Firma digital online para documentos de Recursos Humanos y empresa

28 de noviembre, 2023

Imagina la firma digital online como el pincel mágico que transforma los laberintos burocráticos en senderos eficientes y sin complicaciones. Es una herramienta que ha venido a agilizar cualquier proceso empresarial y de Recursos Humanos.

En el torbellino diario, donde los documentos empresariales y la 👩‍💻gestión de Recursos Humanos requieren rapidez y precisión, esta tecnología emerge como el aliado ideal. En este viaje hacia la simplificación, la firma digital online destaca como un faro de eficacia.

Desde su introducción, esta herramienta ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus documentos críticos. Acompáñanos a explorar sus ventajas y las innovadoras herramientas de software de Recursos Humanos que las hacen posible.

Herramienta de firma digital online Sesame HR

La firma digital online de una aplicación de RR.HH. opera como el guardián digital de la autenticidad y la seguridad en la gestión de documentos. Según un informe de P&S Intelligence, la implementación de la firma electrónica puede aumentar la eficiencia en el flujo de trabajo en hasta un 80%.

Este proceso se despliega de manera eficiente y sencilla, asegurando la validez legal de cada firma electrónica. Para entender cómo funciona este mecanismo dentro de una app de RR.HH., veamos un ejemplo.

Sesame HR cuenta con las funciones de firma electrónica que puedes requerir en tu organización. Esta app permite que las personas utilicen su firma electrónica para firmar contratos, auditorías y otros documentos relevantes.

Algunas de las funciones mediante las cuales opera la firma digital online de este software son las siguientes.

Identificación del usuario

El usuario inicia sesión en la aplicación de Sesame HR, autenticándose mediante sus credenciales seguras y 📲control de acceso biométrico.

Selección del documento

Una vez dentro de la plataforma, el usuario elige el documento que requiere firma. Puede ser un contrato laboral, una autorización, o cualquier otro documento pertinente.

Ubicación de la firma

La aplicación guía al usuario para colocar su firma en los campos designados. También puedes conocer la dirección IP de la firma y la ubicación desde donde se firmó.

Generación de la firma digital

La app genera una firma digital única para el usuario, basada en algoritmos criptográficos. Esta firma digital actúa como una huella digital única e irreproducible.

Cifrado y seguridad

El documento, junto con la firma digital, se cifra para protegerlo contra alteraciones no autorizadas y garantizar su integridad.

Notificaciones y recordatorios

Sesame HR envía notificaciones para recordar a las personas que tienen pendiente la firma de un documento. También se puede recibir información sobre el avance de los procesos de firma.

Almacenamiento seguro

Una vez completada la firma, el documento firmado de manera digital se almacena de manera segura en la nube, accesible solo para las partes autorizadas.

Variantes de firma

Con esta app puedes solicitar la firma de varias personas para un mismo documento. También se pueden limitar los plazos de firma de los documentos.

Verificación y auditoría

La firma digital puede ser verificada en cualquier momento para asegurar su autenticidad. Sesame HR conserva registros biométricos como la posición, velocidad, presión y dispositivo de firma.

Este proceso eficiente acelera los trámites en tu organización. También fortalece la seguridad y la confiabilidad en el manejo de documentos cruciales para la gestión de Recursos Humanos.

Firma digital online OTP

Sesame HR ofrece también la funcionalidad de firma digital OTP (One-Time Password). Esta es una variante de la firma digital que implica el uso de contraseñas de un solo uso para autenticar la identidad del usuario al firmar documentos.

La firma electrónica online OTP añade un nivel adicional de seguridad al proceso de firma electrónica. Al inicio del proceso, el empleado o usuario, ingresa a la app de Sesame HR.

Selecciona el documento que requiere firma, como un contrato o formulario.

Antes de la firma, la aplicación genera un código OTP único y lo envía al usuario. Esto se hace a través de un canal seguro, como un mensaje de texto, a su teléfono móvil.

El usuario recibe el código OTP y lo ingresa en la aplicación en un campo designado. Sesame HR verifica la validez del código OTP, asegurando la autenticación del usuario. Una vez autenticado, el usuario puede proceder a firmar digitalmente el documento.

Ventajas de la firma digital online de Sesame HR

La implementación de la firma digital online es una estrategia que ha venido creciendo en los últimos años. Markets & Markets proyecta que el mercado de firma electrónica crezca a una tasade crecimiento anual compuesta del 31%. Esperan que se alcancen 14.1 mil millones de dólares para el 2026.

Esta es una tendencia mundial gracias a sus múltiples beneficios. En específico, el uso de la app de Sesame HR conlleva una serie de ventajas significativas.

Esta herramienta transforma la gestión documental y la interacción con los procesos laborales. Aquí destacamos algunas de las principales ventajas.

Eficiencia operativa

Este software agiliza y simplifica el proceso de firma de documentos. Llega a eliminar la necesidad de trámites físicos y reduce de modo considerable los tiempos de espera.

Ahorro de tiempo y recursos

Sesame HR minimiza el tiempo dedicado a la recolección física de firmas. Esto se logra, ya que los documentos pueden ser firmados y gestionados de manera instantánea y remota.

Reducción de costos

Puedes eliminar gastos asociados con la impresión, envío postal y almacenamiento físico de documentos. De esta manera, contribuye a un ahorro económico significativo a largo plazo.

La Asociación de Firma Electrónica (ESRA) informó que las empresas pueden ahorrar hasta $25 dólares por documento al adoptar la firma electrónica.

Seguridad jurídica

Sesame HR proporciona un nivel elevado de seguridad y autenticación. La app garantiza la validez legal de las firmas electrónicas y la integridad de los documentos.

El 71% de las organizaciones que implementaron la firma electrónica notaron una mejora en la seguridad de los documentos y el cumplimiento normativo. Este es un dato revelado por un estudio de AIIM.

Acceso remoto

La app facilita la firma de documentos desde cualquier ubicación. Permite que los empleados, incluso aquellos que trabajan de forma remota, participen en los procesos de firma sin obstáculos.

Integración con herramientas de RRHH

Esta función se integra de manera ágil con otras herramientas de Recursos Humanos con las que cuenta Sesame HR. Puedes integrarlo con procesos de 💻reclutamiento, onboarding o de gestión de nóminas, entre otros.

Esta posibilidad proporciona una solución completa y fluida para la gestión de documentos relacionados con el personal de tu empresa y 📂gestión del talento humano.

Auditoría y rastreo

Ofrece funciones de auditoría que permiten rastrear las actividades de firma, incluyendo quién firmó un documento, cuándo y cualquier cambio realizado.

Ecología y sostenibilidad

Contribuye a la reducción del uso de papel y recursos asociados, alineándose con prácticas empresariales sostenibles y respetuosas con el medio ambiente.

Compatibilidad internacional

La firma digital online de Sesame HR cumple con estándares y regulaciones internacionales. Esto facilita la firma de documentos en entornos multinacionales y el cumplimiento de requisitos legales en diferentes jurisdicciones.

Experiencia del usuario mejorada

Una encuesta de Aragon Research mostró que el 71% de las empresas considera que la firma electrónica mejora la experiencia del cliente.

Esta app también simplifica la experiencia del usuario al proporcionar una forma rápida y conveniente de firmar documentos. mejorando la satisfacción de empleados y colaboradores.

La firma digital online en 🚀Sesame HR no solo optimiza la eficiencia operativa. También fortalece la seguridad y la conformidad legal en los procesos documentales.

Con ello, se posiciona como una herramienta indispensable en el entorno empresarial moderno.

Ejemplo de firma digital online en un equipo de RRHH

Veamos un ejemplo de cómo se puede integrar la firma digital online en el día a día de una organización.

Imagina que una empresa busca contratar a un nuevo gerente de ventas. El equipo de Recursos Humanos utiliza la aplicación especializada en RR.HH. de Sesame HR que integra una robusta función de firma digital online.

El gerente de recursos humanos inicia el proceso enviando una invitación al candidato seleccionado. El candidato, Alonso, recibe la notificación y accede a la plataforma desde su computadora.

Firma del contrato

En la plataforma de Sesame HR, encuentra el contrato de trabajo y algunos formularios relacionados con políticas internas y beneficios. Alonso revisa los documentos y utiliza la función de firma digital para colocar su firma única y segura en cada uno.

Una vez que Alonso completa la firma, la aplicación verifica de manera automática la autenticidad de la firma digital y confirma la validez del proceso. Los documentos firmados quedan almacenados de manera segura en la nube, accesibles para el equipo de recursos humanos.

La eficiencia del proceso de firma digital online permite a Alonso completar la documentación en cuestión de minutos, acelerando el proceso de contratación.

Además, el equipo de Recursos Humanos puede realizar un seguimiento instantáneo del progreso y garantizar la conformidad legal, todo sin la necesidad de documentos físicos.

Onboarding

Ahora Alonso recibe a través de la app su lista de tareas que debe completar para su proceso de onboarding. Dentro de las mismas, se encuentra la lectura de las medidas de seguridad que se compromete cumplir.

Después de leer las mismas, firma de manera digital la aceptación de dichas políticas. Con ello, su expediente se va completando para entrar de lleno a sus actividades diarias.

Así como estos ejemplos, se pueden automatizar muchos procesos en donde se requiere la firma de las personas. Estas funciones son flexibles para atender las necesidades particulares de cada empresa.

Prueba Sesame HR de manera gratuita y solicita tu demo. Estamos seguros que pronto te sumarás a esta tendencia de digitalización documental.