Qué es un proyecto de mejora continua y cómo se elabora

29 de agosto, 2023

La búsqueda constante de la excelencia operativa se ha convertido en un imperativo para garantizar la competitividad y el crecimiento sostenible. En este contexto, un proyecto de mejora continua emerge como una herramienta esencial.

Un proyecto de este tipo puede optimizar procesos, reducir costos y elevar la calidad en diversas organizaciones. Estos proyectos se definen como un enfoque sistemático y evolutivo. En ellos se busca identificar, analizar y resolver de manera continua los obstáculos que obstaculizan la eficiencia y la efectividad en los procesos empresariales.

Si te llama la atención este tema, acompáñanos en esta lectura. Entraremos en detalle sobre la esencia de los proyectos de mejora continua, delineando sus objetivos fundamentales y los beneficios intrínsecos que pueden generar.

Al comprender la esencia, el método y gestión de proyectos de mejora continua, las organizaciones están mejor equipadas para prosperar en un entorno empresarial dinámico y desafiante.

Proyecto de mejora continua: qué es

La consultora McKinsey & Company publicó que las empresas que implementan proyectos de mejora continua experimentan un aumento promedio del 10% al 30% en su productividad.

¿A qué nos referimos con un proyecto de mejora continua? Podemos definirlos como programas sistemáticos y estructurados que buscan incrementar la eficiencia, la calidad y el rendimiento en los procesos. También pueden orientarse a la mejora de productos o servicios de una organización, siempre de manera constante y progresiva.

Su objetivo principal es identificar áreas problemáticas, eliminar desperdicios, optimizar procedimientos y, en última instancia, elevar el valor proporcionado a los clientes y partes interesadas.

Estos proyectos se basan en la filosofía de que siempre hay margen para el perfeccionamiento. Se pueden apoyar en métodos como el Ciclo de Deming (PDCA: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). Otros enfoques más contemporáneos son Seis Sigma y Lean.

Cómo se hace un proyecto de mejora continua y ejemplo

La elaboración de un proyecto de mejora continua sigue una serie de pasos estructurados para asegurar que los esfuerzos de optimización sean efectivos y sostenibles. Aquí te presentamos un resumen de las etapas clave.

Para terminar de explicar cómo se realiza un proyecto de mejora continua, veamos un ejemplo en la experiencia del cliente en un hotel.

1. Identificación del problema u oportunidad

Define de modo claro el área que necesita mejoras. Puede ser a través de retroalimentación de clientes, datos de rendimiento o identificación de ineficiencias.

Los comentarios de los huéspedes y las reseñas en línea señalan que la experiencia del cliente en el hotel tiene margen de mejora. Se observa una disminución en la satisfacción general, de manera especial en el registro, la atención al cliente y la calidad del servicio de habitaciones.

2. Análisis y diagnóstico

Recopila y analiza datos relevantes para comprender a fondo el problema. Utiliza herramientas como el análisis de causa raíz para identificar las causas fundamentales.

Se realizó un análisis exhaustivo de los comentarios de los huéspedes y se identificaron problemas comunes. Algunos fueron largas colas en el registro, respuestas lentas a las solicitudes y falta de personal en momentos de alta demanda.

3. Establecimiento de objetivos

Define objetivos claros y medibles para el proyecto. Deben ser específicos, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART).

Objetivo Principal: Mejorar la satisfacción del cliente en el hotel en un 20% durante los próximos 6 meses.

Objetivos Específicos:

• Reducir el tiempo de espera en el registro en un 50%,
• Mejorar la tasa de respuesta a solicitudes en un 30% y
• Aumentar la calidad percibida del servicio de habitaciones en un 25%.

4. Planificación de acciones

Diseña un plan detallado que incluya las acciones necesarias para abordar el problema. Esto puede implicar cambios en procesos, tecnología, capacitación, etc.

• Implementar un sistema de registro en línea para agilizar el proceso de check-in.
• Contratar personal adicional para la recepción durante las horas pico.
• Establecer un sistema de seguimiento de solicitudes para garantizar respuestas oportunas.
• Proporcionar capacitación al personal sobre servicio al cliente y manejo de quejas.
• Revisar y mejorar los menús y opciones de servicio de habitaciones.

5. Implementación

Ejecuta las acciones planificadas de manera controlada. Comunica a los equipos involucrados sobre los cambios y brinda capacitación si es necesario.

Se estableció el sistema de registro en línea, se contrató personal adicional y se implementó el sistema de seguimiento de solicitudes. Se realizó la capacitación del personal y se actualizaron los menús y servicios de habitaciones.

6. Medición y evaluación

Recopila datos durante y después de la implementación para medir el impacto de las mejoras. Compara los resultados con los objetivos establecidos.

Se monitorearon las encuestas de satisfacción de los huéspedes, las reseñas en línea y los tiempos de espera en el registro. Se midió el tiempo de respuesta a las solicitudes y se realizó un seguimiento de las quejas.

7. Ajustes y refinamientos

Basándote en los datos recopilados, ajusta el enfoque si es necesario. La mejora continua implica la capacidad de adaptarse y modificar el plan según los resultados.

Se observó una mejora en la satisfacción general, pero el tiempo de respuesta a las solicitudes aún necesitaba ajustes. Se realizaron modificaciones en el sistema de seguimiento de solicitudes para garantizar respuestas más rápidas.

8. Estandarización

Si los cambios han demostrado ser exitosos, establece nuevos estándares y procedimientos para asegurar que las mejoras se mantengan a lo largo del tiempo.

Se establecieron nuevos procedimientos para el registro en línea, la atención al cliente y el servicio de habitaciones. Estos procedimientos se incorporaron en el manual de operaciones del hotel.

9. Seguimiento y retroalimentación

Mantén un seguimiento constante de los resultados y busca comentarios de los involucrados para mantener la mejora continua en marcha.

Se mantuvo una monitorización continua de la satisfacción del cliente y se recopilaron comentarios para identificar áreas adicionales de mejora.

10. Celebración y reconocimiento

Reconoce los logros alcanzados y celebra los éxitos con el equipo. Esto fomenta la motivación y el compromiso con futuros proyectos de mejora.

Recuerda que la mejora continua es un proceso repetitivo. Después de completar un proyecto, puedes comenzar de nuevo desde la etapa de identificación para abordar nuevos desafíos.

Se reconoció al equipo por sus esfuerzos y se compartieron los logros con el personal. La satisfacción del cliente mejoró en un 18% en el plazo de 6 meses, acercándose al objetivo establecido.

App de Recursos Humanos para acompañar el proyecto de mejora

La automatización de procesos y la centralización de la información agilizan la ejecución y el monitoreo de cualquier proyecto. De ahí la importancia de implementar herramientas digitales que faciliten los procesos.

Por ejemplo, las organizaciones que utilizan software de Recursos Humanos en proyectos de mejora continua logran reducir en un 38% el tiempo dedicado a la administración de tareas y seguimiento de proyectos (Aberdeen Group).

Es por eso que, en esta última parte, exploraremos algunas funcionalidades de la mejor herramienta digital de recursos humanos: Sesame HR. A través de sus funciones de comunicación interna, gestión de tareas y generación de informes, la app puede potenciar la eficacia del proyecto.

Canal de comunicación interna

El canal de comunicación interna de Sesame HR puede ser una herramienta esencial para mantener a todos los miembros del equipo informados y comprometidos.

Beneficios clave incluyen:

• La app permite enviar mensajes, anuncios y actualizaciones en tiempo real, manteniendo a todos al tanto de los avances y cambios en el proyecto.
• Esta herramienta facilita la colaboración entre los miembros del equipo al brindar un espacio para compartir ideas, comentarios y sugerencias para la mejora.
• Al mantener a todos informados sobre los objetivos, progresos y desafíos del proyecto, se fomenta un sentido de transparencia y responsabilidad.

Gestor de tareas

La función de gestión de tareas de Sesame HR es esencial para organizar y dar seguimiento a las acciones y responsabilidades dentro del proyecto. Esta función permite asignar tareas específicas a los miembros del equipo, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.

También ayuda a clasificar tareas por importancia y urgencia. Esto facilita la toma de decisiones y la administración eficiente de los recursos. Los colaboradores reciben recordatorios automáticos para evitar retrasos y asegurar que las tareas se completen a tiempo.

Informes de RR.HH.

Otra función interesante de Sesame HR es la generación de informes de RRHH. Esta facilidad proporciona datos esenciales para evaluar el impacto del proyecto de mejora continua.

La app puede recopilar datos sobre el rendimiento del equipo, la implementación de acciones y la evolución de los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Los informes generados pueden mostrar tendencias y patrones a lo largo del tiempo. Con ello se pueden identificar áreas que necesitan más atención.

Además, los informes ofrecen una visión completa del progreso, lo que permite tomar decisiones informadas y ajustar estrategias en función de los resultados.

Ahora que has leído este artículo, tendrás una visión más clara de cómo fomentar el desarrollo de proyectos de mejora continua en tu organización. También conoces el papel relevante que juega una herramienta como Sesame HR. Ahora es momento de mejorar un área de tu empresa. ¡Te deseamos mucho éxito!

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