Contrato electrónico: qué es y cómo aplicarlo con APP de RRHH

13 de julio, 2023

De seguro ya has interactuado con un contrato electrónico. Pues cada vez son más comunes al visitar una página web por primera vez o cuando actualizas el software de tu smartphone. Por lo general, estos acuerdos están por todas partes en el mundo digital moderno.

Entonces ¿cómo saber si te conviene cambiar por el contrato electrónico? Es muy sencillo. Si tus procesos de contratación se atascan con los contratos de papel, entonces esta opción es para ti. Se trata de una solución más rápida, fácil y segura. Además, es un gran punto de partida para digitalizar tu negocio.

Según un informe de Statista, se espera que en 2025 la transformación digital alcance un aumento del 60%. Sin embargo, entre más empresas se digitalizan más aumenta la competencia. Por eso, si quieres que tu organización destaque en el mercado actual, debes olvidarte del contrato en papel.

Contrato electrónico: ¿qué es y qué tipos hay?

Hoy en día el 84% de las organizaciones se sienten presionadas en agilizar sus procesos de contratación. De ahí que el 81% haya decidido invertir en la automatización de contratos, según un informe de World Commerce y Contracting (WCC).

En este sentido, el contrato electrónico es la versión digital de un contrato en papel. Por lo tanto, incluye todos los términos y condiciones que se especifican en un contrato tradicional. Y al igual que el contrato de papel, la contratación digital tiene vinculación legal.

Los contratos digitales son más flexibles, gracias a su facilidad para editar y firmar de forma electrónica. Por lo tanto, es un proceso más sencillo comparado con un contrato en papel. Al respecto, ambos cumplen el mismo propósito, la única diferencia es que la versión digital la visualizas en tus dispositivos.

Tipos de contrato electrónico

A continuación, te presentamos cinco tipos de contrato electrónico que existen en la actualidad.

Browsewraps

Ese tipo de contrato es muy común cuando visitas un sitio web. Por lo regular, te aparece un anuncio similar a este: “al utilizar este sitio, aceptas el uso de cookies para brindarte una mejor experiencia de usuario”. 

Clickwraps

Si acostumbras a hacer reservaciones de vuelos a través de internet, entonces ya conoces este tipo de contrato. Es habitual que aparezca un cuadro de «Acepto los términos y condiciones”. Así que es probable que hayas aceptado en más de una ocasión este tipo de contrato.

Scrollwraps

Si eres usuario de Apple, entonces ya conoces este tipo de contrato. Sin embargo, los productos de esta compañía no son los únicos en utilizar este acuerdo. A modo de ejemplo, seguiremos con esta empresa.

Ahora, cuando quieres instalar una nueva actualización en tu Iphone, te pide un recorrido por los términos y condiciones antes de proceder con la instalación. Por lo tanto, debes desplazarte hasta el final del enunciado para poder aceptar y ejecutar la actualización.

Sign -in wraps

Estas condiciones de inicio de sesión son similares a las condiciones de browsewrap, ya que se asume un acuerdo. No obstante, a diferencia de los ajustes de navegación del primero, este acuerdo entra en vigencia cuando el usuario inicia sesión.

Firma electrónica

Este tipo de contrato es específico para contratos más formales. Sin embargo, no se considera válido hasta que las dos partes hayan firmado a través de la firma electrónica. 

Diferencia entre contrato electrónico y tradicional

Quizás piensas que el uso del contrato tradicional es más fácil porque no necesitas entrenar a tu equipo o invertir en herramientas tecnológicas. Sin embargo, dicha inversión te proporciona un ahorro de tiempo y dinero más adelante.

Por ejemplo, el contrato tradicional tarda como mínimo entre cuatro a seis semanas en procesar y entregar al empleado. En cambio, el contrato electrónico lo puedes crear en cinco minutos con plantillas personalizadas y enviarlo por correo electrónico en cuestión de segundos.

Para ayudarte a comprender mejor este concepto, te mostramos las principales diferencias que existen entre estos dos contratos. 

Alcance del error

En el contrato electrónico es más fácil apreciar y editar errores en tiempo real, ya que está alojado en la web.

Costos de transacción

Al digitalizar el contrato te liberas de los costos de papel, tinta e impresión. Pues sólo necesitas crearlo en línea a través de un software digital y obtener la firma electrónica. Esta es una gran ventaja ya que si utilizas contratos tradicionales debes renovarlos e invertir en papel. 

Seguridad

El contrato digital es más seguro que en papel. Esto se debe a sus características de seguridad como contraseñas, inicio de sesión biométrico y plataformas de colaboración con acceso restringido.

¿Cómo se hace un contrato electrónico?

Puedes hacer un contrato electrónico de diferentes maneras. Pero hay unas características básicas que tu empresa debería considerar:

• Almacenamiento en la nube.
• Contratos basados en la web.
• Plantillas listas para usar.
• Actualizaciones en vivo.

A propósito, un buen software te permite crear un contrato electrónico y firmarlo desde tu CRM. Todo gracias al poder de las integraciones nativas.

Pasos para crear un contrato electrónico

Primero debes asegurarte que el empleado puede recibir el contrato en formato digital. Luego, ambas partes deben tener claro que la firma digital es tan vinculante como su contraparte. Es decir, la firma húmeda.

El siguiente paso es elegir la plantilla que consideras más apropiada o crear un contrato desde cero. Después adjunta los detalles más importantes y establece los plazos fijos. Por último, envía el contrato para que te lo regresen con la firma electrónica.

¿Cómo validar un contrato electrónico del empleado con una app?

La app de Sesame HR te simplifica la gestión de documentos, en este caso mediante el gestor documental y la firma simple digital. Por lo tanto, validar tu contrato electrónico será un proceso más sencillo y rápido.

En primer lugar, a la hora de crear un contrato electrónico tienes la opción de guardarlo en el gestor documental de Sesame. En este almacenamiento todos tus documentos laborales permanecen seguros. Además, esta app te facilita tener toda tu documentación organizada y estructurada.

Una vez tengas listo tu contrato electrónico, asegúrate que todo esté bien especificado. O sea, cláusulas, políticas importantes, datos completos del empleado, información del puesto de trabajo y beneficios. Si todo está claro, es momento de enviarlo a Recursos Humanos para que lo envíen al empleado para su respectiva firma electrónica.

Obtén la firma de tus contratos más rápido

Con Sesame HR ya no tienes que esperar demasiado para tener tus contratos firmados. Esto gracias a su particular característica de firma digital avanzada. Entonces, cuando el contrato esté listo puedes solicitar su respectiva firma con la opción de recibirlo actualizado en tu propio panel.

La app de Sesame te brinda beneficios únicos gracias a su compacto conjunto de características. Además nuestro software utiliza tecnología moderna, lo que hace de esta herramienta una de las mejores opciones para gestionar todos los documentos de una empresa.

Aparte, Sesame HR te garantiza integridad y validez legal de todos tus documentos laborales. Por otro lado, toda tu documentación se mantiene segura y accesible cuando necesites consultar algún dato. Así pues, estas funciones simplifican la gestión de los documentos a futuro. 

Contrato electrónico: ejemplo usando la App de Sesame HR

El contrato electrónico hace parte del proceso de transformación digital que están adoptando las empresas. Aunque en un principio quizás parezca un poquito complicado, sin lugar a duda utilizar una app para el contrato electrónico acelera de forma significativa el proceso de contratación. 

Ejemplo de uso de la App de Sesame HR

Marcos es el gerente de Recursos Humanos en la empresa donde trabaja. Como la empresa decidió contratar a un nuevo empleado, ahora Marcos necesita enviar el nuevo contrato. Pero esto no le preocupa demasiado ya que la empresa cuenta con la app de Sesame y han digitalizado muchos de sus procesos.

Así que Marcos busca el contrato electrónico que tiene guardado en el gestor documental de Sesame HR. Lo revisa, identifica unos pequeños errores y los edita. Lo vuelve a revisar para asegurarse de que esta vez ha quedado todo bien.

Como ya tiene listo el contrato electrónico, ahora sólo queda enviárselo al nuevo empleado para que lo firme. Para que este documento tuviera validez legal, Marcos envió una contraseña única al teléfono móvil del nuevo trabajador. Así él pudo registrar su firma sin necesidad de desplazarse hasta la empresa.

Luego de unos días el contrato electrónico no había sido devuelto con la firma. Así que Marcos, aprovechando las funciones del sistema de firma electrónica avanzada de la app de Sesame le envió un recordatorio al colaborador. Al día siguiente, Marcos recibió el contrato electrónico firmado.

El uso de un contrato electrónico mediante una app como Sesame HR es un camino seguro y eficiente. Además, te ayuda a reducir los errores humanos y ahorrar costos de papelería.

La transformación digital tiene muchas ventajas. Pero sobre todo es la mejor opción para hacer que tu empresa destaque frente a los demás. Dicho esto, te invitamos para que conozcas mejor la app de Sesame HR y aproveches los beneficios de la digitalización.