6 pasos para elaborar los reportes de incidencias

22 de febrero, 2021

Los reportes de incidencias son unos documentos que tienen que generarse cada cierto tiempo en cualquier empresa.

Con ellos, se realizan informes de Recursos Humanos de todos los incidentes ocurridos en el área laboral, y que afectan al desempeño de los procesos.

¿Por qué necesitas elaborar los reportes de incidencias?

A pesar de que tu empresa cumpla con todas las normas de seguridad en tu país, les brindes a tus empleados los mejores Equipos de Protección Personal (EPP), y los capacites constantemente, los accidentes ocurren.

Pero si dejas que los accidentes pasen sin identificar por qué, pones a tu gente en riesgo de que les suceda lo mismo.

Saber por qué los accidentes suceden te permite prevenirlos, implementar medidas y mejorar la calidad del ambiente laboral.

No solo eso, sino que también puedes darte cuenta cuando uno de tus trabajadores no hace bien sus tareas.

Esto porque en los reportes en el trabajo pueden abarcar incidencias se incluyen, además de los accidentes, las faltas y retardos de los empleados.

Gracias a esto, tienes un mejor control sobre todas las áreas y de la gente que trabaja en ellas.

Elaborar reportes de incidencias y aplicar las medidas preventivas, evita unas instalaciones donde sea peligroso trabajar.

Así, te salvas de las multas que los organismos de tu país te puedan poner, además de crear un mejor ambiente laboral.

Los tipos de incidentes

Hay dos tipos de incidentes que pueden ocurrir, y que debes de identificar cuando realizas los reportes de incidencias:

• Incidentes previstos: son aquellos que ya debes de tener considerados, como las vacaciones, bajas por maternidad o alguna condición médica de cierto empleado.
• Incidentes imprevistos: estos incidentes se caracterizan porque no puedes tener control sobre ellos, y aparecen de repente. Es aquí donde caen los accidentes.

Qué debes tener en cuenta antes de elaborar los reportes de incidencias

Imaginemos que, un accidente ha ocurrido y hay que reportarlo, pero antes de nada, necesitas recabar toda la información posible para entender qué sucedió.

Conversa con todos los involucrados y haz que te cuenten su versión de los hechos.

Cálmalos en caso de que estén muy nerviosos, para que puedan hablarte de lo sucedido con más claridad. Entre más información reúnas, mejor.

Trata de hacer una simulación de los hechos en un ambiente controlado, para que puedas comprender al máximo lo sucedido.

Es importante que sepas todo el contexto, para que puedas identificar si lo ocurrido se debió a un error humano, a que una maquinaria falló, o a algún otro factor.

Cuando hagas todo esto, estarás más preparado para crear el reporte de incidencias.

Cómo crear un reporte de incidencias

Elaborar este reporte requiere de un proceso, para asegurarse de que se haga correctamente.

A continuación se presentan los 6 pasos que tienes que tomar cuando crees este tipo de informe laboral.

1. Obtener un formato de reporte de incidencias

Cuando entras a una empresa, normalmente esta ya tiene un formato predeterminado. Hoy en día existen diferentes maneras de realizarlo de manera digital.

Sesame HR es un software de RRHH que te brinda algunas plantillas con las que puedes realizar estos reportes.

Aun así, sin importar qué formato uses, todos deben de contener ciertos puntos esenciales, los cuales son:

• El día, la fecha y la hora.
• Nombre de la empresa.
• Nombre y lugar del sector donde ocurrió el evento.
• Nombres de las personas involucradas.
• La actividad que se estaba realizando cuando ocurrió el evento.

2. Tener a la mano otros documentos

Hay información que a veces debes de incluir y que solo se encuentra en otros documentos.

Estos documentos pueden ser:

• La lista de la hora de llegada de los colaboradores.
• La lista de asistencia.
• El documento donde se incluyen todas las actividades realizadas en un sector.
• Documentos con información sobre los equipos: su fecha de compra, reparación y mantenimiento.

Los dos primeros puntos se usan principalmente para reportar la ausencia de un empleado, ocasionada ya sea por causas mayores, o por la misma voluntad del trabajador.

Sesame HR cuenta con un sistema de control de asistencia automático. Este te permite saber en cualquier momento dónde están los trabajadores.

También contamos con sistemas biométricos para identificar y verificar a los empleados.

3. Identificar el tipo de incidente

En este paso debes decidir si lo ocurrido pudo haber sido previsto o no. Tienes especificar todas las irregularidades del entorno y anotarlas.

Una vez que hayas identificado el tipo de incidente, estás listo para avanzar a la siguiente etapa.

4. Proponer medidas correctivas

Haz una propuesta sobre las actividades que deben de hacerse, para impedir que cosas así vuelvan a suceder.

Asegúrate de que estas medidas se apliquen, porque si no, ¿qué caso tiene hacer este reporte de incidencias laborales?

Haz que los empleados sean conscientes de lo que les pides, y pon al tanto a los nuevos que vayan entrando.

5. Realizar reportes generales

Comienza a realizar estos reportes o informes de RR.HH. cada semana, cada mes y cada año. Da un seguimiento a las medidas que propongas, y disminuye todo lo que puedas estos incidentes.

Esta tarea puede aumentar la producción de la empresa, pero lo más importante de todo: puede salvar vidas.

Hay que hacer estos reportes con toda la seriedad y objetividad posibles, para garantizar los mejores resultados.

6. Obtén la autorización de tu empresa

Cuando has realizado un reporte de incidencias, este debe de ser verificado por tu empresa. Normalmente, quien se encarga de esto es el jefe del departamento de recursos humanos.

El hecho de que sean autorizados y firmados hace que la empresa sea consciente de que tiene puntos que debe mejorar. De esta forma, tienes una mayor garantía de que las correcciones se llevarán a cabo.

Esta ha sido la guía que puedes aplicar cuando realices este informe laboral. Si lo haces, podrás mejorar el ambiente laboral de tu empresa, creando un entorno seguro donde todos puedan trabajar con confianza.

Espero que este artículo te haya resultado útil y empieces a aplicar lo aprendido en tu organización.