5 factores a tener en cuenta antes de escoger una herramienta de control de gastos

11 de abril, 2024

El tiempo es oro y el dinero es un recurso que debes gestionar con cuidado. Por eso, nada más útil que integrar una herramienta de control de gastos en tu compañía. Con ella ganarás tiempo y agilidad, dos valores esenciales en el entorno actual.

Es que si tu empresa ya tiene más de 70 colaboradores habrás notado que supervisar el gasto de forma manual es engorroso y poco práctico. Por eso, anímate a saber cómo la herramienta de control de gastos acelera y facilita la labor. 

¿Qué ventajas te aportará una herramienta de control de gastos?

Un sistema de control de gastos bien implementado te permitirá:

• Tener una visión general de tus gastos
• Identificar áreas de oportunidad para ahorrar 
• Tomar mejores decisiones.

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Reducción de costos

Una herramienta de control de gastos te ayudará a detectar gastos innecesarios y encontrar formas de reducirlos. Podrás identificar patrones de consumo, negociar mejores precios con proveedores y optimizar procesos.

Mayor eficiencia

Automatizar y centralizar la captura de gastos significa que tu equipo dedicará menos tiempo a tareas administrativas repetitivas; y muchos más a actividades productivas.

Mejor visibilidad

Con datos precisos sobre tus gastos, podrás tener una visión clara sobre el desempeño financiero de tu empresa y hacer proyecciones más certeras. 

Factores a tener en cuenta para elegir una herramienta de gestión de gastos

Como gerente o CEO, necesitas una herramienta que se adapte a las necesidades de tu empresa. Por eso, mira bien qué funciones ofrece y si cubre lo que buscas.

Piensa en tu equipo y en cómo les facilitará el trabajo diario. Veamos entonces, al detalle, los cinco aspectos que debes considerar para escoger una herramienta de control de gastos: 

1. Facilidad de implementación de la herramienta de control de gastos

Considera qué tan sencillo será incorporar la herramienta en los procesos actuales de la empresa. Una solución intuitiva y de fácil aprendizaje permitirá una transición sin problemas. 

Por lo anterior, busca un programa que se integre de forma ágil con tu sistema contable, o que sea capaz de  exportar los datos para usarlos.

Además, una plataforma flexible te permitirá personalizarla según las necesidades específicas. 

2. Curva de aprendizaje de la herramienta de control de gastos

Ten en cuenta el tiempo y los recursos que se requerirán para capacitar a tu equipo en el uso de la nueva herramienta. Entre más fácil sea el manejo, más se reducirá la curva de aprendizaje. Además, se maximizará la adopción por parte de los usuarios.

Una herramienta demasiado compleja puede generar frustración y resistencia, mientras que una demasiado simple quizá no cubra todas tus necesidades. Entonces, busca un balance: una herramienta robusta pero de fácil uso.

Algunas características que facilitan la adopción son:

• Interfaz intuitiva y amigable
• Capacitación y soporte incluidos
• Personalización de acuerdo a procesos específicos
• Integración con otros sistemas que ya utilizas.

3. Accesibilidad de la herramienta de control de gastos

Elige una herramienta que pueda utilizarse desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. 

Hay empleados o managers que viajan con frecuencia y necesitan registrar gastos sobre la marcha. Por eso, asegúrate de que la herramienta de control de gastos incluya su propia App para celular. 

4. Escalabilidad de la herramienta de control de gastos

Busca una solución que sea capaz de soportar desde 50 hasta 550 usuarios. Es decir, asegúrate de encontrar la herramienta de control de gastos que esté lista para escalar al mismo ritmo de tu organización.

Una plataforma escalable te permitirá comenzar con lo básico, como reportes de gastos. Pero luego, puedes agregar módulos adicionales como bolsa de horas extras, gestión de vacaciones o ausencias e incluso gestión de incidencias en nómina. Con Sesame HR, por ejemplo, todo esto es posible.

5. Presupuesto disponible

Algunas soluciones son gratuitas, pero limitadas; mientras que otras tienen costos mensuales o anuales que aumentan según el número de usuarios y características.

Analiza si necesitas una herramienta básica para llevar un registro de gastos, o una más completa para administrar,  generar reportes y vincularla con tu sistema contable. 

También, considera si deseas una aplicación en la nube o una que se instale en tus servidores. Las que operan en la nube suelen tener un costo mensual, mientras que las otras se pagan por única vez. 

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El rol de Sesame HR en la gestión de gastos empresariales

Sesame HR es el software de Recursos Humanos aliado para el control de gastos de empleados: se trata de una herramienta ideal para la supervisión en empresas medianas y grandes en México.

Nuestra plataforma te aporta visibilidad total sobre los gastos de los colaboradores. Así podrás ver, en tiempo real, las transacciones y categorías en las que se está gastando el dinero.

Además, los encargados de supervisar (managers o responsables del área financiera) serán notificados cada vez que el empleado reporte un gasto. A continuación, el encargado deberá aprobar o denegar el reporte en cuestión. 

Con su interfaz sencilla, el colaborador solo tiene que tomar una foto de la factura a reportar, luego la subirá desde su celular o computadora y listo.   

Beneficios inmediatos

Después, como administrador puedes pedirle a Sesame HR que te dé informes automatizados y exportables en distintos formatos. Estos puedes usarlos para:

• Observar comportamientos, tendencias y datos para emprender acciones correctivas o de mejora.
• Integrarlos a tu herramienta financiera de manera rápida y ágil.   

De forma complementaria, nuestro programa incluye control de horarios y vacaciones, horas extras, gestión de turnos e incidencias en nómina, entre otras.

Escoger la herramienta correcta de control de gastos para tu empresa puede marcar una gran diferencia en tu productividad y en tus finanzas. Así que no esperes más y solicita una prueba gratuita de Sesame HR.