¿Por qué optimizar el control de asistencia laboral mejora la motivación?

2 de agosto, 2022

La gestión adecuada del personal permite que los trabajadores se puedan integrar de manera favorable en la empresa. Además, que se comprometan con sus objetivos. En este sentido, el control de asistencia laboral juega un rol clave en la cultura organizacional.

Para ello, las áreas de Recursos Humanos deben enfocarse en el bienestar de los colaboradores y en las relaciones internas. Aspectos que benefician la productividad empresarial.

Entonces, el control de asistencia laboral no sólo sirve para hacerle seguimiento a los trabajadores. También, permite incentivar a los colaboradores, al detectar el talento valioso dentro del equipo.

Por lo anterior, es importante que se optimice el proceso dentro de cualquier empresa. Te invitamos a revisar este tema y observar conceptos relacionados con el control de asistencia laboral, motivación y productividad.

Control de asistencia laboral ante el ausentismo

México es un país que sufre de un grave problema de ausentismo. De acuerdo a un estudio realizado por Kronos de México, la tasa promedio de ausentismo es del 7.5% del total de los días laborales de un año.

Esta tasa provoca una pérdida de productividad cercana al 40%. Es un número muy alto comparado con otros países con desarrollo económico similar.

Para resolver este problema, los empresarios mexicanos implementan herramientas para llevar un control de asistencia laboral. Con base en los resultados que obtienen de los mismos gestionan las jornadas. O generan turnos adicionales y aplican sanciones, buscando encontrar la solución.

Pero existe una solución más poderosa para lograr un adecuado control de asistencia laboral. Se trata del aumento de la motivación laboral. De ello también vamos a hablar en este artículo.

¿Qué es el control de asistencia laboral?

Cada trabajador, al firmar su contrato de trabajo acuerda con su empleador una jornada de trabajo a cumplir. Estas jornadas pueden ser iguales para todo el equipo. Pero, cada vez es más frecuente que dichas jornadas sean diferentes. Incluso, se modifiquen de acuerdo a turnos elaborados.

El procedimiento de control de asistencia laboral nos permite darle seguimiento y registro a las llegadas y salidas del trabajo de los empleados.

Siempre pueden darse múltiples escenarios. En consecuencia, el control debe considerar los retardos del personal, horas extras trabajadas, diferentes tipos de jornadas, tipos de contratos, vacaciones, etc.

Con un control adecuado de las entradas y salidas del personal se hace más fácil realizar el cálculo de la nómina. Además, se podrá justificar cualquier descuento que se haga a un trabajador, por motivo de faltas injustificadas.

Pero vamos más allá. La información que reporta el control de asistencia laboral nos ayuda a identificar las causas de un alto ausentismo. Por ejemplo, baja motivación, agotamiento, depresión o acoso laboral. Detectar estas causas nos ayudará a mejorar el clima laboral de nuestra organización.

El problema del ausentismo

Podemos entender como ausentismo laboral al incumplimiento por parte de un trabajador de su jornada laboral. Ya sea por retrasar su ingreso o adelantar su salida diaria. O, por no acudir al trabajo en una o varias jornadas completas.

El ausentismo se amplía también a aquellos trabajadores que se encuentran presentes, pero no producen lo que deberían. A este efecto se le conoce como ‘presentismo’. Esto se traduce en altos costos para la organización.

Como decíamos al inicio, México tiene un grave problema de ausentismo laboral. En consecuencia, se impacta en la productividad de las empresas:

• 14% de pérdida en productividad para aquellas empresas que no hacen nada al respecto.
• 11% de pérdida en productividad para empresas que emplean personal existente para cubrir ausencias.
• 9% de pérdida en productividad para empresas que utilizan supervisores o reemplazos de terceros.

La optimización del control de entradas y salidas

Sabemos que todas las empresas cuentan con áreas de oportunidad para mejorar, y que el recurso es limitado. Por ello, queremos darte elementos para considerar, y que mejores tu proceso de registro de control de asistencia laboral.

Muchas empresas aún generan el registro con formatos físicos y hojas de cálculo. Estos métodos con sencillos, pero están expuestos al error humano o a posibles fraudes. Además, dificultan el análisis adecuado de la información.

Por otro lado, encontramos los métodos de control con uso de tarjetas con cintas magnéticas, o con lectores biométricos. Estos fortalecen la seguridad y permiten un mejor análisis de la información. Sin embargo, tienen el inconveniente de necesitar lectores especiales.

Con las modalidades de teletrabajo e híbridas que se han implementado desde la pandemia, estos métodos dejan de ser útiles.

El software para el control de asistencia laboral

Al promover la optimización del control de asistencia laboral, es posible mejorar los flujos de trabajo. En consecuencia, se libera tiempo para actividades más estratégicas.

La mejor manera de lograr esto es digitalizar el proceso, mediante el uso de software especializado para el control de la asistencia.

La gran ventaja que presentan estas aplicaciones es que el registro se puede hacer empleando sistemas biométricos. Pero, desde cualquier dispositivo como computadoras, tabletas o celulares.

El registro se hace desde cualquier ubicación y además en tiempo real. Esto permite detectar incidencias en el momento en que ocurren.

Al sistematizar la gestión de los datos, se pueden ejecutar análisis de la información para generar informes. Además, reportar escenarios para el cálculo de nóminas, detectar tendencias, distribuir la información y repartir la carga de trabajo. En síntesis, se genera mucha información útil.

Uno de los software para el control de asistencia laboral más completos es Sesame HR. Esta herramienta no sólo registra las entradas y salidas del personal. Además, te permite gestionar horas extra, las jornadas y los turnos de trabajo. Incluso, informar sobre incidencias y cargas de trabajo, entre otros.

Incluso, al ser una solución integral de Recursos Humanos, te permite integrar diversas funciones en una sola plataforma. Si te interesa probar el software que te facilita las tareas de registro y control de asistencia laboral, sólo tienes que pedir una demo gratuita de Sesame HR.

Entender las necesidad de los empleados

No obstante que la tecnología te ayuda a mejorar el control de asistencia laboral, por sí sólo no será una solución al ausentismo. Además de aplicar herramientas digitales y eventuales sanciones, debes mejorar la cultura empresarial.

Identifica los fallos que generan desinterés por parte de los empleados, resuélvelos y trata de mejorar el compromiso del trabajador. Esto podrás hacerlo si escuchas a las personas que trabajan en tu organización.

Según Rafa Vivas, director creativo de la consultora Xplane para Latinoamérica y España:

«El 70% de la experiencia del empleado depende del manager». Por eso, también es importante que los manager de cada equipo estén capacitados para actuar como líderes y a la vez como expertos en Recursos Humanos.

La motivación laboral como ayuda al control de asistencia

El colaborador debe poder trabajar sin miedo a ser despedido. Pensando en conseguir mejores resultados y una mayor productividad. Esto se puede lograr siempre y cuando tengamos trabajadores felices.

Las personas que muestran mayor satisfacción en su puesto de trabajo tienen más compromiso y mejores resultados.

En consecuencia, la motivación laboral es la mejor solución cuando el ausentismo se evidencia en el control de asistencia laboral.

Para que las personas se sientan satisfechas con su trabajo necesitan prestaciones laborales competitivas. También, un buen clima laboral y una mayor conciliación entre la vida personal y laboral.

Por último, queremos recordarte algo esencial. La inversión en motivación para los colaboradores siempre será menor que la pérdida de productividad derivada del ausentismo laboral. Por eso, actúa de manera estratégica, apóyate en la tecnología y pon siempre a las personas por delante.

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