¿Cómo hacer un expediente digital de manera correcta?

17 de agosto, 2022

Todas las empresas generan información de manera frecuente. Esto se debe a que cada actividad o individuo que intervenga en un proceso de la organización, genera información. Por eso, es imprescindible contar con un manejo de expediente digital adecuado para la empresa. 

La administración de la información es la clave. Esta siempre debe hacerse desde la ética de la empresa, para no hacer un mal uso de esto. Por lo anterior, para darle un buen uso a la información debemos tenerla:

• Organizada
• Disponible
• Segura

Entonces, para poder tomar decisiones estratégicas debemos tener acceso a la información de forma fácil. Por eso, ahora vamos a hablar sobre expediente digital y cómo llevarlo bien en tu empresa. Por cierto, que herramientas como un gestor documental te ayudan con ese propósito. 

¿Qué es un expediente digital?

Un expediente digital es un conjunto de archivos digitales, que sirven para varios procesos administrativos. Estos, a su vez, se almacenan con el fin de tenerlos disponibles en un software seguro.

El expediente físico y el digital son casi lo mismo. No hay una diferencia en cuanto a contenido. Ahora bien, el expediente digital nos brinda una serie de oportunidades que el expediente físico no.

Es cierto que el expediente físico nos da cierta sensación de seguridad, por el hecho que lo podemos ver y tocar. Ver firmas, sellos y otras aplicaciones que se dan en los documentos impresos.

Además, el expediente físico no depende de si tenemos o no internet o energía eléctrica para consultarlo. Sin embargo, es necesario que conozcamos cuales son las posibilidades que nos brinda el expediente digital, en comparación con el físico.

¿Por qué digitalizar un expediente?

Algunas de las ventajas de un expediente digital son:

• Descentralizar trámites.
• Transparencia en el uso de los documentos.
• Seguridad.
• Evitar la  pérdida de información.

Apóyate en una herramienta

Una herramienta que te puede ayudar a manejar la base de datos de empleados y con la base de datos de Recursos Humanos, es el software de Sesame HR. Este te permitirá disponer de todos los documentos, pudiendo almacenarlos de forma segura y organizada. 

Además, no estarás limitado por el lugar. Con el uso de expediente digital y gestor documental de Sesame HR, puedes acceder a los documentos desde cualquier lugar. Todo queda almacenado y asegurado en la plataforma web.

¿Cuáles son las ventajas de los expedientes digitales?

La pandemia de la Covid-19 obligó a adoptar herramientas tecnológicas, de manera urgente, en las organizaciones. Y esto ha traído ventajas competitivas. Entonces, veamos al detalle cuáles son las ventajas que los expedientes digitales brindan a una empresa.

Facilidad de acceso

Gracias al uso del software se tiene fácil acceso a los expedientes laborales. El tiempo para localizar un documento específico se reduce al máximo con una simple búsqueda: con palabras clave o filtros personalizados.

Sustentabilidad y reducción de costos

El expediente digital suele almacenarse en la nube. Esto significa que el espacio físico que requiere para su almacenamiento es mínimo. Ya te podrás imaginar los ahorros que esto supone.

Protección de la información

Toda la información que obtenemos de manera digital, debe de estar asegurada y debemos hacer buen uso de esta.

La herramienta correcta para tu expediente digital

La seguridad de los datos debe ser nuestra prioridad. El uso de un software especializado en Recursos Humanos nos ayudara a contar con estructuras robustas, para garantizar la privacidad y la consulta de la información. 

En este sentido, Sesame HR atiende a esta necesidad y brinda otras posibilidades en la gestión de base de datos de empleados.

Automatización

La automatización de tareas aumentará la efectividad y disminuirá el riesgo de errores humanos. En consecuencia, no tendrás que preocuparte de dónde fue a parar un documento importante. Si tienes un expediente digital, siempre tendrás acceso rápido y fácil a cada documento. 

Aumento de la productividad

Gracias al manejo digital, ahorras tiempo para tus colaboradores. Esto permite que puedan centrarse en tareas más relevantes y se incrementará la productividad laboral.

¿Qué elementos integran un expediente digital?

Estos son algunos de los documentos digitalizados que deberán integrar un expediente:

• Documentación personal del colaborador.
• Currículum vitae.
• Constancias educativas.
• Contrato de relación laboral.
• Alta o baja ante el IMSS.
• Perfil y descripción del puesto de trabajo.
• Resultados de pruebas psicométricas.
• Gestión de días de vacaciones.
• Historial de reconocimientos.
• Actas administrativas o sanciones.

Guía para crear un expediente digital a todos tus colaboradores 

Ya sabes las ventajas de contar con el expediente digital para tus colaboradores. Ahora, vamos a ver los pasos que debes tener en cuenta para crearlo.

1. Define el objetivo para mejorar a partir de los expedientes digitales.
2. Define la forma de recolectar toda la información. Por ejemplo, sería que envíen los documentos en PDF, por correo electrónico. 
3. Define la herramienta con la que te apoyarás para la administración de la información. 
4. Elige la información más relevante que te permita cumplir tu objetivo principal.
5. Establece categorías con la información.
6. Concentra toda la información en el expediente. 
7. Utiliza la herramienta elegida para almacenarlo. Puedes usar el manejo de bases de datos de empleados de Sesame HR.
8. Define tus indicadores, que obedezcan a tus objetivos. 
9. Mide tus resultados. 
10. Aplica en otros procesos.

Cumple las políticas de Recursos Humanos

La información de un expediente a menudo contiene información sensible y confidencial. Desde un punto de vista legal, hay varios puntos a considerar, para asegurarte el cumplimiento de las políticas de Recursos Humanos.

En consecuencia, se debe cuidar:

• Privacidad de los empleados: información médica y otra información confidencial.
• Proceso y procedimientos de auditoría de Recursos Humanos
• Cronogramas de mantenimiento de documentos y retención de registros de Recursos Humanos.

¿Estás listo para saltar de los expedientes físicos a los digitales? La tecnología avanza y tu empresa también puede hacerlo. Recuérdalo.

Además, no olvides continuar leyendo nuestro blog y aprovechar nuestras guías, calendarios y plantillas. En Sesame HR estamos para ayudarte a ti y a tu empresa.