Optimiza tus finanzas con un sistema de gestión de gastos eficiente

12 de abril, 2024

Optimizar la gestión financiera de una empresa es fundamental para su éxito a largo y mediano plazos. Y en tal medida, un sistema de gestión de gastos es la ayuda definitiva. 

Muchas compañías ya lo han integrado a su operación, ¿cuándo lo harás tú?

Aprovecha este artículo para conocer las ventajas de un sistema de gestión de gastos y saber cómo opera. ¡No dejes que la competencia te saque ventaja!

¿Por qué es importante una buena gestión financiera?

Una gestión financiera efectiva repercute de manera positiva en al menos cinco aspectos de la organización. Veamos cuáles: 

• Toma de decisiones informada: proporciona a los líderes empresariales información precisa y oportuna sobre la situación de la empresa. Esto les permite tomar decisiones sobre inversiones, expansión, etc.
• Optimización de recursos: ayuda a asignar los recursos disponibles de manera óptima. Esto implica maximizar los ingresos, minimizar costos y asegurar que el capital se utilice de la manera más productiva.
• Planificación y presupuesto: implica la elaboración de planes a seguir a corto y largo plazos. Esto ayuda a establecer metas financieras claras, monitorear su progreso y ajustar su enfoque, según sea necesario.
• Control de riesgos: implica la identificación y gestión de riesgos financieros. Esto incluye diversificación de inversiones, gestión de deuda e implementación de políticas de seguro adecuadas para protegerse contra eventos imprevistos.
• Cumplimiento normativo: las empresas están sujetas a una variedad de regulaciones financieras y fiscales. Y una gestión financiera sólida garantiza que la empresa cumpla con dichas obligaciones. Así, se minimiza el riesgo de multas, sanciones y problemas legales.

¿Qué beneficios obtendrás al implementar un sistema de gestión de gastos?

Ya hemos dicho que muchas empresas ahora cuentan con al menos un sistema de gestión de gastos digitalizado como Sesame HR. Estas obtienen beneficios constantes, gracias a la agilidad que estos programas dan. 

Para conocer los principales beneficios, continúa leyendo: 

Ahorra tiempo y mejora la productividad

Un sistema de gestión de gastos centraliza la gestión de  facturas, la conciliación bancaria y la creación de informes. Esto significa que tus empleados ganan tiempo para  concentrarse en tareas de mayor valor agregado.

Obtén visibilidad y control de tus gastos

Obtendrás una visión clara de en qué se gasta el dinero en tu empresa. Podrás ver los gastos por categoría, departamento o empleado. Esto te ayudará a identificar oportunidades de ahorro y prevenir el gasto excesivo.

Mejora la experiencia de tus colaboradores

Un buen sistema de gestión de gastos es fácil de usar e intuitivo. Esto hará que el proceso de solicitud y relación de gastos sea más sencillo para tus empleados:

Podrán capturar fotos de recibos, escanear documentos desde su teléfono y llenar reportes de gastos de forma rápida, sin tener que ir a otras oficinas a entregar papeles o justificantes.

¿Cómo se optimizan los recursos financieros con un sistema de gestión de gastos?

Al centralizar y organizar tus datos de gastos de empleados en un solo sistema de gestión de gastos como Sesame HR, puedes obtener una visión integral de dónde y cómo se utilizan tus fondos.

Lo anterior te ayuda a identificar áreas donde puedes reducir costos innecesarios o duplicados. Por ejemplo:

Si notas que diferentes departamentos están pagando por el mismo servicio, puedes consolidar esos pagos y negociar un mejor precio por volumen. También, detectarás gastos recurrentes que podrían reducirse, como el uso excesivo de electricidad o servicios de impresión.

Planifica

Entonces, un buen sistema de gestión de gastos facilita el presupuesto y la planificación financiera. Al tener todos tus datos históricos de gastos en un solo lugar, puedes analizar tendencias y crear presupuestos más precisos, basados en números reales. 

Puedes establecer políticas de aprobación de gastos, límites de autoridad de gastos y alertas para recibir notificaciones, si ciertos gastos superan los umbrales establecidos. Todo esto se traduce en una mayor responsabilidad, menos desperdicio y mejores resultados financieros.

Optimiza tus finanzas con Sesame HR

Sesame HR es un software de Recursos Humanos enfocado en las empresas mexicanas de 50 o más empleados. Cubrimos toda el área de RR. HH. y esto incluye el control de gastos de empleados.

Usar nuestra solución es tan fácil que no sólo beneficiamos a las empresas sino también a los colaboradores, al ahorrarles tiempo en su gestión de tareas.    

¿Cómo opera nuestra funcionalidad para el control de gastos de empleados?

Tus empleados podrán registrar sus gastos mediante nuestra aplicación móvil o usando la computadora. Lo que prefieran. Basta con: 

• Tomar fotos de los comprobantes o facturas y cargarlos al sistema. 
• El manager o administrador recibirá una notificación de inmediato y podrá aceptar o denegar el reporte de gasto.
• Se puede ver, en una plataforma muy visual, todos los gastos de los empleados, ya sea por área, sede o de forma individualizada.
• Como administrador, también puedes pedirle a Sesame HR que genere informes detallados y en tiempo real. Muy útiles para analizar tendencias y controlar flujos y presupuestos. 
• También, puedes descargar los reportes para agregarlos a tu herramienta de finanzas generales. 

Solución todo en uno

Antes mencionamos que Sesame HR no solo es una solución para controlar gastos de los empleados sino que es una plataforma integral de Recursos Humanos. Esto implica que contarás con funcionalidades muy potentes para la empresa, por ejemplo:

• Reclutamiento
• Incidencias en nómina
• Gestor de turnos, vacaciones y ausencias
• Control de asistencia
• Bolsa de horas extras
• Gestor de tareas y evaluación de desempeño, entre otras.

Si quieres que tu empresa se mantenga competitiva, no dejes de incluir en tu operación un sistema de gestión de gastos competente. Y, si además quieres tener la comodidad de obtener múltiples controles centralizados, entonces te animamos a probar gratis Sesame HR.