Qué es y cómo funciona el control de gastos: las claves para entenderlo

5 de abril, 2024

Tanto empresas grandes como medianas deben seguir controles financieros efectivos para mantenerse en competencia. Por eso, no importa si tu compañía tiene 70 ó 470 empleados, en cada departamento deben saber qué es el control de gastos y tenerlo en cuenta.  

Ya sea desde el área financiera o desde Recursos Humanos, se trata de involucrar a los colaboradores en este aspecto vital para la compañía.

Veamos entonces los beneficios que trae una correcta gestión de gastos y su digitalización.

¿Qué es el control de gastos?

El control de gastos es un proceso sistemático, orientado a optimizar los recursos financieros de una organización. 

Se trata de vigilar de forma permanente los gastos, para detectar desviaciones, aplicar medidas correctivas y maximizar el retorno de la inversión. 

Al tener claro qué es el control de gastos, te das cuenta de cuánto lo necesita una empresa para sobrevivir, pues da orden y rigor.

Supervisión y seguimiento

La supervisión de gastos implica establecer políticas, procedimientos y mecanismos de monitoreo, que permitan conocer el destino de los fondos y cumplir con los presupuestos. 

Para ello, se definen indicadores, se centraliza la información en bases de datos de empleados y gastos, y se realizan auditorías periódicas.

Optimización

El análisis de la información recopilada posibilita la optimización de procesos y la implementación de mejoras. Por ejemplo:

La detección de gastos excesivos permite renegociar contratos, asignaciones de presupuestos, aplicar recortes o cambios en la distribución del presupuesto.

Rendición de cuentas

Para entender qué es el control de gastos también debes saber que se trata de un proceso que favorece la transparencia y la rendición de cuentas. 

Los reportes generados sirven para informar a directivos, accionistas y entes reguladores sobre el uso de los recursos y el cumplimiento de objetivos. 

Con lo anterior, se garantiza que los fondos se utilicen de manera responsable y estratégica.

¿Cuál es el objetivo de tener un buen control de gastos?

Además de aportar orden a la compañía, uno de los objetivos principales de implementar un sistema de control de gastos es maximizar la rentabilidad de la empresa. 

Al tener una mayor vigilancia, se pueden detectar áreas de mejora para optimizar recursos y reducir costos innecesarios. Esto permite trasladar un mayor porcentaje de los ingresos a la utilidad neta.

Además, controlar de forma adecuada el gasto también permite detectar desviaciones con respecto al presupuesto establecido. 

5 beneficios de digitalizar el control de gastos

Digitalizar el control de gastos significa pasar de llevar plantillas y facturas en papel a recibirlas y ordenarlas en formato virtual: imágenes, formato PDF, etc. 

Este proceso se realiza a través de una plataforma especializada.

Dar este paso hacia la tecnología implica beneficios palpables para tu empresa:

• En primer lugar, al automatizar el proceso de captura y aprobación de facturas y otros comprobantes, se reduce el papeleo. Esto significa menos ocupación de espacio, pues todo queda alojado en la nube.
• Se adquiere acceso rápido a los reportes de gastos, pues no hay que buscar en folios ni cajones de archivo, sino en la plataforma digital por fecha, nombre, empleado o área. 
• También hay ahorros de costos laborales, ya que se necesitará menos personal para procesar facturas y reportes. Al digitalizar, el equipo de RR. HH. o finanzas sólo tendrá que verificar, aprobar o cuestionar los soportes de gastos; pero ya no recogerlos ni ordenarlos.

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• Otro beneficio es la seguridad. Al contar con un sistema digital, podrás establecer controles de acceso para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a dicha información financiera. Esto minimiza el riesgo de pérdida o manipulación indebida de datos.
• Por último, al automatizar el control de gastos quedarás listo para adoptar nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial, que puede darte un acelerón, ya que   analiza datos y detecta patrones, siendo capaz de predecir presupuestos futuros y encontrar oportunidades de ahorro. 

El rol de Sesame HR en la gestión de gastos de una empresa

Para las empresas medianas y grandes, la implementación de un sistema automatizado de control de gastos es clave. 

Al respecto, queremos contarte que Sesame HR ofrece un completo software de Recursos Humanos, que incluye App y la funcionalidad de control de gastos.

Cómo funciona esta solución

• El módulo para el control de gastos de Sesame HR permite centralizar y sistematizar el registro de todos los gastos generados por los empleados, incluyendo viáticos, pasajes, facturas de restaurantes y otros pagos. 
• Sesame HR facilita la rendición de cuentas de los colaboradores, mediante la digitalización de los comprobantes (basta con tomar una foto a cada factura o comprobante y subirlas a la App).
• Cada trabajador podrá editar y actualizar sus reportes, así como consultar su histórico. Todo queda guardado en el gestor documental.
• Tú como administrador obtendrás una vista clara de todos los gastos, gracias a una tabla visual. Y tendrás la facultad de aceptar o denegar comprobantes, con un solo click.
• Diles adiós a las tablas de Excel y dales la bienvenida a las visualizaciones ágiles y gráficas.
• El programa también es capaz de crear informes y reportes automatizados sobre los gastos y KPI’s. Muy útiles para tomar buenas decisiones. 

Ya sabes qué es el control de gastos de una compañía, su importancia y cómo optimizarlo. Así que te invitamos a probar Sesame HR de forma gratuita y obtener beneficios inmediatos.