De qué forma proteges tus archivos con el software de Sesame HR

11 de agosto, 2023

Tú, ¿de qué forma proteges tus archivos?

La gestión eficiente de RR. HH. implica no solo optimizar los procesos, sino también garantizar la seguridad y confidencialidad de la información sensible de la empresa. Uno de los aspectos cruciales en este sentido, es la protección de los archivos y datos relacionados con el personal.

Existen empresas que aún no han migrado su archivo de documentos al entorno digital. Estos almacenes sólo ocupan espacio y generan costos no productivos. Además, el riesgo que corren los documentos es alto, ya que pueden extraviarse, dañarse o destruirse.

Por lo tanto, te invito a que exploraremos juntos cómo el uso de un 💻 SIRH de recursos humanos nos ayuda con el archivo de documentos. Estas herramientas pueden desempeñar un papel fundamental en la protección de archivos y salvaguardar la integridad de los datos.

Qué es un archivo de documentos

Estas soluciones digitales ofrecen una variedad de características diseñadas para mantener la confidencialidad de la información personal y relevante.

Al implementar un software de RR.HH., las organizaciones pueden fortalecer sus medidas de protección de archivos y cumplir con las regulaciones de privacidad.

Facilidades

Pero, antes de cuestionar de qué forma proteges tus archivos, definamos lo que llamaremos «archivo de documentos».

Un archivo de documentos se refiere a un conjunto organizado de documentos o registros almacenados, de manera sistemática y estructurada.

Estos documentos pueden ser de diversa naturaleza, como textos, imágenes, videos, presentaciones, hojas de cálculo, entre otros formatos digitales o físicos.

El propósito principal de un archivo de documentos es facilitar el acceso, la búsqueda y la recuperación de la información contenida en los documentos. Esta búsqueda y acceso puede ser tanto para uso interno como externo.

Además, los archivos de documentos permiten mantener un registro histórico de las actividades y decisiones de una organización o individuo. Clave para las distintas áreas del organigrama de empresa. 🏬

Importancia y gestión

En un entorno empresarial, los archivos de documentos tienen una gran relevancia. Estos sirven para el seguimiento de transacciones, contratos, comunicaciones, informes financieros, políticas y procedimientos, entre otros registros esenciales para el funcionamiento de una empresa.

La gestión adecuada de los archivos de documentos implica la aplicación de prácticas de organización, clasificación, indexación y conservación.

Hasta hace unas décadas, incluso existía una materia llamada “Archivonomía” en las carreras de negocios. Lo que se busca es garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información a lo largo del tiempo.

Cuál es la manera correcta de archivar documentos digitales de RRHH

La manera correcta de archivar documentos digitales de recursos humanos implica seguir una serie de prácticas y pautas. Estas medidas buscan garantizar la organización, seguridad y accesibilidad de la información.

Pero antes de mencionar las medidas que debes seguir, deberás tener tu archivo de documentos de manera digital.

Cómo digitalizar los documentos

La digitalización de documentos es el proceso que modifica el formato analógico para hacerlo digital.

En el formato digital, la información se organiza en unidades discretas de datos, denominadas bits. Estos son los datos binarios que pueden procesar las computadoras y muchos dispositivos con capacidad informática.

La digitalización de la información facilita su conservación, acceso y uso compartido.

Por ejemplo, imagina un escenario de reclutamiento. Un currículum original solo puede ser accesible para una persona que lo tiene de manera física. Pero, si el documento está digitalizado, puede estar disponible para diversas personas en la empresa.

Menores costos

Existe una tendencia creciente hacia la digitalización de datos en las organizaciones. Por eso, es conveniente preguntarse de qué forma proteges tus archivos.

De acuerdo con un estudio de la Asociación Mexicana de Internet (AMIPCI):

el 50% de las empresas en México utilizan sistemas electrónicos para el almacenamiento y gestión de documentos.

La digitalización del almacenamiento de documentos reduce de manera inmediata los costos en todos los ámbitos. También, facilita la búsqueda de documentos y los hace accesibles desde cualquier lugar por las personas autorizadas para ello.

De qué forma proteges tus archivos: prácticas a seguir

A continuación, te presentamos algunas prácticas clave, que te servirán para gestionar tu archivo de documentos.

1. Crea una estructura jerárquica de carpetas que refleje la organización de los diferentes tipos de documentos. Como contratos, currículums, 📊 evaluación de desempeño, entre otros.
2. Utiliza nombres de carpetas claros y descriptivos.
3. Define un sistema de nomenclatura para los archivos, que sea coherente y fácil de entender.
4. Si es necesario actualizar o revisar documentos, utiliza un sistema de control de versiones para mantener un historial de cambios.
5. Protege los archivos de RR. HH. mediante el uso de encriptación, contraseñas y permisos de acceso. Limita el acceso solo a las personas autorizadas.
6. Establece un sistema de copias de seguridad programadas, para evitar la pérdida de datos en caso de fallos técnicos o incidentes.
7. Utiliza un software de gestión de documentos específico para RR. HH., que permita la búsqueda, clasificación y gestión eficiente de los archivos digitales. Este último punto es básico para lograr una adecuada gestión.

Es cierto que puedes emplear plataformas como Drive o Dropbox para almacenar y compartir documentos. Pero, carecen de ciertas funciones que poseen las plataformas especializadas. Conozcamos una de ellas.

De qué forma proteges tus archivos con la App Sesame HR

Un software de RR. HH. puede desempeñar un papel crucial en la protección de archivos. Brinda una serie de características y medidas de seguridad. La especialización en el área es lo que ayuda en la gestión de este tipo de documentos.

Sesame HR es la plataforma de la que vamos a hablar. Este software es de los más completos para las áreas de recursos humanos. Entre las funciones que cuenta para la gestión de tu archivo de documentos se encuentran las siguientes.

Centralización y clasificación de archivos

Con esta plataforma podrás tener centralizados todos los documentos referentes a la gestión de personal de tu empresa. Podrás reunir justificantes, contratos, certificaciones, nóminas, comprobantes de gastos y otros.

Además, podrás clasificar de manera óptima cada carpeta, para hacer más fácil la localización de los archivos. También podrás recibir notificaciones cuando algún miembro del equipo suba un archivo nuevo.

Gestión de permisos y niveles de acceso

Sesame HR permite establecer y gestionar los permisos de acceso a los archivos. Esto significa que solo las personas autorizadas tendrán la capacidad de ver, modificar o eliminar documentos específicos. Además, cuenta con un mecanismo de inicio único de sesión (single sign on) para mayor seguridad.

Firma de documentos

El 73% de las empresas en México ya utilizan tecnología de firma electrónica en sus procesos (DocuSign).

Sesame HR ✍🏼 cuenta con la funcionalidad de firma digital avanzada. Esta agiliza la autorización de documentos y garantiza la identidad de los firmantes.

El sistema también envía notificaciones cuando los archivos hayan sido aceptados.

Encriptación de datos

Esta herramienta utiliza técnicas de encriptación para proteger los archivos almacenados. Sesame HR codifica la información, de manera que solo pueda ser accesible con una clave o contraseña específica.

Así aseguras que los datos estén protegidos, incluso en caso de acceso no autorizado.

Accesibilidad

Este software cuenta con una App móvil, desde la cual se puede acceder al archivo de documentos. De esta manera, los colaboradores pueden acceder a la información desde cualquier ubicación donde se encuentren.

Al aprovechar estas características proporcionadas por Sesame HR, las organizaciones pueden fortalecer la protección de sus archivos. Además, tendrán una mejor administración de los datos y mejorarán el acceso a los mismos.

7 consejos para proteger tus archivos con Sesame HR

Sesame HR hará mucho del trabajo de gestión. Sin embargo, la calidad de los resultados de búsqueda y gestión será un reflejo de la calidad de nuestra información.

Por ello, te sugerimos seguir estos consejos. De qué forma proteges tus archivos será modificada de manera positiva con este software.

1. Organiza una estructura de carpetas coherente

Crea una estructura de carpetas lógica y consistente que refleje la clasificación de los archivos de tu área de recursos humanos.

Por ejemplo, puedes tener carpetas para contratos, currículums, diplomas de estudios, evaluaciones de desempeño, entre otros. Esto facilitará la navegación y la búsqueda de archivos.

2. Aplica metadatos

Utiliza los metadatos para agregar información adicional a los archivos. Puedes incluir datos como el nombre del empleado, el departamento, la fecha de creación, etc. Esto ayudará a agilizar la búsqueda y el filtrado de documentos.

3. Utiliza la autogestión de documentos

Permite que tus colaboradores suban sus propios documentos para agilizar los procesos.

Un ejemplo de ello es hacer que el trabajador suba sus justificantes médicos para una ausencia laboral. Otro ejemplo similar es la carga de los comprobantes de gastos.

4. Establece permisos de acceso adecuados

Configura los permisos de acceso de manera precisa. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan ver, editar o eliminar archivos.

Otorga permisos basados en los roles y responsabilidades de cada usuario dentro de Sesame HR.

5. Almacena evidencias

Existen diversas normativas que piden contar con evidencias para posibles auditorías. Es recomendable guardar todos tus documentos en Sesame HR.

Puedes almacenar evidencias de estudios, reportes de las incidencias en nómina, actas administrativas, contratos, certificados, etc.

6. Etiqueta y categoriza los archivos

Utiliza etiquetas o categorías para clasificar los archivos, según criterios específicos, como el estado de empleo (activo, inactivo), nivel jerárquico o ubicación geográfica.

Esto facilitará la búsqueda y el filtrado de archivos en este software.

7. Sincroniza con otros procesos

El almacenamiento de documentos permite que la información esté disponible cuando sea necesario. Crea tus procesos alrededor de esta plataforma.

Por ejemplo, puedes diseñar tu proceso de reclutamiento, donde el expediente de cada prospecto se vaya alimentando con resultados de pruebas, evaluaciones y entrevistas.

Al seguir estos consejos, podrás gestionar tus archivos de RR. HH. de manera eficiente. Y, mantener la integridad, seguridad y accesibilidad de la información con Sesame HR.

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