¿Cómo optimizar el registro de asistencia de personal con un software?

18 de julio, 2022

Llevar el registro de asistencia de personal en una empresa puede ofrecerte información muy relevante. Datos muy útiles sobre el control de asistencia para la mejora de la productividad en tu empresa.

Existen estudios que muestran el tiempo real que un trabajador pasa en su puesto laboral, desde que entra hasta que sale del mismo. Así, dentro del tiempo que se considera a la persona como activa, se puede diferenciar entre tiempo productivo y no productivo.

Sólo para aportar un dato que se encontró para trabajadores de varios países. Estos invierten más de una hora al día en pausas o descansos. También, se incluye el tiempo para recuperar la atención en aquello en lo que estaban enfocados antes de la pausa.

En esta publicación hallarás razones por las cuales debes de contar con un registro de asistencia de personal en tu organización.

¿Qué es el control de presencia de los trabajadores?

¿A qué nos referimos cuando hablamos del control de presencia de los trabajadores, o control de horas laborales? Nos referimos al registro de la hora de entrada y salida de los colaboradores de nuestra organización.

Este registro de asistencia de personal nos permite:

• Controlar las horas trabajadas por cada persona.
• Saber cómo se reparten sus actividades en la jornada.
• Conocer qué retrasos o ausencias se detectan cada día, entre otros datos.

Estos controles de asistencia de los trabajadores pueden hacerse con:

• Herramientas físicas (como lectores biométricos o incluso sistemas manuales en hojas de cálculo).
• A través de plataformas digitales que facilitan y agilizan la administración.

¿Por qué es necesario que exista un registro de asistencia de personal?

Un sistema de control de horas es necesario tanto para las empresas como para los trabajadores. Quizá lo habías pensado desde la perspectiva de la organización, pero no desde la perspectiva del empleado.

Veamos los beneficios del registro de asistencia de personal, para las empresas. Estas pueden mejorar la productividad, reducir ausencias, evitar el exceso de horas y el burnout de los colaboradores, entre otras.

Más aún, en los esquemas de trabajo que nos dejó la pandemia, como el home office y el sistema híbrido, tiene muchas ventajas registrar las entradas y salidas de los trabajadores.

Por otro lado, para un gran número de trabajadores, trabajar bajo métodos de disciplina les ayuda a mejorar su desempeño. También, a promover la productividad y a saber que su tiempo de trabajo es reconocido en la organización donde trabaja.

¿Qué dice la ley mexicana sobre el control de horas laborales?

En diversos países existe una reglamentación directa en cuanto a llevar un control de presencia de los trabajadores.

En México, no hay una obligatoriedad al respecto. Sin embargo, la ley sí considera varios derechos para los trabajadores. Estos sientan su base en la información que puede reportar el control de horas y el registro de asistencia de personal.

Por ejemplo, en la reforma laboral aprobada en 2019 se prohibió el descuento injustificado de los salarios. Es decir, desde dicha fecha, el patrón debe informar al colaborador sobre las deducciones que se le hagan en su pago.

Para justificar deducciones por retardos o ausencias, es necesario contar con la evidencia. Esa evidencia la puede dar el control de asistencia.

La Ley Federal del Trabajo establece otros derechos importantes. Por ejemplo, el derecho que tienen los trabajadores de contar con horarios de descanso dentro de sus jornadas laborales. También, el pago de las horas extra que hayan trabajado.

En ambos casos, vuelve a ser necesario el contar con un proceso que nos ayude a medir y evidenciar que se está cumpliendo con la ley.

¿Cómo se puede llevar el registro de asistencia de personal?

La manera más clásica de llevar un registro de asistencia de personal en tu organización es mediante el uso de formatos físicos u hojas de cálculo. Sin embargo, estos métodos permiten el error humano o el registro alterado de las entradas y salidas.

Pero hay otros métodos físicos que aportan mayor seguridad al registro. Estos son los relojes checadores o biométricos. Con ello, el trabajador contará con su propia huella (dactilar u ocular) o con un password único para hacer su chequeo.

Sin embargo, estos métodos tienen una efectividad limitada para las modalidades de trabajo híbrido y home office. Se quedan limitados ya que se requiere de la instalación de los dispositivos de lectura en el lugar donde los trabajadores hacen su registro.

En la actualidad, el uso de software especializado se ha popularizado y extendido su uso gracias a su versatilidad en el tema del registro.

Sesame HR es un tipo de software que permite checar desde diferentes dispositivos y ubicaciones. De esta manera, si hay trabajadores que requieran registrar sus entradas y salidas desde diferentes ubicaciones, pueden hacerlo de una manera fácil y sencilla.

Incluso, para temas de protocolo sanitario, el uso de sistemas biométricos puede convertirse en un foco de infección. En contraste, si el trabajador hace su registro de asistencia de personal desde su celular, computadora o tableta, garantiza la seguridad de todos.

Ventajas de optimizar el control de asistencia con Sesame HR

Llevar el registro de asistencia de personal requiere de un seguimiento puntual. Esta responsabilidad suele recaer en las áreas de Recursos Humanos.

Entonces, si el registro se lleva de manera manual, se genera un alto volumen de trabajo. En cambio, automatizar el proceso con un software como Sesame HR facilita al máximo la gestión del control de horas.

Veamos los beneficios que ofrece un software de control de asistencia de personal como Sesame HR:

• Reducción de tareas administrativas, ya que la información se almacena en una base de datos centralizada. Se dispone de un sistema de notificaciones que ayuden a detectar en tiempo real eventualidades generadas.
• Control de las horas extra y de los permisos que solicita cada trabajador. Esto hace más justos los pagos realizados a los trabajadores, y ayuda a gestionar el presupuesto de nóminas por pagos de horas adicionales.
• Facilidad en el registro de la entrada/salida, pues se reduce el tiempo empleado para ello. Se pueden eliminar los dispositivos para la lectura, ya que se emplean los celulares de los propios trabajadores.
• Generación de reportes acorde a las necesidades de cada área y una toma de decisiones más pronta y eficiente.

Además del registro de asistencia de personal, Sesame HR cuenta con funcionalidades adicionales para el área de Recursos Humanos. Estas simplifican las actividades de los responsables y convierte a la plataforma en una herramienta integral.

Si quieres conocer a detalle las funcionalidades de Sesame HR, te recomendamos solicitar una prueba gratuita. Podrás conocer todo lo que esta plataforma puede hacer por tu empresa.