10 tips para controlar los gastos de una empresa

10 de abril, 2024

Si tienes claro adónde va el dinero de tu empresa, sabrás hacia dónde te diriges. Pero, si desconoces el gasto que se hace de los recursos, ¿cómo sabrás si vas por el camino correcto? Por eso es tan importante saber cómo controlar los gastos de una empresa.

Y no solo es cuestión de ver cómo se gasta el dinero de tu compañía, sino que es una asunto de supervivencia en el mercado (pagos a proveedores, gastos variables, salarios e incidencias en nómina, etc.; son muchos los aspectos a controlar). 

Para ayudarte con dicho control, hemos preparado este artículo especial con los tips que no te pueden faltar a la hora de supervisar el gasto organizacional. 

¿Por qué es importante tener un sistema de control de gastos?

Primero que todo, partamos de la siguiente premisa: si tu empresa tiene más de 70 empleados, ya no puedes hacer el control de gastos a mano. Resulta dispendioso y poco práctico. Insostenible.

En consecuencia, lo mejor que puedes hacer es utilizar una herramienta de control de gastos digital. Estas permiten saber con certeza cómo y dónde se gastan los recursos de tu empresa. Así puedes tomar decisiones informadas para optimizarlos.

Administra las horas extras de manera equitativa y transparente con Sesame HR

Mide el trabajo extra de tu equipo y elige la forma de compensar las horas adicionales, con cálculos automatizados y con informes de seguimiento

En la medida de lo posible, opta por una solución que no solo te ayude a controlar gastos, sino también otros factores de la gestión humana, como control de asistencia, gestión de horas extras, turnos y vacaciones.

A propósito, recuerda que Sesame HR funciona como software integral de Recursos Humanos, con control de gastos incluida. Así que puedes empezar a usarlo ahora y obtener sus beneficios: pide una prueba gratis de Sesame HR.

¿Qué ventajas te aportará tener un sistema de control de gastos?

Entre las ventajas de integrar un sistema de control de gastos se puede mencionar que evitas sorpresas desagradables a fin de mes o trimestre. 

Además, se vuelve muy fácil para el empleado reportar gastos: basta con tomar una foto de las facturas o comprobantes de gasto y subirla a la App elegida. A continuación, el manager o supervisor aceptará o denegará el gasto. Todo en unos cuantos clicks.

Pero hay más ventajas:

• Conocimiento financiero: te proporciona una visión clara de tus ingresos y gastos, lo que te permite comprender mejor tu situación financiera general.
• Identificación de patrones de gasto: te ayuda a identificar en qué áreas estás gastando más dinero y dónde puedes reducir gastos innecesarios.
• Establecimiento de metas financieras: te permite establecer metas financieras realistas y medibles, al proporcionarte una comprensión clara de tus flujos de efectivo.
• Control de deudas: facilita el control y la gestión de deudas, al mantener un registro de tus obligaciones financieras y ayudarte a planificar los pagos de manera más efectiva.
• Toma de decisiones informadas: te proporciona datos precisos sobre los hábitos de gasto, lo que te permite tomar decisiones financieras más informadas y estratégicas.

Tips para tener controlados los gastos de una empresa

Ahora, sigue estos 10 consejos sobre cómo controlar los gastos de una empresa. Valiosos tanto para empresas con más de 100 colaboradores como para aquellas con plantillas entre 70 y 99 empleados.

1. Crea una política de gastos

Establecer límites claros sobre qué gastos están permitidos y cuáles no lo están es fundamental. Define categorías de gastos, como viajes, entretenimiento o suministros de oficina. 

Luego, determina qué tipos de gastos se permiten dentro de cada categoría. Por ejemplo, en la categoría de viajes, puedes permitir boletos de avión, hoteles y comidas, pero no entretenimiento.

Comunica esta política por escrito a todos los empleados e implementa un sistema para revisar y aprobar los informes de gastos mensuales. Esto ayuda a garantizar que todos entiendan las reglas y se adhieran a ellas. 

Revisa periódicamente los gastos reales en comparación con los presupuestos, para detectar cualquier desviación y realizar ajustes. Una buena política de gastos, junto con controles y seguimiento regulares, es clave para mantener los costos bajo control.

2. Elimina gastos innecesarios

Parece obvio, pero revisa y elimina gastos inútiles como costos de almacenamiento de datos que ya no usas o pagos de seguros de exempleados. Cada peso cuenta.

3. Establece un presupuesto detallado

Asigna un presupuesto mensual máximo a cada área de tu empresa y monitorea de cerca los gastos reales frente a lo presupuestado.

Con lo anterior, podrás detectar desvíos y tomar acciones correctivas oportunas.

Usa herramientas como Excel o software especializado para crear presupuestos. Incluye todos los gastos, desde salarios y renta hasta útiles de oficina y café para empleados. 

Revisa el presupuesto mes tras mes. Si detectas desvíos, investiga sus causas y decide si es necesario reasignar partidas o reducir gastos.

Un buen control presupuestal te permitirá optimizar costos y maximizar utilidades. Es una de las mejores formas de mantener la rentabilidad de tu negocio.

4. Controla el fraude interno

Las pérdidas por fraude interno pueden ser cuantiosas. Revisa con frecuencia los extractos bancarios y concilia las cuentas para detectar cargos sospechosos. 

Limita el acceso a datos confidenciales y asegúrate de que los empleados solo accedan a la información necesaria para realizar su trabajo. 

También puedes implementar controles internos y procesos de doble verificación para las transacciones de alto riesgo. Capacita a tus empleados para que estén atentos a señales de fraude y reporten actividades sospechosas.

5. Negocia con los proveedores

Cuando necesites comprar suministros o servicios, negocia con tus proveedores. Pídeles descuentos por comprar al por mayor o por pagar pronto. 

También, pídeles descuentos por ser cliente frecuente. Incluso pequeños ahorros en cada compra pueden sumar mucho a largo plazo, si de verdad estás enfocado en cómo controlar los gastos de una empresa.

6. Recupera todo el IVA

Como empresario, es importante que recuperes el IVA que pagas en todas tus compras y gastos de la empresa. 

El Impuesto al Valor Agregado es un pago que realizas por adelantado en muchos de los servicios y productos que adquieres para tu negocio, por lo que tienes todo el derecho de recuperarlo.

7. Integra el Business Intelligence

El BI o inteligencia de negocio te permite analizar datos de tu empresa y gastos para tomar mejores decisiones. 

En este sentido, una herramienta como Sesame HR te aporta inteligencia artificial para people analytics. Es decir, para análisis de las personas, incluida la manera en que gastan el dinero de tu empresa. También genera reportes sobre asistencia, horas extras y turnos laborales. Análisis completo de aspectos relacionados con el gasto empresarial.

8. Utiliza medios de pago inteligentes y digitaliza facturas

Debes contar con plataformas de pago digital, pues facilitan la trazabilidad del gasto. 

Los métodos como transferencias bancarias, pagos con tarjetas de crédito y débito, billeteras móviles y criptomonedas son opciones seguras que ahorran tiempo, y dejan constancia de cada movimiento.

De igual forma, dale paso a la digitalización de las facturas con un software como Sesame HR. Basta con tener la aplicación en el celular, pues el empleado solo tendrá que tomar una foto a la factura respectiva y subirla. 

Luego, el encargado de revisar aprobará o denegará la misma. Con las facturas digitalizadas se gana tiempo y se ahorra espacio de almacenamiento físico.

9. Gestiona las suscripciones

Presta atención a las suscripciones empresariales. Muchas compañías olvidan cancelar servicios que ya no usan, como algún software que fue reemplazado. 

Por lo anterior, revisa periódicamente qué paquetes o membresías está pagando tu empresa. Si encuentras alguno que ya no utilicen, cancela de inmediato.

10. Automatizar procesos 

Ya lo mencionamos antes, pero vamos a insistir: utiliza herramientas y sistemas de gestión que puedan automatizar los procesos de control de gastos. Estos reducen costos operativos y ahorran tiempo, son la mejor solución si estás pensando cómo controlar los gastos de una empresa.

Esto puede incluir software de Recursos Humanos, contabilidad e incluso gestión de inventario.