5 beneficios de utilizar un gestor de proyectos online para el teletrabajo

22 de noviembre, 2022

Imagina que eres el encargado del equipo de gestión de proyectos de tu empresa. Pero una parte de tu equipo está en presencial y la otra en teletrabajo. ¿Cómo liderar un equipo con modalidades de trabajo diversas? El gestor de proyectos online es la respuesta.

Este convierte el trabajo de tu equipo en indicadores de rendimiento y productividad. Por tanto, ya no habrá excusas para no saber cuáles son sus:

• Tareas.
• Tiempos de entrega.
• Reuniones agendadas con meses de anterioridad.

Por tanto, conoce con nosotros las formas más prácticas de gestionar proyectos de forma exitosa. Asimismo, identifica los beneficios de implementar un gestor de proyecto online.

En este sentido, un software puede ser tu mejor aliado para liderar equipos en modalidad teletrabajo.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es una de las áreas más cruciales de las empresas. En esta, se priorizan programas y proyectos claves para alcanzar los objetivos corporativos.

Para esto, se añaden diversos métodos que permiten planificar, organizar y dirigir las actividades necesarias para lograrlos.

Por tanto, un gestor de tareas debe analizar la viabilidad del proyecto, así como:

• Planificar.
• Ejecutar.
• Hacer el seguimiento y evaluación del mismo.

Es clave aclarar que esta gestión no siempre hace referencia a las actividades diarias de las empresas. De normal, se refiere a las áreas de crecimiento. O que organizan, planifican y gestionan proyectos de interés para la empresa.

Sin embargo, también existen compañías que hacen de la gestión de proyectos un modelo de negocio. Por ejemplo, las agencias de publicidad que manejan cuentas o proyectos por cliente.

Gestión de proyectos online y teletrabajo

Desde el inicio de la pandemia, aprendimos que el teletrabajo es una opción viable y productiva para las empresas.

Para que esta forma de trabajo sea efectiva, se requiere la creación de flujos de trabajo. Esto implica claridad en:

• Obligaciones.
• Espacios de consenso y conversación.
• Tiempos de entrega.

Con la gestión de proyectos online se puede pensar los resultados para crear un ritmo de trabajo en línea:

• Productivo.
• Gratificante para los empleados.
• Conectado con las Nuevas Tecnologías de Información y la Comunicación.

Aspectos de un software de gestión de proyectos online

El software de gestión de proyectos online necesita cumplir con propiedades puntuales para su buen funcionamiento:

• Integral

De esta manera, el software integra varias funciones que se requieren para la gestión. ¿De qué? Calendarios, KPIs, salas de reunión y comunicación interna.

• Versátil

No puede ser este tipo de software que solo se usan en la laptop de la empresa. Idealmente podría usarse en el celular, la tablet y cualquier dispositivo al alcance del equipo.

• Estético y funcional

Ofrecer una interfaz gráfica que haga del software un espacio amable, agradable y estético. Además de funcional.

Una vez incorpores el software, ya no importará si estás de forma presencial o en home office. Todas las acciones del plan de gestión de proyectos online se podrán desarrollar de forma grupal. Y también en tiempo real a través de la web.

5 ventajas de un gestor de proyectos online en teletrabajo

Ahora, ¿qué vas a lograr al añadir un gestor de tareas online? Fácil, el primer beneficio es la opción de automatizar la gestión. Y esto, sin la necesidad de que todos estén en una oficina de forma presencial.

Además de este beneficio, acceder a herramientas digitales:

• Mejora la comunicación.
• Optimiza tiempos de entrega.
• Genera resultados medibles para tu empresa.

Aquí, vamos a enumerar otros beneficios de iniciar tu gestión de proyectos online:

1. Cumplimiento de objetivos

Pensar tu trabajo desde esta perspectiva te genera una estructura. Esta forma de organizar los datos para automatizar el proceso de gestión permite enfocarte en los objetivos.

Después estos objetivos, se vuelven metas y acciones concretas que te generan el plan de trabajo.

Cuando ya existe el plan. La asignación de tareas es sencilla. ¿La razón? Que ya sabes lo que debes lograr para cumplir el objetivo empresarial.

Aspectos relacionados con el seguimiento de los objetivos

También, empiezas a delimitar cuánta gente necesitas para una acción concreta. Y de esta manera, se va creando el proyecto.

Ahora, con un gestor de proyectos online se vuelve más sencillo. Porque todo tu equipo humano tiene un usuario en el software.

De esta forma, puedes asignarle tareas y fechas de entrega. De forma automática, el programa también le ofrecerá una forma de organizar su tiempo. Para así, cumplir con las cosas que son más urgentes.

Podrás mejorar tu gestión enfocándote en el cumplimiento de objetivos.

2. Mejor comunicación

La comunicación asertiva es clave al administrar tareas online. Va desde la infraestructura necesaria para comunicarse, hasta la creación de instrucciones fáciles de entender.

Cuando se piensa en procesos online, se necesitan espacios óptimos de trabajo para conversar. Además de tiempos colectivos e individuales para el avance de las tareas.

No todo el tiempo se debe enfocar en reuniones que no sean prácticas. Sino que se requiere ser eficientes en la comunicación y en el tiempo.

Esto tiene que ver también con la opción de evitar la duplicación de actividades. Sobre todo, por errores en la comunicación interna en la empresa.

Los gestores de proyectos en línea ofrecen esta mejora en comunicación. ¿Cómo? Con ayuda de infraestructura para generar espacios de comunicación. Algunos ejemplos son el uso de alertas y organizar la información en orden de prioridades.

3. Mide tus resultados

La estructura de la gestión de tareas también se expresa en indicadores. Esto hace referencia a la forma en la que se mide la efectividad de un proceso.

Existen diferentes tipos de indicadores. Por ejemplo de:

• Productividad.
• Eficiencia y eficacia.
• Calidad.
• Ganancia.
• Rentabilidad.

Para hacer estas mediciones, se manejan grandes volúmenes de datos. Por esto, la información no se puede procesar sin ayuda de una herramienta online.

4. Organiza el flujo de trabajo

Con un software de gestión de proyectos online podrás diseñar un flujo de trabajo. Esto va más allá de un organigrama al asignar funciones a tu equipo a partir de sus talentos.

Este flujo requiere de coordinación y sincronía que genere ritmo de trabajo. Así, ni se cruzarán tareas ni se duplicarán acciones que desgasten al equipo de forma innecesaria.

5. Óptimo manejo del tiempo

El manejo óptimo del tiempo es clave para la gestión de proyectos online. Sobre todo, si tienes en cuenta que no todo el equipo está de forma presencial.

Necesitarás estrategias para citar a reuniones o talleres. Así como el uso de fechas límites para cumplir con el tiempo de gestión definido para el proyecto.

Esta es una función que establecen estos programas. Ya que el cronograma es una de las formas en las que se planifican las acciones del proyecto.

Desde el software, podrás fijar fechas, espacios y los tiempos que tarda en aplicarse una tarea. Y de esta manera, se pueden evaluar los resultados del proyecto.

Sesame HR, software para gestión de proyectos online

Como líder, elegir el programa correcto te ayudará a tener una visión global del trabajo de tu equipo humano.

Por eso, hoy te presentamos una solución para hacerlo de la mejor forma posible. Y esta es Sesame HR.

Este software de Recursos Humanos cuenta con un gestor de proyectos online.

Todas las funciones de Sesame HR

Este gestor online está pensado para facilitar el trabajo de tu equipo de trabajo. Así como el tuyo como gestor de proyectos.

Sesame HR te ayudará a estar pendiente de cualquier detalle que suceda en el proyecto. Además de ver el avance general.

Con este software se pueden asignar tareas a los empleados por proyecto. Y también por clientes. Esto significa que de forma organizada, un empleado puede aportar a diferentes áreas de la empresa en aras de lograr el objetivo.

También, a través de esta herramienta se puede medir y evaluar el desempeño de los empleados en sus tareas realizadas.

Así, podrás medir la:

• Productividad laboral.
• Rentabilidad de cada proyecto.
• Inversión que hace la empresa en su talento humano.

Además, cuenta con un sistema de alertas que recuerda al equipo sus reuniones, entregas e informes. Pero si estas no se necesitan, el cronograma de entregas también estará a la mano.

Importancia de organizar las tareas del equipo

Como líder del proyecto, podrás etiquetar las tareas en orden de importancia o urgencia. Y así, optimizar su realización. Evitando que se inicien tareas al tiempo que no se requieran hacer con tanta antelación.

Así mismo, puedes tener un equipo que trabaje desde casa u otro país. Sea cuál sea la propiedad del proyecto, pues toda la gestión, planeación y seguimiento es de forma remota.

Al final, centralizar las tareas en un software te ayudará a optimizar el tiempo y distribuir mejor el trabajo.

De esta manera, los proyectos serán más eficientes y productivos en relación a los objetivos. Y tu trabajo, ya no será supervisar que se cumplan las asignaciones. Sino por el contrario, liderar al equipo hacia un gran proyecto.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Ahora, si quieres conocer más sobre software de Recursos Humanos y la gestión de tareas, continúa en Sesame HR.