Los 5 beneficios de utilizar una herramienta de control de gastos digital

9 de abril, 2024

Como empresario o gerente no quieres que tus mandos medios tengan que ir detrás de los empleados controlando sus gastos. Esto implica desgaste y pérdida de tiempo. Por eso, lo mejor es utilizar una herramienta de control de gastos digital. 

Si no sabes en qué consisten y cómo funcionan las soluciones digitales de control de gastos, esta es tu oportunidad de aprender. Verás sus beneficios, cómo usarlas y la forma en que les ahorra tiempo y recursos a los managers.

¿Por qué una empresa necesita una herramienta de control de gastos?

Si tu empresa ha superado los 70 colaboradores, ya sabes que controlar los gastos de empleados de forma manual se vuelve casi que una tortura para los managers: 

Recolección de facturas, archivo de las mismas, búsqueda de firmas, aprobaciones y denegaciones, etc., toman mucho tiempo. 

Centraliza los gastos de tu empresa en una misma plataforma

Automatiza notas de gasto mediante el uso de tarjetas y haz el seguimiento en tiempo real.

En consecuencia, cuando tu compañía ha escalado -y quiere seguir escalando- se hace necesario utilizar una herramienta de control de gastos digital. Esta agiliza la labor y mejora la productividad, pues hace que el control sea más fácil, centralizado y semiautomatizado.   

¿Cómo funcionan las herramientas de gestión de gastos?

Utilizar una herramienta de control de gastos digital es sencillo e intuitivo:

Primero, los empleados se descargan la App que la empresa ha contratado, o ingresan a la versión web desde la computadora.

A continuación, cuando incurren en un gasto registran este mediante capturas de pantalla de comprobantes, fotos de recibos o ingresando manualmente la información requerida.

Captura y registro de gastos

El proceso de registro suele tomar menos de un minuto por gasto. Los empleados capturan información como el monto, la fecha, la categoría a la que pertenece el gasto y una breve descripción. 

Por cierto, algunas herramientas permiten escanear recibos para extraer automáticamente los datos.

Aprobación de gastos

Una vez registrados, los gastos pasan a un flujo de aprobación donde los managers o responsables financieros verifican que sean legítimos y correspondan al presupuesto autorizado. 

Mediante notificaciones, los empleados son informados sobre la aprobación o rechazo de sus gastos.

Reportes útiles

En todo momento, la herramienta genera reportes detallados de gastos que permiten analizar tendencias, identificar áreas de oportunidad y tomar decisiones informadas. 

Los reportes se pueden filtrar por categoría de gasto, centro de costo, fecha, empleado y más.

Como ves, utilizar una herramienta de control de gastos digital incrementa la visibilidad sobre el presupuesto de la empresa y su uso. 

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5 beneficios de usar una herramienta de control de gastos digital

Entre otras ventajas, usar un control de gastos digitalizado facilita tanto el trabajo del empleado, como del manager y del responsable financiero. Es decir, al hacer el proceso de forma digital, inmediata y en tiempo real, se gana tiempo y agilidad. Además:  

1. Reduce el papeleo innecesario

Al centralizar y automatizar el proceso de captura, aprobación y reporte de gastos, se elimina la necesidad de formatos físicos y múltiples firmas. Esto simplifica el flujo de trabajo y ahorra el uso de espacio y carpetas físicas contenedoras.

2. Mayor visibilidad sobre los gastos

Una solución de control de gastos te proporciona visibilidad en tiempo real sobre dónde y cómo se gastan los recursos de la empresa: 

Puedes ver los gastos por categoría, departamento, proyecto, etc. Esto ayuda a identificar áreas de ahorro potencial y a tomar decisiones basadas en datos.

3. Responsabilidad y transparencia

Una herramienta de control de gastos digital también promueve la responsabilidad entre los empleados, al hacer que sus gastos sean transparentes y estén sujetos a la aprobación de los administradores o managers. 

Esto da tranquilidad a los directores financieros de que los fondos de la compañía se utilizan de manera responsable.

4. Detección de fraude

Al tener todos los gastos de la empresa en un solo lugar, es más fácil detectar gastos duplicados, inusuales o fraudulentos. 

Algunos softwares incluso notifican cuando se producen gastos excesivos, para que puedas intervenir de inmediato.

5. Informes y análisis

Una herramienta de control de gastos también genera informes automatizados con gráficos e información detallada, que te permiten analizar tendencias, crear presupuestos más precisos y optimizar los procesos.

De hecho, si incluyes una solución completa o software de Recursos Humanos, como Sesame HR, incluso puedes exportar estos informes para introducirlos en tu plataforma financiera.   

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir la mejor herramienta de control de gastos digital?

A la hora de elegir una herramienta de control de gastos digital para tu organización, existen varios factores clave que debes considerar:

Funcionalidad

Evalúa qué tipos de funciones necesitas en una solución de control de gastos, ¿por qué? Porque siempre es recomendable que la herramienta de control de gastos digital también disponga de funcionalidades complementarias, por ejemplo:

• Bolsa de horas extras
• Gestión de turnos 
• Incidencias en nómina
• Gestor de tareas
• Gestor de vacaciones

De esta forma centralizas no solo uno sino múltiples controles en la empresa y en Recursos Humanos.

Opta siempre por herramientas completas y versátiles, como Sesame HR. A propósito, si te interesa conocer más sobre nuestra solución, aquí puedes pedir una prueba gratis.

Facilidad de uso

La herramienta debe ser intuitiva y fácil de usar, para que la adopten los empleados. Considera bien la curva de aprendizaje y capacitación que requiere el software. 

Además, asegúrate de contar con un equipo técnico que desde la plataforma apoye la integración y deje claro cómo utilizar la herramienta de control de gastos digital. 

Una interfaz simple y amigable mejorará la experiencia del usuario.

Seguridad y privacidad

La herramienta maneja información financiera confidencial de la empresa, por lo que la seguridad y privacidad son esenciales. 

Asegúrate de que la solución cumpla con los estándares de seguridad y tenga medidas como el cifrado de datos, autenticación de dos factores y auditorías.

Soporte y servicio

Busca un proveedor que ofrezca un buen soporte técnico y de atención al cliente. Debe brindar asistencia para resolver cualquier duda sobre el uso de la herramienta y atender oportunamente cualquier eventualidad.

Incluso, podrías preguntar si la empresa cuenta con servidores de datos en México, Estados Unidos o Canadá. Si la respuesta es afirmativa, esto hará que la custodia de datos y la velocidad de acceso a los mismos sea más veloz.

Empieza a supervisar  

No les des la espalda a los beneficios de utilizar una herramienta de control de gastos digital. Ahora sabes cómo funciona y cómo escoger la correcta, así que toma el control de los gastos de tu compañía y adopta la tecnología adecuada.