Cómo hacer el manual de reclutamiento y selección de personal

13 de diciembre, 2023

En las empresas no funciona la improvisación. Por ende, todas las áreas deben tener políticas y procedimiento que rijan cómo hacer las cosas. El departamento de RR. HH. no se escapa de ello, por eso es necesario tener un manual de reclutamiento y selección de personal.

Hay un dicho que reza, «cuando las cosas están estandarizadas y abiertas a cambios, es cuando mejor funcionan». Partiendo de ello, en este artículo de Sesame HR desarrollaré cómo hacer un manual de reclutamiento.

Eso sí, lo haremos de una forma sencilla, viendo distintos aspectos, como las 🧐 fuentes de reclutamiento o las herramientas adecuadas.

Así que para tus archivos, te recomiendo anotar todo lo que puedas acerca de cómo crear un manual de reclutamiento y selección de personal. O si prefieres, puedes guardar este artículo como favorito y tenerlo al alcance de un clic. ¡Empezamos!

Qué es un manual de reclutamiento y selección de personal

Vamos ahora a partir de la definición de la Agencia para el Desarrollo Internacional (EE. UU.). Para esta institución un Manual de reclutamiento y selección de personal son procedimientos que ayudan a la selección de candidatos calificados.

Con esto se quiere decir que, son un conjunto de pasos cuya finalidad es atraer profesionales. ¿Pero este Manual de reclutamiento y selección de personal es para atraer cualquier profesional?

¡No! Atraerá solo a aquellos que tengan capacidades y competencias para ocupar cargos dentro de la empresa. Y sí, cómo hacer un manual de reclutamiento no es nada complicado.

De hecho, con esta herramienta podrás establecer vías de cómo entrar al mundo de RR. HH.

A propósito, si tu empresa es mediana o grande, quizás te interese automatizar el proceso de reclutamiento. Ganarías tiempo y recursos. Para hacerlo, puedes usar Sesame HR, el software ATS para empresas potentes. Pruébalo gratis o da 👉🏼 clic aquí para que un agente te cuente más al detalle.

Cuál es el objetivo de un manual de procedimientos

Según un estudio de la firma australiana Employsure, el objetivo de un manual de reclutamiento y selección de personal es claro. Y es establecer los pasos para lograr las metas de reclutamiento establecidas por RR. HH.

Es decir, es una guía especial para el área de nuevas incorporaciones a la empresa. Y esta marcará precedentes de cómo hacer un proceso de contratación eficiente y exitoso.

Tomando en cuenta esto, un manual de reclutamiento y selección de personal es un formato que resume los siguientes objetivos:

• Establecer las líneas generales para el reclutamiento y selección de personal
• Establecer fuentes internas y externas de captación de talentos
• Establecer criterios normativos para ejecutar los procedimientos de reclutamiento y selección de personal
• Establecer niveles de responsabilidad en el proceso de reclutamiento y selección de personal
• Proporcionar de forma estandarizada las vías y procesos de reclutamiento
• Definir el uso de herramientas o software de reclutamiento. 🔍

Importancia de un manual de RRHH

Pero, ¿por qué es importante el manual de reclutamiento y selección de personal? Es una herramienta importante que permite a los empleadores establecer reglas y modos de accionar.

Es decir, un manual de reclutamiento y selección de personal permite diversificar las formas en las que se contrata. Esto según un artículo publicado por el portal de empleos Indeed.

Dice también que ser flexibles con los nuevos ingresos ante las posibles contingencias o emergencias. Podría decirles que hacerlo es permisivo en algunos casos.

También es importante porque ayuda a la empresa a comprender y trabajar con una base que disminuya los errores. Además de innovar e implementar nuevas filosofías en los procesos de contratación.

Un manual acorde a las regulaciones

No pasaré a otro punto sin resaltar la importancia legal. El Manual de reclutamiento y selección de personal y las políticas de contratación ayudan a cumplir con las regulaciones locales.

Políticas y procedimientos para RR. HH.

Es oportuno mencionar que un manual de reclutamiento y selección de personal se deriva de las políticas y procedimientos. Es decir, de las líneas generales. Esta herramienta será específica para un área y un proceso de recursos humanos.

Entonces, el punto es que el manual de reclutamiento y selección de personal forme parte de unas políticas y procedimientos. Y con ello, la empresa contará con un manual general y algunos específicos que funcionan por separado.

En lo general, unas políticas y procedimientos son reglas que rigen el buen trabajo. También el manual de reclutamiento y selección de personal.

Qué es una política de contratación

Se define como los términos que escribe un especialista de recursos humanos de una empresa. En sí, se encarga de plantear las prácticas para contratar nuevos empleados, y debe estar sujetas a cambios.  

Es por ello por lo que en la redacción se debe especificar las necesidades del área de RR. HH. De hecho, este del manual de reclutamiento y selección de personal todo es inherente al área de contratación.

No dejaré de lado mencionar que unas políticas de contratación pueden describir cómo realizar entrevistas telefónicas. Como también evaluaciones iniciales y sesiones de entrevistas finales.

Cómo crear el manual de reclutamiento y selección de personal para tu empresa

La idea ahora es que te deje cómo crear el manual de reclutamiento y selección de personal de tu empresa. Primero, es necesario entonces tener claro las fases para el reclutamiento de personal

No olvides que esta herramienta sirve para asentar estándares, criterios y necesidades específicas. Ahora bien, vamos a resumir en diez pasos cómo crear un manual de reclutamiento y selección de personal.

Diez fases o secciones

En sí, crear un manual puede parecer una tarea abrumadora, pero no lo es, necesitas estar con calma y enfocado. Y para hacerlo más sencillo cómo hacer un manual de reclutamiento, lo plantearé en diez partes.

Ten en cuenta que cada fase será el pilar sólido de tu manual de reclutamiento y selección de personal. Con esto quiero decir, que la magia de lo que harás al buscar talento, debe estar descrita aquí.

Entonces, ¿estás listo? Empieza a tomar notas sobre cómo hacer un manual de reclutamiento.

Fase 1. Propósito y objetivos

Aquí se debe plantear un pequeño resumen u objetivo del manual. Debes colocar el propósito de la política de contratación y el objetivo general para contratar nuevos talentos.

Puede que esta sección solo necesita tener tres o máximo cuatro párrafos.

Fase 2. Alcance de las políticas de contratación

Y puede queel alcance del manual de reclutamiento y selección de personal sea una sección casi obligatoria. Así que al crearla puede ayudar a presentar una idea general de quién puede postularse para el puesto.

Fase 3. Requerimientos y perfil del candidato

En esta sección se necesita describir todos los detalles sobre el puesto que se debe cubrir. Dejar en claro las funciones, nombre del cargo, horario, y capacidades de la persona a contratar.

Es necesario que aquí, seas lo más claro en específico y dejes un margen de flexibilidad. No hay peor error en RR. HH. Que buscar un candidato que no existe, o que esté muy calificado y no poder pagar lo que vale.

Fase 4. Estándares de admisión

En esta sección es necesario a mi parecer colocar las instrucciones de cómo llevar a cabo las admisiones. Es decir, crear una estrategia de reclutamiento y establecer las expectativas.

Pero cuidado con esto, expectativas altas no son positivas. Tomando en cuenta lo que dije antes, si quieres un perfil alto para el puesto, debes ofrecer un balance en salario y beneficios.

Fase 5. Publicación, búsqueda y atracción

Esta sección describe quién publica la vacante y por cuánto tiempo.Con ello, se debe señalar las vías de publicación, en qué páginas y las condiciones.

Detalla también quién de recursos humanos es el responsable del seguimiento y mantenimiento de solicitudes y currículums.

Fase 6. Aplicaciones

Usa esta sección para determinar si la vacante tiene opciones para ser interna. A veces, es mejor ofrecer crecimiento o cambios a un trabajador existente.

Describe también el proceso para calificar y si se debe contar con el permiso del jefe actual para la postulación. Es importante crear un proceso de notificación o feedback a aquellos que no pasan de ronda.

Fase 7. Entrevistas

En realidad, esta es una de las fases más importantes. Lo primero es responsabilizar a la persona que escogerá los currículos de los candidatos.

Es vital entonces describir quién realizará las entrevistas iniciales y qué tipo de preguntas hacer. Recuerda que no siempre hay mal candidato, también malos reclutadores. Esta sección también debe contener el proceso de notificación de selección o rechazo.

Fase 8. Verificación de referencias y background

Aquí se debe colocar el responsable de realizar la verificación de referencias del solicitante. También se puede describir cuántas referencias debe proporcionar un candidato para el proceso.

Queda a criterio del gerente de RR. HH. solicitar referencias o no. Hoy día son pocas las empresas que las piden. Así que no es necesario incluir esta sección.

Fase 9. Oferta de trabajo

Esta es una de las últimas fases. Por ello diseña las condiciones y requisitos para presentar una oferta de trabajo al candidato seleccionado.

En este punto, debes tener claro si requieres verificar antecedentes o referencias antes de enviar la oferta. En lo común, son más necesarias las laborales que las personales.

Puedes explicar las condiciones de la oferta de trabajo y cuánto tiempo tiene un candidato para aceptarla.

Fase 10. Crea un proceso de onboarding o incorporación

Por último, pero no el menos importante, tenemos la sección sobre el proceso de incorporación. Para ello, es necesario establecer quién o quiénes serán los responsables de hacer el acompañamiento del trabajador.

Por ello, especifica todos los pasos a seguir o requisitos antes de que el nuevo ingreso comience a trabajar. Es decir, entrenamiento, entrega de equipos y materiales, presentación, y credenciales si son necesarias.

Usa la App de Sesame HR para controlar el manual de reclutamiento y selección de personal

Con todo esto, es hora de ir a lo mero bueno. ¿Sabías que los diez pasos del manual de reclutamiento y selección de personal puedes hacerlos con un software o ATS de reclutamiento? 💻 Con Sesame HR, por ejemplo, puedes automatizar y modernizar todo el proceso.

Con ello, cómo hacer un manual de reclutamiento será como pan comido. Eso sí, no está de más hacerlo en papel y luego en digital. Es por eso por lo que te presento el software para selección de personal de Sesame HR. Veamos un poco de ello.

Software de reclutamiento de personal

Con el avance de la tecnología, hasta los procesos de selección de personal cambiaron. Esto quiere decir que, con una solución como la de Sesame HR, puedes tener tu propia web para publicar vacantes y recibir postulaciones.

Ahora bien, imagina llevar el manual de reclutamiento y selección de personal al mundo digital con nuestro software. Con él podrás:

• Atraer candidatos y contratarlos bajo una misma plataforma digital basada en software ATS.
• Crear tu propia página web basada en los requisitos planteados en el manual de reclutamiento y selección de personal. Vuelca con ello toda la información de forma automática en Sesame HR.
• Maneja de forma centralizada toda la información de la vacante y del candidato en tiempo real. Además, con un clic accederás a todos los detalles y etapas del proceso.
• Establece procesos de notificación a todos los involucrados en el proceso. Desde quién seleccionó el CV, quien entrevistó, hasta avisar a los managers y jefes.
• Guarda una base de datos de los candidatos que no pasaron a la fase de contratación. Con ello, podrás tener opciones para futuras vacantes que se puedan abrir en la empresa.

Un proceso de selección eficiente

Quiero mencionarte que solo bastan varios clics para manejar el software ATS de Sesame HR. Con esto, el manual de reclutamiento y selección de personal estará completo y será un éxito.

De hecho, ¿sabías que hasta puedes recibir archivos adjuntos y centralizarlos junto a la ficha del candidato? Esto te dará eficiencia al momento de consultar todos los detalles. Por eso, no olvides que tienes la opción de 👉🏼 probar gratis el software de Sesame HR por 14 días un demo .

Y ahora sí, para despedirme y dejarte con nuestro blog, te recuerdo que nada está escrito en piedra. Recuerda que el manual de reclutamiento y selección de personal debe ser actualizado cada cierto tiempo. Todo va a depender de las necesidades que se presenten al transcurrir los años.