Guía completa para comprar software de recursos humanos

13 de marzo, 2024

Sabemos que adquirir un programa de RR. HH. para tu empresa no es una decisión que se tome a la ligera. Por eso, con tantas opciones ahí afuera, necesitas una Guía de compra de software de recursos humanos:

¡No te preocupes! En Sesame HR hemos preparado lo que necesitas: la guía para aprender a elegir software para control de personal y gestión humana.

• Desde la evaluación de necesidades hasta la selección del proveedor, esta guía te ayudará a tomar la mejor decisión. 

La guía definitiva para comprar software de recursos humanos: ¿qué requisitos debe cumplir?

Ten en cuenta, el análisis que debes hacer como líder o especialista de RR. HH. debe ser profundo.

Esto no quiere decir que sea algo difícil. Pero, sí implica tomarse el tiempo necesario para entender y evaluar opciones.

Además, si la plantilla de tu empresa tiene 100 o más colaboradores, debes verificar que el software sea capaz de procesar sus datos e interacciones.

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Ahora sí, en esta guía completa para comprar software de recursos humanos te mostramos cada aspecto que debes observar:

1. Personalización

Un aspecto importante de la personalización es que puedas organizar los módulos y funcionalidades a tu gusto. Tanto para los administradores como para los empleados.

Lo anterior quiere decir que debes poder ubicar en tu perfil-pantalla, primero, las funcionalidades que más usas. Y luego, las que menos usas. También, que puedas cambiar colores, fotos de perfil, etc. 

Integraciones personalizadas

Un software potente y eficiente para tu empresa, mediana o grande, también debe ofrecer opciones de integración. Es decir, que al menos puedas vincularlo con otros programas digitales, para lograr una integración operativa.

No siempre es posible integrar un software de RR. HH. con todos las demás plataformas. Sin embargo, asegúrate de poder hacer integraciones con algunas de ellas. 

2. Flexibilidad

En la actualidad, todo cambia con rapidez. En consecuencia, verifica que el software se adapte a esos cambios y necesidades. Por ejemplo:

• Que la herramienta se puede usar en el celular o en la computadora cuando se desee.
• Que se puedan editar-modificar registros si se incurre en error. Ejemplo: un trabajador, por olvido, checó su salida de la empresa más tarde de lo que debía. Entonces, debe poder solicitar una rectificación en la plataforma, con solo un par de clics (y el administrador debe poder aceptar o denegar tal rectificación).  

3. Funcionalidades

Si estás pensando en una solución completa de RR. HH., considera que estas pueden incluir hasta 20 o más funcionalidades. 

Sesame HR, por ejemplo, es una de las más completas y ofrece más de 30 soluciones para toda el área de gestión humana. 

Eso sí, en el contexto mexicano, nuestra guía de compra de software de recursos humanos tiene claro los tres grupos de funcionalidades más demandadas:

• Reclutamiento y selección de personal 
• Control de horario (debería incluir gestor de turnos, vacaciones y ausencias, así como horas extras)
• Evaluación de desempeño.

4. Deslocalización

Gran parte de las compañías de 100 o más colaboradores suelen permitir el home office a algunos -o a todos-. 

Por lo anterior, el software de recursos humanos debe poder usarse tanto dentro de la sede física como fuera de ella, incluido el teletrabajo.

Asegúrate de que la solución que adquieres cuenta con geolocalización. Así será mucho más difícil ‘burlar’ el control horario, pues sabrás siempre dónde se ubican todos tus empleados que estén activos.

5. Facilidad de uso

Algunos creen que la experiencia de usuario (UX) es algo secundario, pero no lo es:

• Imagínate que los empleados no se aclaren a la hora de usar la App de recursos humanos, eso sería un problema.
• Entonces, te sugerimos que pruebes durante una o dos semanas el software de RR. HH. que piensas comprar. Así sabrás -administradores y empleados- si en verdad funciona bien y es fácil de usar.  

6. Escalabilidad

Puede ser que tu plantilla hoy cuente con 100 ó 150 trabajadores. Pero, es posible que más adelante llegues a 200, 300 o incluso más empleados:

• En ese caso, lo más recomendable es que contrates una plataforma de RR. HH. capaz de llevar la información y operación de cientos de usuarios. Pregunta esto antes de comprometerte con algún servicio.

7. Actualizaciones automáticas

La tecnología mejora día tras día, así que tu solución digital  ha de actualizarse de forma constante. 

Si tu software no se actualiza con cierta periodicidad, puede ser que no estén trabajando por brindarte un mejor servicio. 

8. Capacidades internacionales

Así como hablamos de la necesidad de controlar el home office con la aplicación, también será más fácil para la empresa si puedes usar la misma herramienta para distintos países:

• No todos los softwares de recursos humanos cuentan con esa posibilidad. Pero, si tu empresa es transnacional o multinacional, lo ideal es que tu software de RR. HH. se pueda usar allí donde tengas empleados. Esto implica que cuente con funcionalidades adaptadas a la legislación laboral de cada país.   

9. Protección de datos

Lo más valioso de tu empresa es el capital humano que la lleva hacia adelante. En consecuencia, la información de las personas y datos operativos de recursos humanos deben estar bien custodiados.

Desde nuestra guía de compra de software de recursos humanos te sugerimos verificar que la opción que elijas cuente con encriptación de datos. Es la forma correcta de proteger los valiosos datos de tu compañía.

10. Precio y presupuesto

No va a pagar lo mismo una organización de 50 empleados que una de 250. Eso está claro. Pero, sí puedes averiguar cuál es la solución digital que mejor responde a tus necesidades y presupuesto.

En cuanto al precio, recuerda lo siguiente:

• Si compras una suscripción anual de un software de Recursos Humanos, deberías obtener un mejor precio que si lo pagas mensual. 
• No siempre lo más barato es lo mejor. Entérate y verifica primero todos los aspectos que hemos mencionado en esta guía.

5 consejos para elegir el software de recursos humanos adecuado

Antes de cerrar nuestra guía de compra de software de recursos humanos, te dejamos 5 tips extra para escoger bien:  

1. Compara los requisitos

Observa en qué es mejor cada software, qué ofrece uno que aquel otro no tenga, etc. Así podrás identificar cuál de todos cumple los requisitos que has definido para elegir.

2. Define tu presupuesto

A la hora de comprar un servicio de software es clave definir cuánto estás dispuesto a pagar. Luego, prioriza las funcionalidades que más necesitas, para que asignes el presupuesto de forma correcta. 

Si, por alguna razón te gusta un software y ves que supera tu presupuesto, no descartes el hablar con una gente de ventas. A lo mejor puedes lograr un acuerdo de mutuo beneficio.

3. Pide una demostración

Nunca adquieras un software de gestión humana sin antes probarlo durante al menos un par de días. Así te familiarizas con su interfaz y funciones.

También, pídele al agente encargado que te muestre cada parte operativa del programa. Es una buen forma de ver y resolver dudas en tiempo real. Luego, agradecerás haber visto una demostración.  

4. Revisa el contrato

Deben quedar claros múltiples aspectos, entre otros:

• Cuánto pagarás por cada empleado que use el software
• Desde cuándo y hasta qué fecha contratas el servicio
• Qué tipo de asistencia técnica obtendrás durante el uso de la plataforma. 

5. Programa la instalación

Una vez que hayas contratado el software de RR. HH. planifica el proceso de instalación. 

Incluye la asistencia de los administradores y especialistas de recursos humanos. También sería adecuada la presencia de algunos managers de equipo:

• Así entran en contacto con la plataforma y luego podrán aclarar a los empleados cualquier duda.  

Sesame HR, tu software de RRHH

Ya que te has leído la guía de compra de software de recursos humanos, esperamos que te sea muy útil. 

También, nos gustaría contarte que Sesame HR es el programa de RR. HH. que puede responder a todas tus necesidades:

• Somos una solución integral para cubrir cada área de RR. HH. Desde ATS de reclutamiento hasta control de horarios, evaluaciones de desempeño, gestión documental y mucho más.
• Nos encantaría escucharte y poder darte soluciones ágiles para tu empresa de 100 o más colaboradores: contacta con nosotros sin compromiso y prueba gratis  Sesame HR.