Pasos para digitalizar tu departamento de recursos humanos

12 de abril, 2021

La digitalización es algo que nos permite hacer sencillos procesos que antes se nos complicaban demasiado. Lavar la ropa, imprimir, comunicarte con tus seres queridos. Y ahora también es posible digitalizar tu departamento de recursos humanos.

Cada vez más empresas han optado por digitalizar su departamento de recursos humanos. Para que no te quedes atrás, es necesario que también lo hagas.

¿Por qué debería digitalizar mi departamento de recursos humanos?

Digitalizar tu departamento de recursos humanos te ahorra mucho tiempo. Te permite agilizar procesos que normalmente son un dolor de cabeza. De esta forma, puedes enfocarte en tareas más importantes y aumentar la productividad.

Además, existen varios procesos que están sujetos a errores humanos:

• El cálculo de las horas de trabajo.
• La organización de horarios.
• El control de asistencia.

Entre otros.

Digitalizando tu departamento, haces que estas tareas se vuelvan más precisas. Hacer uso de la tecnología también te da la posibilidad de tener un mejor control sobre todo. Esto es bastante útil en el trabajo a distancia. También, puedes organizar de forma simple las tareas a realizar.

¿Y cómo hago yo para digitalizar el departamento de RRHH? A continuación se presentan una serie de pasos que te serán de ayuda.

Los pasos que debes seguir para digitalizar tu departamento de recursos humanos

A continuación, vamos a contarte cuáles son los pasos que debes seguir para poder digitalizar el departamento de recursos humanos de la empresa.

1. Utilizar un software de RR.HH.

En la actualidad existen softwares para todo tipo de cosas, desde hacer cálculos complejos hasta simulaciones de procesos. También existen software especiales para el departamento de RRHH, y se les conoce como software de Recursos Humanos.

Usar Excel está bien, pero si realmente quieres digitalizar tu departamento de recursos humanos, debes usar un software especial. Solo así podrás ahorrar el mayor tiempo posible.

En el mercado hay muchos softwares de este tipo. Debes seleccionar uno que sea intuitivo y completo. Que tenga las funciones necesarias para las tareas básicas de RRHH:

• Bolsa de horas.
• Registro de asistencia.
• Gestión de horarios.

Uno de los softwares de control horario más completos y sencillos es Sesame HR.

2. Informar al personal sobre los cambios que vas a hacer

Una vez que hayas seleccionado un software de RR.HH., debes informar a tus empleados de los cambios que habrá. Preferiblemente, hazlo con una semana de antelación. Esto les permitirá prepararse mentalmente.

Envía correos electrónicos comentando las actualizaciones que se vendrán. Crea tutoriales o manuales donde se explique, paso a paso, cómo manejar el software. Resuelve todas las dudas de tus empleados.

Este paso es muy importante. Si el personal no sabe bien cómo usar la aplicación, y no pueden adaptarse a ella, no podrás aprovechar los beneficios de la digitalización.

Afortunadamente, estos softwares son fáciles de usar. Sesame, por ejemplo, cuenta con aplicaciones para computadora y celular. En la mayoría de ocasiones, los empleados solo deben abrir la aplicación y apretar un par de botones para ficharse, aceptar trabajos o solicitar vacaciones.

3. Pasa toda la información al software de control horario

El último paso es, simplemente, pasar la información al software: los horarios, los trabajadores, las reglas de horas extra y siguiendo. Este paso es el más sencillo de todos. Sin embargo, dependiendo del tamaño de tu empresa, puedes tardarte poco o mucho.

Al final, el esfuerzo valdrá la pena. Una vez que tengas toda tu información dentro del software, podrás organizar y controlar todo de una manera más sencilla. Dejarás de desperdiciar tiempo en actividades poco importantes, y podrás aumentar la productividad.

¿Estás listo o lista para comenzar la digitalización de tu departamento de RRHH?