Importancia del funciograma de una empresa y cómo hacerlo con App

25 de septiembre, 2023

En el mundo complejo de los negocios y la organización, la claridad es la brújula que guía el camino hacia el éxito. Y el funciograma de una empresa puede aportar mucha claridad en varios aspectos de una empresa.

Por un momento, imagínate a Juan, un emprendedor apasionado que acaba de lanzar su empresa. Con sueños y desafíos grandes, se enfrenta al reto de estructurar su organización de manera efectiva. Aquí es donde entra en juego una herramienta invaluable: el funciograma.

El funciograma es un mapa detallado que revela las conexiones, responsabilidades y flujos de trabajo dentro de una organización. Con similitudes al organigrama de empresa.

En este artículo, te explicaremos lo que es un funciograma y por qué es esencial para optimizar la eficiencia y la comunicación en cualquier empresa.

Aprenderemos cómo crear un funciograma de manera efectiva con una App. Y, analizaremos ejemplos concretos para visualizar cómo puede aplicarse en diversos contextos empresariales.

Qué es un funciograma

Desde la microgestión de tareas hasta la macroestructura organizativa. El funciograma se ha vuelto una herramienta fundamental para transformar la visión en una realidad empresarial cohesionada y exitosa.

Un funciograma es también conocido como organigrama funcional o diagrama de funciones. Se trata de una representación gráfica que ilustra la estructura jerárquica y funcional de una organización.

Uso del funciograma

Se utiliza para visualizar de manera clara y concisa la distribución de las responsabilidades, tareas y relaciones entre:

• Diferentes áreas
• Departamentos
• Posiciones dentro de una empresa.

En un funciograma, cada posición o unidad funcional se representa en forma de cajas o nodos, interconectados por líneas.

Dichas conexiones indican las relaciones jerárquicas y de comunicación. Además, suele incluir nombres y descripciones de roles, para aclarar las funciones y responsabilidades de cada área o puesto.

Esta representación ayuda a:

• Comprender la estructura interna de la organización
• Facilitar la toma de decisione,
• Mejorar la 🗣 comunicación interna entre equipos
• Promover la eficiencia operativa al evitar confusiones sobre quién es responsable de qué.

No se trata sólo de un esquema o un dibujo de las posiciones de una empresa. Un funciograma es una herramienta valiosa para visualizar y comprender la organización. Su existencia permite una gestión eficiente y una distribución clara de las responsabilidades, en todos los niveles.

Importancia del funciograma de una empresa

La importancia del funciograma en una empresa radica en su capacidad para dar claridad y enfoque en el detalle de la estructura organizacional.

Revisemos algunas de las razones clave por las cuales el funciograma es esencial.

Claridad en responsabilidades

Un funciograma define roles y responsabilidades de cada posición en la organización. Esto evita confusiones y malentendidos sobre quién debe realizar qué tarea. Así se contribuye a una mayor eficiencia y productividad.

Por ejemplo, el 57% de los empleados se sienten malentendidos en su trabajo (Gallup). Y muchas veces, esto se genera por malentendidos y conflictos al definir las responsabilidades de cada individuo.

Identificación de gaps y solapamientos

El funciograma revela posibles vacíos en la estructura de la organización o áreas de solapamiento de responsabilidades. Esto permite realizar ajustes y optimizar la asignación de tareas.

Comunicación mejorada

El 86% de los empleados y ejecutivos citan la falta de comunicación como una de las principales causas de fracaso en el lugar de trabajo (ClearCompany).

En consecuencia, los funciogramas claros y detallados pueden mejorar la comunicación interna.

Al visualizar las relaciones jerárquicas y de comunicación, el funciograma mejora la comunicación entre departamentos y equipos. Los empleados pueden entender fácilmente cómo su trabajo se relaciona con otros y cómo se transmiten las decisiones y la información.

Capacitación y desarrollo

El funciograma es una herramienta útil para la inducción de nuevos empleados. También, es útil para la identificación de oportunidades de capacitación y desarrollo, en función de las necesidades de la organización.

Planificación estratégica

¿Sabías qué el Institute for Corporate Productivity (i4cp) publicó que sólo el 38% de las organizaciones sienten que sus equipos están muy alineados con la estrategia organizativa?

El funciograma facilita la planificación a largo plazo, al visualizar cómo se integran los diferentes componentes de la organización. Ayuda a tomar decisiones informadas sobre la expansión, contratación y desarrollo de nuevos departamentos.

Toma de decisiones

Al comprender quién es responsable de qué, los líderes pueden tomar decisiones más informadas. Así, se puede mejorar la asignación de recursos, la delegación de tareas y la resolución de problemas.

Transparencia organizativa

El funciograma de una empresa ofrece una visión transparente de la estructura jerárquica.

Con esta herramienta se puede fomentar la confianza entre los empleados, al entender cómo se toman las decisiones y se asignan las responsabilidades.

Adaptación a cambios

Cuando la empresa crece o se reestructura, el funciograma permite visualizar cómo los cambios afectan a la organización en su conjunto. También, muestra cómo se pueden redistribuir las funciones.

Cómo hacer un funciograma con ayuda de una App

Crear un funciograma utilizando un software de RRHH con funcionalidad de organigramas es una forma muy conveniente y eficiente de hacerlo.

Estas apps permiten visualizar la estructura organizativa de tu empresa, de una manera clara e interactiva.

Sesame HR te ayuda a crear tu funciograma casi de manera automática, al llenar los expedientes de los miembros del equipo de manera digital. Además, lo puedes mantener actualizado en tiempo real y personalizarlo con la información importante para tu organización.

Para que veas lo fácil que es gestionar el funciograma de tu empresa con Sesame HR, revisa los siguientes pasos a seguir.

1. Accede a Sesame HR

Inicia sesión en la plataforma ✅ Sesame HR utilizando tus credenciales. Si aún no tienes una cuenta, asegúrate de solicitar una demo gratuita. Podrás probar lo que vamos describiendo.

2. Navega a la funcionalidad de organigramas

Explora el menú o la barra de herramientas de Sesame HR para encontrar la opción relacionada con la creación de organigramas o funciogramas.

3. Crea un nuevo funciograma

Dentro de la función de organigramas, busca la opción para crear un nuevo organigrama.

Comienza agregando cajas o nodos para representar cada puesto o departamento en tu organización. Puedes hacerlo seleccionando la opción correspondiente y completando los detalles como nombres de puestos y departamentos.

4. Establece relaciones jerárquicas

Conecta las cajas con líneas que indiquen las relaciones jerárquicas. Asegúrate de que las líneas sean claras y estén etiquetadas con las direcciones de la relación (por ejemplo, «reporta a»).

5. Personaliza la apariencia

Utiliza las herramientas de personalización de Sesame HR para ajustar el diseño del funciograma. Puedes cambiar colores, fuentes y tamaños, para que se ajusten a la identidad visual de tu empresa.

Agrega información adicional a cada caja, como nombres de empleados y descripciones de roles. También, puedes subir fotos de los empleados, para hacer el organigrama más personalizado.

6. Guarda y comparte

Una vez que hayas creado y personalizado el funciograma en Sesame HR, guarda tus cambios. Luego, utiliza las opciones de compartir para enviar el organigrama a los miembros relevantes de tu organización.

Los usuarios podrán visualizar el funciograma de diversas maneras. En la App contarán con un mapa interactivo donde pueden expandir el mapa por departamentos o por equipos, para ver lo que necesitan.

7. Actualización y mantenimiento

A medida que haya cambios en la organización, como nuevas contrataciones o reestructuraciones, este software te ayudará para mantenerlo preciso y actualizado.

Utilizar Sesame HR para crear un funciograma te permitirá visualizar de manera efectiva la estructura organizativa de tu empresa y mejorar la comunicación interna.

Con esta herramienta podrás facilitar el onboarding, la comunicación entre las personas y equipos de la empresa, y mejorarás la toma de decisiones. Es así gracias a que te aporta informes y gráficas con su función avanzada de people analytics. 📊

Ejemplo de funciograma

Por último, veamos un ejemplo de cómo se vería un funciograma. Para ello lo describiremos por niveles.

Funciograma de la Empresa XYZ

CEO (Director Ejecutivo)

• Director de operaciones
• Director financiero
• Director de marketing
• Director de Recursos Humanos

La Dirección de Operaciones

• Gerente de producción
• Gerente de logística
• Gerente de calidad

El Director Financiero

• Contador Principal
• Analista Financiero
• Tesorero

Director de Marketing

• Gerente de marketing digital
• Gerente de eventos y promociones
• Coordinador de redes sociales

Director de Recursos Humanos

• Gerente de adquisición de talento
• Gerente de desarrollo de empleados
• Especialista en beneficios

Información por funciones

En este ejemplo, el CEO ocupa el nivel más alto. Tiene cuatro directores a su cargo.

A su vez, cada director supervisa diferentes departamentos y equipos. Por ejemplo, el director de operaciones maneja producción, logística y calidad.

Luego, cada gerente se encarga de supervisar las operaciones en su área específica.

Entonces, el funciograma creado en Sesame HR muestra de manera clara las relaciones jerárquicas y cómo se distribuyen las responsabilidades en la organización.

En conclusión

Recuerda que los funciogramas pueden variar en complejidad, según el tamaño y la estructura de la empresa. Este es solo un ejemplo básico, para ilustrar cómo se vería la representación visual de la estructura organizativa.

Esperamos que hayas encontrado útil esta información. En nuestra sección de recursos podrás encontrar más publicaciones, guías y recursos para mejorar la gestión del recurso más valioso: el talento humano. 🤝🏼