Gestión documental: Tipos y beneficios para tu empresa

15 de julio, 2021

Todos los días, una empresa siempre está generando documentos. Así que, para controlarlos, es importante contar con un sistema de gestión documental que permita manejarlos de forma correcta y eficiente.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el sistema a través del cual se administran los documentos de una empresa.

Este sistema debe de permitir la recuperación de archivos, una extracción sencilla de los mismos, eliminar aquellos que no sean necesarios y conservar los que son importantes durante un tiempo (que a veces pueden llegar a ser décadas).

Cuando se habla de que la gestión documental sirve para administrar los documentos, se refiere a todos los tipos. Estos son:

• Justificantes: Prescripciones médicas, ausencias, bajas laborales u otros justificantes.
• Documentos laborales: Son todos los que tienen que ver con la situación laboral de un empleado. Pueden ser contratos laborales, certificados u otra documentación personal, como actas de nacimiento o comprobantes de la CURP.
• Nóminas: Las nóminas son un documento que se le debe de entregar a un colaborador cada cierto tiempo junto con su salario. En ellas se muestran los impuestos y los conceptos por los que se le está remunerando al trabajador.
• Recibos: Desde comprar unas tijeras hasta adquirir máquinas industriales. Toda compra genera recibos que deben almacenarse para las declaraciones de impuestos.
• Otros documentos: Otros documentos que no entran en alguno de los cuatro anteriores, pero que su almacenamiento puede ser obligatorio para la empresa. Por ejemplo, manifiestos ambientales o pases de salida.

El problema que enfrentan las empresas

Manejar estos documentos no es una tarea sencilla, sobre todo cuando se trata de una empresa grande. Cada día se generan un montón de archivos, entre los que hay que decidir cuáles hay que desechar, cuáles hay que almacenar y en dónde se van a guardar.

Gestionar los documentos de forma física es lo que se venía haciendo hasta ahora. Sin embargo, esto presenta varios problemas.

Lo primero, es que resulta tedioso y complicado de hacer, y entre tantos documentos es fácil cometer errores. Segundo, genera grandes cantidades de papel y, por lo tanto, se crea un mayor impacto ambiental.

Por último, extraer los archivos para ver cierta información puede tomar algo de tiempo buscando y buscando.

Además, hay documentos que requieren almacenarse durante 10 años o más. Sobre todo, cuando se habla de documentos requeridos para el cumplimiento de las normas ISO.

La solución a estos problemas es la “digitalización”. Manejar los documentos de forma digital tiene la misma validez legal, y soluciona los problemas de almacenamiento y reduce los impactos al medio ambiente.

El uso de un software de gestión documental para tu empresa

Para lograr esta digitalización, se utilizan softwares que cuentan con la función de gestor documental. Hay varios en el mercado, pero uno de los más completos es Sesame.

Sesame es un software de gestión de recursos humanos que cuenta con un gestor documental.

Este te permite subir de forma electrónica tus documentos y ponerlos en distintos grupos para que te sea fácil verlos en cualquier momento.

Por ejemplo, una vez que des de alta a un empleado en la aplicación, puedes subir sus justificantes, nóminas, contratos y otros documentos en su perfil.

Suponiendo que necesitas revisar su contrato, solo debes abrir la aplicación, ir a la sección de documentos, buscar su nombre, seleccionarlo, y automáticamente te aparecerán los documentos asociados a él.

Digitalizar tus documentos es totalmente seguro con Sesame gracias a su sistema de encriptación, y puedes asignar roles para que no todas las personas tengan acceso a la misma información.

Básicamente, con Sesame puedes almacenar todos tus documentos en un solo lugar. Así, te ahorras mucho tiempo.

Puedes probar Sesame gratis por 14 días aquí.

Tener un sistema de gestión documental efectivo es importante y te ayuda a cumplir con las leyes y normas del país.

Si todavía no tienes bien definido este sistema, no dudes en usar un software, pues te evitará muchas complicaciones.