Qué es la NOM 151 y su enorme importancia en tu empresa

19 de agosto, 2022

Es bien sabido que la cuarentena sanitaria, que ocasionó la pandemia del Coronavirus, aceleró la digitalización de muchos procesos. Y, para regular los cambios que ha generado esta evolución, está la Norma Oficial Mexicana NOM 151.

Como contexto, tenemos que el 80% de las empresas en México comenzaron a digitalizar sus procesos, durante la pandemia, según KPMG.

De la misma manera que las transacciones de las empresas se han ido desarrollando y adaptando a las nuevas tecnologías, la ley también. En consecuencia, la NOM 151 establece los requisitos que:

deben ser observados para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos.

Dado que todas las empresas manejan gestión documental y guardan archivos de información, y en la mayoría de los casos son digitales, esta norma cobra mayor relevancia. Te invitamos a seguir leyendo para aclarar tus dudas sobre este interesante tema.

¿Qué es la Norma Oficial Mexicana 151?

Las Normas Oficiales Mexicanas, como la NOM 151, son regulaciones técnicas obligatorias, que se expiden por diferentes dependencias especializadas. Estas normas establecen lineamientos operativos para diferentes tipos de procesos productivos que se llevan a cabo en el país.

Su objetivo es garantizar que los procesos cumplan con ciertos requisitos mínimos de información, seguridad y calidad. Las NOM se alinean con las leyes mexicanas existentes, como por ejemplo La Ley Federal del Trabajo.

Bajo este contexto, la Norma Oficial Mexicana 151 o NOM 151 es un estándar que ayuda a garantizar la veracidad y seguridad de los documentos digitales.

En otras palabras, esta norma establece las características que deben tener las constancias de conservación de mensajes de datos.

¿Por qué es necesaria la NOM 151?

En el 2002, año en que surgió la NOM 151, se requería regularizar el proceso de digitalización de documentos en las empresas mexicanas.

La norma surgió con el propósito de conservar mensajes de datos y digitalizar documentos con garantías de integridad plenas, sobre todo para proporcionar mayor fiabilidad a los procesos.

En el 2017 la NOM 151 sufrió una actualización, en la cual se contempló la regulación de firmas digitales y la emisión de constancias de conversión.

Entonces, para poder contar con garantías de seguridad de los documentos, están los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC). Estos son empresas autorizadas, por la Secretaría de Economía, para participar en el proceso de firma electrónica, emitiendo el certificado de conservación.

Estos certificados avalan que el documento digital ha sido almacenado y conservado de manera correcta por parte de las empresas.

Como podrás darte cuenta, esta NOM 151 ha tomado una gran relevancia. Veamos quiénes deben cumplir con ella y la relevancia que tiene en las organizaciones.

¿Quiénes deben cumplir con la Norma Oficial Mexicana 151?

La NOM 151 es aplicable a todas las empresas que:

lleven a cabo cualquier tipo de acto comercial de manera digital. Se consideran mensajes de datos toda información que se genera, envía, recibe o almacena por medios electrónicos.

Ejemplos de documentos relacionados con esta norma son: acuerdos, contratos, convenios o compromisos que den lugar a derechos y obligaciones.

Importancia de la NOM 151

Para efectos del Código de Comercio, el contenido de un mensaje de datos es íntegro cuando éste ha permanecido completo y sin modificaciones. Sin importar los cambios que hubiera sufrido el medio que lo contiene, resultado de un proceso de comunicación, archivo o presentación.

En otras palabras, lo que la NOM 151 establece son las características que:

deben tener los comprobantes cuando se originan de manera electrónica y son firmados de manera digital. Pero, también establece los elementos para digitalizar los documentos físicos.

Cuando un documento digital no cumple con las características establecidas por la NOM 151, dicha documentación carecerá de validez jurídica. Por eso, en caso de conflicto legal, no serviría de aval. ¿Ahora entiendes la importancia de esta norma?

Elementos de la NOM 151

Para garantizar la aplicación de estos estándares, la NOM 151 establece dos elementos a tomarse en cuenta:

Constancias de conservación de mensajes de datos

Estas constancias permiten a las organizaciones demostrar que los documentos electrónicos son almacenados con métodos confiables. Es decir, se garantiza que la información electrónica se conserva íntegra. Y, sin cambios desde su creación, conservando su valor jurídico.

Sellos digitales de tiempo

Estos sellos también se llegan a conocer como time stamping. Se trata de un mecanismo en línea que permite a las empresas demostrar que cierta información fue creada en una hora y fecha específica. De esta manera, se permite la rastreabilidad y validación de la integridad del documento.

Importancia de la NOM 151 en Recursos Humanos

Muchas empresas han migrado sus archiveros físicos a bases de datos digitales, donde se guardan los expedientes de los colaboradores.

Los contratos laborales son digitalizados junto con otros documentos con validez jurídica como actas administrativas, contratos de confidencialidad e incluso nóminas.

Más aún cuando empleas la firma electrónica como herramienta. Cumplir con la NOM 151 le da a tus documentos digitales la validez necesaria, en caso de auditorías o aclaraciones legales.

El gestor documental de Sesame HR

La digitalización permite que toda la información de la organización esté disponible en tiempo real.

Una herramienta óptima para gestionar tus documentos digitales es el gestor documental de Sesame HR. Gracias a este software, tu equipo podrá acceder a la información en el momento que lo necesite y desde el dispositivo que más le convenga.

Sesame HR permite garantizar el almacenamiento de tus documentos originales vinculados a tus transacciones laborales. También, garantiza la conservación de la integridad de los mismos. Podrás otorgar permisos para el acceso a los mismos. Esto es ideal para cumplir con la NOM 151.

El equipo de Recursos Humanos podrá acceder a un único software y encontrar pronto todo el expediente o la información necesaria para ejecutar, por ejemplo:

el proceso de reclutamiento para un nuevo puesto. De esta manera también evitas errores humanos, como el extravío de documentos o su deterioro por el paso del tiempo.

No permitas que se presenten conflictos futuros en tu empresa. Digitaliza tus documentos, gestiónalos con Sesame HR y cumple con la NOM 151. ¡Solicita una demo gratuita!

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