de capacitación en el trabajo con una aplicación de Recursos Humanos (RR. HH.) puede ser eficiente y efectivo. Aquí te indicamos cómo puedes llevar a cabo este proceso con la potente herramienta de Sesame HR.

Esta aplicación de RR. HH. aporta funcionalidades específicas para la gestión de la capacitación. Además, es muy fácil de usar y se adapta a las necesidades de cada empresa.

Registro de información

Ingresa todos los detalles del plan de capacitación en la aplicación, incluyendo los objetivos, el contenido, las fechas, los instructores y los recursos necesarios.

También, da de alta a los empleados que participarán en el plan de capacitación en la aplicación. Esto puede incluir su nombre, cargo, departamento y nivel de habilidad actual.

Programación y seguimiento

Utiliza 🚀 Sesame HR para programar las sesiones de capacitación y asignar participantes a cada sesión. Establece recordatorios y notificaciones para los participantes y los responsables de la instrucción.

Registro de asistencia

Registra la asistencia de los empleados a cada sesión de capacitación, utilizando la aplicación. Esto ayudará a realizar un seguimiento de quiénes han completado la formación y quiénes no.

Evaluación y retroalimentación

Puedes utilizar Sesame HR para administrar evaluaciones y encuestas de retroalimentación después de cada sesión de capacitación.

Esto te proporcionará información valiosa sobre la efectividad del programa.

Generación de informes

Sesame HR permite generar informes personalizados. Utiliza esta funcionalidad para obtener información sobre el progreso de los empleados.

También, para analizar el cumplimiento de los objetivos y el rendimiento del plan de capacitación en el trabajo, en su conjunto.

Seguimiento de KPI’s

Establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) en el software para medir el impacto de la capacitación. Evalúa dicho impacto en:

• La productividad
• La retención de empleados y otros aspectos relevantes para tu empresa.

Utiliza los datos recopilados a través de la aplicación, para realizar ajustes en el plan de capacitación. Así podrás mejorar el contenido y abordar las necesidades cambiantes de los empleados.

Comunicación

Sesame HR también se puede emplear para mantener una comunicación efectiva con los participantes.

Cuenta con un canal de comunicación interno para proporcionar actualizaciones, recursos y oportunidades de retroalimentación.

Seguridad de datos

Esta aplicación cumple con las normativas de privacidad y protección de datos. De esta manera puedes garantizar la confidencialidad de los datos de los empleados.

Como puedes notar, Sesame HR como herramienta para la capacitación en el trabajo simplifica la gestión. Además, mejora la transparencia y facilita el seguimiento de los resultados.

Conoce más de Sesame HR solicitando una demo gratuita. Y sigue leyendo nuestra sección de Recursos, para obtener más tips e información relevante del mundo de los RR. HH.