Conoce la importancia del control de gastos eficiente

10 de abril, 2024

Todo gasto tiene consecuencias para la empresa. Si se hace siguiendo una política clara, no afectará de forma negativa. Pero, si se hace de forma desordenada y arbitraria, más pronto que tarde las finanzas corporativas van a sufrir. Por eso la importancia del control de gastos es muy alta.

En Sesame HR somos expertos en software de Recursos Humanos y nos importa todo lo que tiene que ver con la gestión empresarial. En consecuencia, hemos preparado este contenido de referencia sobre los gastos y su control efectivo. 

¿Cuáles son los gastos de una empresa?

Como gerente o CEO sabes que es clave definir los gastos que genera tu empresa, para poder controlarlos. Para ello, suelen separarse por grupos, de manera que se puedan observar de forma más clara:

Gastos fijos

Los gastos fijos son aquellos que se repiten mes a mes y no dependen del volumen de ventas. Por ejemplo, el alquiler de las instalaciones u oficinas, así como los sueldos de los empleados. 

Debes presupuestar estos gastos cada año para asegurarte de que la empresa los pueda cubrir.

Gastos variables

A su vez, los gastos variables dependen de la actividad comercial, como el costo de los materiales consumibles utilizados en la operación diaria del negocio, los fletes o incluso las comisiones de ventas. 

También se incluyen aquí los gastos de electricidad, agua y otros servicios públicos que pueden variar según el uso y necesidades operativas.

Puedes estimar estos gastos con base en tu presupuesto de ventas anual, entre otros factores que determinan un mayor o menor gasto.

Bonus: gastos financieros

Un tercer grupo, del que se habla menos pero que también es clave, son los gastos financieros. Por ejemplo, aquellos por concepto de intereses de préstamos o tarjetas de crédito. Estos también deben presupuestarse para evitar sorpresas.

Características de los gastos empresariales

Tal como lo indicamos antes, hay diferentes tipos de gastos, pero además estos adquieren ciertas características cuando se trata de una empresa. Veamos aquí cuales son:

Control y optimización

Desde la empresa siempre se debe identificar aquellos gastos innecesarios o poco productivos, con la intención de optimizar recursos y maximizar ganancias. 

Desde las nóminas hasta los precios de los proveedores, los viáticos e incluso la capacitación, siempre se puede reducir el gasto sin afectar la operación y el avance corporativo.

Visibilidad y transparencia

Una herramienta de control de gasto digital aumenta la transparencia dentro de la empresa. Tus directores de área pueden ver en qué se gasta el presupuesto y rendir cuentas por cada peso.

Lo anterior fomenta una cultura de responsabilidad compartida, donde cada quien asume el compromiso de optimizar recursos.

Análisis y proyecciones

El control presupuestal te permite analizar tendencias, detectar áreas de oportunidad y proyectar escenarios. Por ejemplo:

Puedes ver el impacto de los aumentos salariales, la factibilidad de nuevas inversiones o los ahorros potenciales de cambios en procedimientos. 

Recuerda: la información es poder y también tiene que ver con la importancia del control de gastos. 

¿Cuál es la importancia de tener un control de gastos adecuado?

Un buen control de gastos es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Y, como CEO, es importante que implementes medidas para llevar un registro detallado de los ingresos y egresos de la compañía.

Pero, déjanos advertirte algo: si sigues trabajando sobre plantillas de papel y carpetas físicas para controlar gastos y guardar facturas, estás perdiendo tiempo valioso. En la actualidad ya hay softwares para la gestión de gastos, que automatizan y aceleran todos los procesos relacionados. 

Reducción de costos innecesarios

Al tener claridad sobre tus gastos, puedes identificar áreas en las que estás pagando de más. Quizás descubras que estás pagando por servicios que ya no utilizas o que podrías obtener mejores tarifas si negocias con tus proveedores. 

Un buen análisis de tus gastos te permite optimizar recursos y ahorrar dinero.

Toma de decisiones informadas

Con datos precisos sobre tus ingresos y egresos, puedes tomar decisiones inteligentes basadas en hechos reales. Sabrás si puedes permitirte contratar más personal, expandirte a nuevos mercados o invertir en proyectos de largo plazo. Tus decisiones tendrán un sustento financiero sólido.

Mayor productividad

Al implementar medidas de control presupuestal, tus empleados obtienen más claridad sobre cómo usar los recursos. Esto se traduce en menos desperdicio, mayor eficiencia y mejor enfoque. 

Aprende a controlar los gastos de tu empresa fácilmente con Sesame HR

Te recomendamos implementar un software de gestión de gastos que te ayude a llevar un registro detallado de todos los gastos y te proporcione reportes para la toma de decisiones. ¡Tu empresa te lo agradecerá en el futuro!

Invertir en un sistema de control de gastos y Recursos Humanos como Sesame HR es una decisión inteligente, pues el empleado solo tendrá que:

1. Descargar la App de Sesame HR o abrir la plataforma en su computadora.
2. Tomar fotos de las facturas o comprobantes y subirlos a la App.
3. El manager o encargado de control de gastos recibirá una notificación en tiempo real y podrá aprobar o denegar el reporte de gasto. Así de fácil es reportar gastos con Sesame HR.

Nóminas sin preocupaciones. Ahorra tiempo de revisión y preparación de nóminas con Sesame HR

Olvídate de perder tiempo revisando distintos documentos y centraliza toda la información en una sola vista con automatizaciones y actualización en tiempo real

Lo mejor es que nuestro programa va más allá y también te incluye controles de tiempo y horarios de los empleados. De tal manera que junto al control de gastos contarás con:

• Reloj checador digital para empresas
• Bolsa de horas extras
• Gestión de turnos
• Gestor de vacaciones y ausencias
• Gestión de incidencias en nómina.

Ya que sabes la importancia del control de gastos, no pierdas tiempo y aprovecha las herramientas que te facilitan la labor. Y para que te animes, aquí puedes probar gratis Sesame HR.