Cómo hacer una nómina paso a paso con ayuda de una App

15 de enero, 2024

Saber cómo hacer una nómina y liquidarla, es uno de los procesos más importantes y desafiantes en el área de recursos humanos.

Requiere de mucho tiempo, atención a detalles y conocimiento técnico para asegurarse de que cada colaborador reciba el pago correcto por su trabajo.

Afortunadamente, hoy en día existen herramientas como la aplicación de Sesame HR, la cual incluye una funcionalidad de incidencias en nómina que automatiza varios de los pasos necesarios para generar una nómina precisa y a tiempo.

Tipos de nómina en México

En México existen tres tipos de nómina: nómina quincenal, nómina catorcenal y nómina mensual.

La nómina quincenal, como su nombre lo indica, se realiza cada quince días para el pago de salarios.

La nómina catorcenal se paga un viernes si y un viernes no.

Por otro lado, la nómina mensual se lleva a cabo una vez al mes para el pago de salarios a los empleados.

Estos tres tipos de nómina requieren de elementos esenciales para su correcta elaboración como son:

• Datos generales de la empresa: razón social, RFC, domicilio fiscal.
• Datos del empleado: nombre, puesto, departamento, RFC, CURP, IMSS, número de seguro social.
• Conceptos de pago: sueldo base, bonos, comisiones, prestaciones, deducciones.
• Periodo de la nómina: incluye fechas de inicio y término.
• Firma de autorización: es importante que la nómina cuente con la firma de autorización de los directivos.

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Elementos de la nómina

Para saber cómo hacer una nómina, es necesario contar con información básica de los empleados y su desempeño durante el periodo de pago.

Los elementos principales que componen una nómina son:

• Datos personales: nombre completo, fecha de nacimiento, estado civil, régimen de contratación, número de seguridad social, etc.
• Conceptos de pago: sueldo, bonos, comisiones, prestaciones, etc. Los conceptos de pago constituyen los ingresos del empleado durante el periodo de nómina.
• Deducciones: impuestos como ISR e IVA, cuotas de seguridad social como IMSS, INFONAVIT, retenciones como pensión alimenticia o pago de créditos. Las deducciones disminuyen el ingreso neto del empleado.
• Incapacidades: si un empleado se enferma o sufre un accidente, es necesario registrar los días de incapacidad para realizar el pago correspondiente y las deducciones respectivas.
• Vacaciones: si un empleado disfruta de días de vacaciones durante el periodo de nómina, es necesario registrar estos días para realizar la liquidación adecuada.

Cómo hacer una nómina en 5 pasos

Calcule los ingresos y deducciones

Determina el salario base, bonos, comisiones y otras compensaciones de cada empleado. Luego calcula las deducciones correspondientes como impuestos, seguridad social, fondo de ahorro, etc.

Realice el pago de impuestos

Declara y paga los impuestos retenidos a los empleados como el ISR e IVA. También pague las cuotas obrero-patronales de seguridad social. Haz los pagos puntualmente para evitar recargos y sanciones.

Realice los depósitos bancarios

Transfiere el pago neto de cada empleado a su cuenta bancaria registrada. Asegúrate de que los montos sean correctos y que los depósitos se efectúen a tiempo.

Genere y entregue los comprobantes

Elabora los recibos de nómina electrónicos (CFDI) de cada empleado. Envíalos por correo electrónico junto con el detalle de percepciones y deducciones. Guárdalos por si existen aclaraciones o revisiones en el futuro.

Cómo facilitar hacer una nómina con una App

Una de las ventajas de utilizar Sesame HR como hemos comentado anteriormente, es la funcionalidad de incidencias en nómina.

Esta herramienta te permite registrar eventos no recurrentes, como bonos, comisiones y horas extra, y aplicarlos directamente a la nómina del colaborador.

Ya no tendrás que calcular manualmente el impacto de estas incidencias ni ingresar los ajustes paga por paga. Sesame HR se encargará de aplicar los cambios necesarios a la nómina y a los recibos de pago de forma automática.

Otra ventaja es que permite parametrizar diferentes tipos de incidencias según las necesidades de su organización.

Por ejemplo, puedes crear incidencias para bonos por productividad, comisiones de ventas, reembolsos de gastos, bolsa de horas extra y más.

Una vez creadas, simplemente deberás seleccionar el tipo correspondiente y los detalles al registrar cada evento.

Además de ahorrarte tiempo, el uso de una aplicación para administrar las nóminas aumenta la precisión y reduce los errores.

Toda la información se almacena digitalmente y los cálculos se realizan automáticamente sobre la base de las fórmulas y configuraciones que tú hayas establecido.

En resumen, utilizar una aplicación de RRHH con funcionalidad de gestión en nóminas puede simplificar en gran medida la elaboración de estas, ahorrándote tiempo, minimizando errores y asegurando la precisión en los pagos a tus colaboradores.

Beneficios de Sesame HR para la gestión de incidencias en nóminas

Registro de incidencias

Puede registrar distintos tipos de incidencias como vacaciones, incapacidades, horas extra, comisiones…

El registro se realiza de forma rápida y en un solo lugar, lo que le permite tener un control total sobre las incidencias de sus colaboradores.

Notificaciones Automáticas

Envía notificaciones automáticas a los colaboradores cuando se registra o aprueba una incidencia que les corresponde. Esto garantiza que estén informados sobre cualquier cambio en su nómina.

Seguimiento de incidencias

Puedes realizar un seguimiento del ciclo de vida de las incidencias, desde su registro hasta su aprobación y aplicación en nómina.
Conoce en qué estado se encuentra cada incidencia y quién la está gestionando.

Aprobaciones por flujo de trabajo

Establece flujos de aprobación para las distintas incidencias según su política de empresa. Sesame HR te permite configurar múltiples niveles de aprobación, plazos de respuesta y reglas de negocio.
Algunos ejemplos de flujos de aprobación son:

-Incapacidad: Registro de incidencia > Jefe directo > Área de RRHH > Gerente de RRHH.

-Horas extra: Registro de incidencia > Jefe directo > Gerente general.

Reportes e indicadores

Genera reportes sobre las incidencias registradas, aprobadas y aplicadas en un período determinado. Estos reportes te permiten analizar la efectividad de los procesos, detectar oportunidades de mejora y tomar decisiones informadas.

Sesame HR simplifica en gran medida la gestión de incidencias, brindándote control, eficiencia y visibilidad sobre este complejo proceso.