Tipos de gastos en tu empresa y cómo gestionarlos de forma eficaz

15 de abril, 2024

Es probable que tus equipos de RR. HH. o finanzas estén dispersando algunas labores sin necesidad. Nos referimos a que sería mejor para ellos si pudieran gestionar los distintos tipos de gastos, al mismo tiempo que gestionar las incidencias en nómina o controlar asistencia y las horas extras, en una misma plataforma. Esto es posible, ¿lo sabías?

Para saber cómo centralizar los diversos tipos de gastos de empleados, y hacerlo de manera unificada con otras gestiones claves de Recursos Humanos, quédate a leer este artículo: 

¡Le sacarás mucho provecho! Y mucho más si tu empresa cuenta con 50 o más empleados. 

Tipos de gastos de una empresa

Antes de contarte en qué consiste la centralización de las gestiones mencionadas, es necesario aclarar algunos puntos.  Entre estos, los tipos de gastos que se dan en la organización.

Está claro que, entre más grande sea la compañía, mayor control hay que hacer, pues el flujo de recursos es más alto. Así que presta atención:

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Gastos fijos

Los gastos fijos son aquellos que tienes que pagar independientemente de los ingresos de tu negocio. Hablamos de rubros como el alquiler de la oficina o las instalaciones, los servicios públicos y los sueldos de los empleados. 

Estos gastos representan la base de tus costos mensuales, así que es importante estimarlos con precisión al preparar tu presupuesto anual.

Gastos variables

Los gastos variables cambian dependiendo de los ingresos y las ventas, como el costo de los materiales y la comisión de los vendedores. Si tus ventas aumentan, también lo harán los gastos variables (marketing y captación de clientes, por ejemplo), y viceversa. 

Controlar este tipo de gastos te ayudará a maximizar las ganancias. Considera usar un software para llevar un registro detallado de cómo se relacionan estos gastos con tus ingresos.

Gastos de capital

Las inversiones a largo plazo, como la compra de equipo, mobiliario, vehículos, o la construcción de una nueva sede, se conocen como gastos de capital. 

Es cierto que este tipo de gastos puede ser costoso, pero es necesario para el crecimiento de tu empresa. Al respecto, no olvides elegir proveedores que ofrezcan financiamiento a bajo interés y planes de pago flexibles. También, puedes considerar préstamos bancarios.

Cómo gestionar los gastos de una empresa

Como CEO o responsable financiero, planificar y controlar los tres tipos de gastos mencionados permite administrar la empresa de forma rentable. Además, ayuda a alcanzar los objetivos financieros. 

De hecho, si cuentas con herramientas digitales adecuadas, podrás tener una visión clara de cómo se comportan tus gastos y tomar decisiones oportunas. De esto hablaremos más adelante. 

Analiza tus gastos periódicamente

Revisa estados de cuenta, facturas y reportes de ventas. Compara los gastos reales versus el presupuesto y busca diferencias significativas. Pregúntate: 

• ¿Son razonables? 
• ¿Podemos mejorar algo? 
• Este análisis te permitirá detectar áreas de oportunidad.

Optimiza procesos

Busca formas de simplificar procesos para reducir costos. Por ejemplo, digitaliza documentos en lugar de imprimirlos. O busca proveedores más económicos sin sacrificar calidad. 

Parece obvio, pero no sobra decir que pequeños cambios pueden generar grandes ahorros.

Genera consciencia en tu equipo

Tu personal debe entender la importancia de controlar los distintos tipos de gastos. Explícales cómo sus ‘pequeñas’ acciones impactan los costos generales y dales herramientas para tomar mejores decisiones. 

Con el tiempo, podrán identificar oportunidades de ahorro por su cuenta.

Invierte en tecnología 

Softwares modernos como Sesame HR te permiten digitalizar procesos, analizar datos y tomar mejores decisiones. Estas soluciones generan ahorros de tiempo y dinero que pronto compensan la inversión inicial.

Pasos para implementar una buena gestión de gastos

Ahora sí, lo prometido. Vamos a ver cómo gestionar los gastos de manera eficiente y rápida con una plataforma digital. Partamos del siguiente dato: 

Según la Secretaría de Economía, el 100% de las empresas con plantillas entre 51 y 250 empleados usan algún tipo de sistema contable.

Sin embargo, en el 79% de estas compañías el sistema de control de gastos ha sido desarrollado de manera interna. Esto no es malo per se, pero sí deja en evidencia que puede haber ‘vacíos’ o funciones de control que no estén del todo optimizadas. 

Para atender estos ‘vacíos’, surgen soluciones como Sesame HR, el software de Recursos Humanos que te ayuda a controlar gastos de empleados, asistencia, turnos y mucho más.

Herramienta de control de gastos de Sesame HR 

La gran ventaja de Sesame HR como herramienta de control de gastos es que en ella puedes centralizar la gestión de muchas tareas. 

Pero empecemos por decir lo fácil que es usar esta solución para controlar los distintos tipos de gastos de los empleados. Todo se hace dando unos pasos muy sencillos:

• El colaborador instala la App de Sesame HR en su teléfono, o la abre en la computadora. 
• A continuación, puede subir cualquier factura o ticket de gasto tomando una foto al mismo, o adjuntando este si ya lo tiene en formato digital. Esto ahorra espacio y evita la engorrosa gestión de papeles físicos.
• De inmediato, el encargado de controlar los gastos recibe una notificación y debe proceder a aceptar o denegar el reporte. También puede solicitar aclaraciones o más comprobantes.

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• Luego, la plataforma es capaz de generar informes claros con toda la información de los gastos de empleados. Estos reportes son muy útiles para analizar comportamientos y tomar decisiones; además se pueden incluir en las incidencias en nómina.
• Los informes también se pueden descargar para introducirlos en otras bases de datos o plataformas.

Principales ventajas 

Aparte de la gran facilidad de uso y los datos que aporta la herramienta de control de gastos de empleados de Sesame HR, también debes contar que es una solución todo en uno:

Esto quiere decir que al integrar la plataforma no solo vas a controlar gastos sino una amplia serie de tareas de RR. HH. Por ejemplo:

• Base de datos de empleados 
• Control de horarios
• Bolsa de horas extras 
• Gestor de turnos
• Gestión de vacaciones y ausencias
• Reclutamiento
• Evaluaciones de desempeño, entre otros. 

En vez de hacer ensayo-error con sistemas no profesionales, mejor te invitamos a probar Sesame HR de manera gratuita durante dos semanas. Así tus equipos tendrán una plataforma probada que les hará la vida más fácil, al ahorrarles tiempo a ellos y dinero a la empresa.