Formulario de evaluación de desempeño: ¿cómo hacer uno de cero?

5 de marzo, 2024

Contar con un adecuado formulario de evaluación de desempeño es la diferencia entre obtener datos relevantes para la toma de decisiones o información sin relevancia.

Además, cómo configuremos nuestro formato de evaluación de desempeño tiene repercusiones en la efectividad de nuestro proceso de evaluación de desempeño.

Y es que para muchos trabajadores, llenar un cuestionario largo y con preguntas poco claras, puede ser aburrido y poco atractivo:

Por eso, ¡te invitamos a leer este instructivo contenido!

Estructura lógica en el formulario de evaluación de desempeño

Parecería un consejo que puede estar de más, pero en ocasiones los formularios no tienen un orden lógico y así los evaluadores se pierdan.

Entonces, lo recomendable es agrupar por tipo de competencias a evaluar:

• Una sección para las generales
• Otra sección para las específicas (por puesto o nivel de organigrama).

Con lo anterior:

• Aumentas la comprensión de la evaluación que se esté realizando
• Permite personalizar el peso de cada sección, conforme al puesto del evaluado.

Nombrar con claridad cada indicador para la evaluación de desempeño

El nombre que le pongamos a cada indicador es relevante para la comprensión de los aspectos a evaluar. Dichos nombres darán orientación a los evaluadores y también a los reportes de resultados que se extraigan.

Así es que no dudes en identificar el nombre de cada competencia (liderazgo, capacidad de negociación, servicio al cliente, etc.).

• En este punto, piensa en tu plantilla de 50 o más colaboradores, pues entre más clara sea la evaluación, más efectiva y fácil de analizar será.

Opciones de respuesta

Lo mismo debe pasar con la descripción de las opciones de respuestas. Si éstas no son claras, las personas pueden cometer errores o no saber cómo evaluar el desempeño.

En este sentido sugerimos no usar escalas numéricas y mejor utilizar conceptos con significado:

• Excelente
• Regular
• Necesita mejora, etc.

Redactar preguntas sencillas y brindar descripciones

Además de contar con títulos claros de cada indicador, las preguntas del formato de evaluación de desempeño deben redactarse de manera clara y concisa. Trata de valorar un sólo aspecto en cada interrogante.

Definir la escala de puntuación de la evaluación de desempeño

La escala que se emplee para definir las opciones de respuesta impacta en la manera que se van a presentar los resultados. Se debe definir:

• El nombre de cada respuesta
• La cantidad de opciones
• Método de valoración.

En el tema de la cantidad de opciones, lo recomendable es usar un número par de opciones.

También se debe definir la puntuación mínima para declarar la competencia como suficiente para el puesto. Importante:

No se trata de que los colaboradores aprueben un examen, sino de detectar las fortalezas y áreas de oportunidad de la persona.

Cuidar la imagen del cuestionario

El diseñar un cuestionario o una encuesta laboral agradable a la vista motiva a su llenado. Entonces, debemos cuidar todos los detalles gráficos y de aspecto:

• El diseño debe ser acorde a la imagen de marca

• Cuida la relación de contenidos vs. espacios que permitan descanso a la vista
• Incluye imágenes, también ayudará.

En este punto también debemos considerar la extensión del cuestionario. Si este es muy largo, debemos cuestionar y priorizar las preguntas a realizar.

Recuerda que el éxito de una evaluación de desempeño depende el tiempo de planeación y preparación que le demos a cada paso.

Preguntas que puedes realizar en un formulario de evaluación de desempeño

Dependiendo de la metodología de evaluación que se seleccione será el formato y el número de cuestionarios que deberás tener para evaluar a cada colaborador.

Como bien sabrás, no existen formatos únicos:

• Cada puesto tendrá sus funciones muy específicas
• En cada empresa se querrá medir las competencias que se requieren para alcanzar sus objetivos particulares.

Veamos a continuación ejemplos de preguntas que se pueden aplicar en el formato de evaluación de desempeño.

Preguntas para una entrevista one to one

Algunas de las preguntas que puedes hacer al iniciar son:

1. Antes de empezar, ¿hay algo que quieras decir? Es una excelente forma de empezar la reunión, ya que le das la oportunidad al evaluado de expresar su opinión o decir algo relacionado con el proceso.
2. ¿Cuál crees que es el propósito de esta evaluación? Esta pregunta nos puede dar una pista de la actitud del evaluado ante la evaluación.
3. ¿Cuál ha sido tu mayor logro en los últimos meses? Es la oportunidad de empezar por los aspectos positivos que brindan confianza al evaluado.

Más específicas y reveladoras

1. Si pudieras modificar algún aspecto de tu puesto actual, ¿cuál sería y cómo implementarías el cambio? Puedes conocer las deficiencias en un puesto de trabajo.
2. ¿Cuál sería el puesto siguiente en el que te gustaría desempeñarte dentro de la empresa? Al preguntar sobre sus objetivos, podemos ayudarlo a alcanzarlos o a dirigir su plan de carrera.
3. ¿Qué aspectos crees que deberías mejorar? Podemos ver si la persona es consciente de sus limitaciones y áreas de oportunidad.
4. ¿Con qué habilidades cuentas que te hagan más eficiente en tu trabajo? Aquí podemos saber si la persona es compatible con las necesidades que exige su puesto.
5. ¿Qué aspectos u obstáculos están impidiendo que llegues a los objetivos? Para conocer en qué necesita ayuda.
6. ¿Qué harías diferente si fueras quien dirige al grupo (equipo)? Con esta pregunta puedes conocer con qué aspectos de liderazgo no está conforme el evaluado y puedes extraer ideas para mejorar el trabajo.
7. ¿Qué cambios te gustaría que sucedieran en tu ambiente laboral?: para extraer ideas que tengan los colaboradores de cómo quisieran tener su lugar de trabajo o cambios en la cultura de empresa.

Preguntas para un cuestionario de evaluación de desempeño

En el caso de los cuestionarios que se diseñan para que los contesten los evaluadores, las preguntas dependerán de quien sea el encargado de responder.

Por ejemplo, son diferente las preguntas que les debes hacer a los evaluadores pares, que a los superiores o a los subordinados.

Pero un formato de evaluación de desempeño común es con respuestas binarias. Este es el que sólo acepta dos respuestas:

• Sí-no
• Verdadero-falso
• Sí cumple-no cumple.

Interrogantes útiles

A continuación, te presentamos una lista de frases que podrán ayudarte en el diseño de los cuestionarios para tu próxima evaluación de desempeño:

• ¿Alcanzó los objetivos de x ventas? (aquí el indicador varía de acuerdo a los objetivos del evaluado).
• ¿Logró un buen nivel de rendimiento en su área de trabajo?
• ¿Demostró ser proactivo en las actividades de su proyecto?
• ¿Se comunica de manera eficaz con sus compañeros de trabajo?
• ¿Sabe escuchar con interés las opiniones del equipo?
• ¿Desarrolló estrategias exitosas que resolvieron los retos que afrontaba el equipo?
• ¿Busca fomentar un ambiente creativo en su lugar de trabajo?
• ¿Es puntual y cumple con sus horarios?
• ¿Sabe otorgar un servicio adecuado a los clientes?
• ¿Es capaz de asumir un puesto con mayor responsabilidad?

Digitaliza tu proceso de evaluación de desempeño

Para gestionar de manera correcta las preguntas de todo tu proceso de evaluación de desempeño, desde las preguntas para reuniones hasta los cuestionarios de evaluación, te recomendamos implementar el uso de un software de recursos humanos.

Además de contar con plantillas o formato de evaluación de desempeño prediseñadas, el software te permitirán:

1. Guardar tus formatos
2. Dar seguimiento a tus encuestas
3. Almacenar la información obtenida para su análisis posterior.

Todo esto, de manera automatizada. Así, ahorras tiempo y optimizas los procesos relacionados con la aplicación de cada formato de evaluación de desempeño y su análisis.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos y trámites electrónicos, continúa en Sesame HR.