Qué son los gastos administrativos, ejemplos y cómo gestionarlos

12 de septiembre, 2023

Las organizaciones deben asumir diferentes gastos para realizar sus actividades de negocio. Uno de ellos son los gastos administrativos.

Estos gastos están asociados con el costo total de la gestión de una empresa, más que con la prestación de un servicio específico o de la creación de un producto.

Es importante que los involucrados en diferentes áreas como administración, finanzas y gestión de prenómina recuerden de qué se tratan los gastos administrativos. Así, al tener una amplia comprensión de este tema, pueden hacer mejores aportes para aumentar las ganancias de la empresa.

Gastos administrativos: qué son

Los gastos administrativos son los costos habituales de administrar una empresa. Por lo tanto, la mayoría de estos gastos incluyen conceptos que la organización debe pagar para realizar sus negocios.

De ahí que la cantidad de productos o servicios que vende la empresa no influyen demasiado. Tampoco determinan el total de los gastos administrativos. Por lo general, estos gastos están separados de los incurridos con áreas más específicas como investigación, desarrollo o producción.

Las organizaciones monitorean sus gastos administrativos, para ver cuánto dinero están utilizando en operaciones. Por tanto, los gastos de administración son de gran ayuda para llevar un control de costos y hacer ajustes en consecuencia.

De este modo, se determina cuánto dinero hay disponible para otros gastos, incluidos:

• Producción
• Ventas
• Promoción. 

Cuáles son los gastos administrativos: ejemplos

Estos gatos se clasifican en dos categorías:

Gastos fijos

Estos gastos corresponden a los pagos periódicos, cuyo importe conocemos, ya que son fijos. Por ejemplo, el pago de renta e impuestos.

Este grupo de gastos siempre son los mismos sea cual sea el éxito de la empresa.

Gastos semivariables

Los semivariables también están relacionados con el funcionamiento básico. Sin embargo, de acuerdo a la manera de actuar de la empresa, estos pueden tener algunas variaciones. Un ejemplo de gasto semivariable es el pago de electricidad.

Ejemplos de gastos administrativos

Estos son algunos de los más comunes.

Renta

La renta es uno de los gastos de administración más común que asumen las empresas. En este sentido, un negocio incurre en este tipo de pagos para tener un espacio de:

• Almacenes
• Oficinas
• Instalaciones para realizar actividades comerciales
• Espacios de trabajo.

Por lo general, para la renta de estos espacios se utiliza un contrato donde se especifica un costo fijo mensual.

Equipos y suministros de oficina

Los suministros y equipos de oficina también son parte de los gastos administrativos que asume una empresa, para llevar a cabo sus actividades comerciales. Aquí se incluyen:

• Escritorios
• Teléfonos
• Computadoras
• Sillas de oficina.

Asimismo, dentro de los suministros de oficina se incluyen otros elementos. Desde cuadernos y bolígrafos hasta tinta para impresoras y tazas de café.

Salarios y beneficios

A los miembros del equipo les corresponden unos salarios y beneficios que también son parte de los gastos administrativos. Sin embargo, la cantidad de estos pagos depende de:

• Cantidad de trabajadores activos en la base de datos de recursos humanos
• Estándares salariales de la empresa.

Entonces, sean cuales sean los beneficios y salarios que la empresa ofrece a sus colaboradores, todos estos pertenecen a los gastos administrativos.

Pólizas de seguro

Otro concepto que pertenece a los gastos administrativos es el dinero empleado para seguros del negocio y empleados. En este sentido, la mayoría de las organizaciones contratan seguros para proteger a sus empleados en situaciones imprevistas.

Pago de servicios públicos

Los servicios públicos también son gastos administrativos para las empresas que tienen o rentan un espacio físico. Estos costos varían dependiendo del uso dentro de la empresa. Hacen parte de este grupo:

• Agua
• Electricidad
• Recolección de basura.

Aunque algunos propietarios incluyen los servicios públicos dentro de la renta del espacio físico, a veces la empresa debe asumir otros por separado.

Asesoría legal

Para llevar a cabo las operaciones comerciales, la empresa debe cumplir unos requisitos legales y regulaciones respectivas a la industria.

Por tal razón, algunas compañías cuentan con un equipo legal interno para:

• Tener asesoría legal
• Gestionar los procedimientos legales.

Sin embargo, otras empresas optan por contratar abogados específicos a medida que sea necesario. En cualquiera de los casos, con la asesoría legal la empresa está en capacidad de cumplir las regulaciones de la industria.

Cómo controlar los gastos administrativos

El control de gastos administrativos es crucial para la salud financiera de la empresa. También es una forma de maximizar la rentabilidad del negocio. Con esto en mente, las siguientes estrategias te ayudarán a controlar y gestionar tus gastos de manera eficaz.

Presupuesto detallado

Como primera medida, es de gran ayuda tener un presupuesto específico para los gastos de administración.

Por lo tanto, se deben definir límites para cada categoría de gastos. Y más importante aún, en tu empresa se deben adherir a este presupuesto.

En México, por ejemplo, algunos estados tienen dificultades para gestionar bien sus gastos administrativos. En esta lista entran Tlaxcala, Quintana Roo, Nuevo León, Puebla y Querétaro. Según IMCO, estos estados tuvieron un incremento del 1000% por encima de lo presupuestado.

Revisión periódica

Las revisiones periódicas ayudan a identificar áreas donde se pueden reducir algunos gastos. Por tanto, se debe establecer una frecuencia bien sea mensual, trimestral o anual. Todo depende de las necesidades de la empresa.

Automatización

Una forma efectiva de controlar los gastos administrativos es implementar sistemas tecnológicos. De este modo, se automatizan diversas tareas administrativas. Por ejemplo: la contabilidad y la nómina.

Con sistemas de automatización efectivos, en la empresa se reducen los errores y, por tanto, se ahorra tiempo.

Control de gastos menores

Supervisar los gastos pequeños como los suministros de oficina también favorece el control de gastos de administración. Pues, aunque en su momento se gaste poco, con el tiempo pueden sumar una cantidad significativa.

Políticas de gastos

Otra manera de controlar los gastos administrativos es estableciendo políticas de gastos. Por lo que es importante que se definan límites y procedimientos claros respecto a la aprobación de gastos.

Gastos discrecionales

Para llevar un control efectivo de los gastos administrativos, es importante tomar en cuenta los gastos discrecionales. Por ejemplo, los correspondientes a viajes de negocios y entretenimiento.

Asegúrate de que todos estos gastos se alinean con los objetivos estratégicos de la empresa. Si es necesario, reduce o elimina aquellos que no aportan nada de valor.

Seguimiento y análisis

Para mayor seguridad sobre el control de los gastos administrativos, utiliza herramientas que permitan monitorear estos gastos en tiempo real. De este modo, es posible identificar tendencias y así tomar las medidas necesarias de manera proactiva.

Mejora continua

Es importante definir procesos de mejora continua para la gestión de gastos de administración. Por lo tanto, a medida que la empresa crece o cambian las circunstancias, es preciso adaptar las estrategias de control de gastos en consecuencia.

Consultoría financiera

Para el control de gastos administrativos ante situaciones complejas, o cuando la empresa enfrenta dificultades financieras, es conveniente buscar asesoría financiera.

Así, con la ayuda de un experto se identifican qué áreas se pueden mejorar.

Software de RRHH para gestionar el gasto administrativo de los salarios

Como mencionamos antes, una manera de controlar los gastos administrativos es optimizando las tareas administrativas. En este sentido, el SIRH de Recursos Humanos de Sesame HR comprende unas funcionalidades eficaces para este propósito.

Por ejemplo, el software tiene funciones específicas para gestionar las incidencias en nómina, horas extras y turnos de los empleados. En razón de lo anterior, esta herramienta se convierte en una estrategia efectiva para optimizar los gastos administrativos.

Incidencias en nómina

Con esta funcionalidad se llevan registros precisos de todos los eventos que afectan el cálculo de las nóminas. Por ejemplo:

• Ausencias
• Licencias
• Deducciones
• Horas extras.

Luego, el software se encarga de automatizar los cálculos, para enviar la información a la gestoría que maquila la nómina.

De modo que los responsables de esa tarea ahorran tiempo en la revisión y preparación de las nóminas. Esto es gracias a que toda la información está centralizada y los procesos son automatizados.

Horas extras

Esta funcionalidad permite llevar un control de las horas extras y complementarias de los empleados.

Además, el cálculo de estas se realiza en tiempo real, lo que permite ahorrar tiempo y realizar pagos justos. En virtud de lo cual esta es una ayuda eficaz para gestionar los gastos administrativos.

El sistema te permite elegir de qué manera compensar las horas extras. Así que la remuneración de este tiempo será de acuerdo a tus propias reglas.

Gestión de turnos

Esta funcionalidad te permite programar los turnos de trabajo de los empleados de manera eficiente. Esta es una manera de asegurarse que haya suficiente personal cuando sea necesario. Por otra parte, ayuda a minimizar las horas extras que no se hayan planificado.

Esta tarea hace parte de la gestión de los gastos administrativos relacionados con salarios. Pues al asignar turnos de manera adecuada no solo mejora la productividad del equipo. También, se reduce el tiempo de inactividad, lo que favorece el control de gastos generales de la empresa.

Llevar un control de gastos es fundamental para la rentabilidad de la empresa. Por lo que es indispensable incorporar herramientas modernas que ayuden en este objetivo. En tal sentido, Sesame HR es el aliado perfecto para gestionar los gastos de tu empresa. ¡Pruébalo ahora de forma gratuita!