Sesame HR: el software que te ayuda a llevar el control horario y home office

8 de abril, 2022

La crisis sanitaria ocasionada por el Coronavirus obligó a las empresas a adoptar la modalidad del teletrabajo. Dicha adopción trajo consigo retos nuevos para los gerentes. Ante esta situación, la problemática residía en cómo mantener unidos a los equipos de trabajo, qué hacer para coordinar la comunicación y cómo llevar un control horario o control de asistencia y una disciplina laboral.

Aunque en la actualidad muchos han regresado al trabajo presencial, es cierto que muchas empresas han decidido mantener sus esquemas de teletrabajo. Otras más han diseñado esquemas híbridos que ayudan en la satisfacción de los colaboradores y disminuyen el contagio de la enfermedad en los lugares de trabajo.

Por eso, en esta ocasión queremos hablar de las ventajas que Sesame HR otorga a las empresas que han adoptado los esquemas de teletrabajo para seguir operando sus negocios.

Una app de control horario necesaria para contar horas

La siguiente historia es real y sólo modificamos algunos nombres para resguardar su privacidad. El caso es el de una Agencia de Publicidad que nació en el 2018 en la ciudad de Puebla y venía creciendo y posicionándose poco a poco en el mercado.

Llegó la pandemia

En el 2020 se les presentó el mayor reto que han tenido que franquear en su corta vida: la pandemia por el coronavirus. Para ese momento, la plantilla alcanzaba unas 30 personas. Muchos de sus clientes consideraron que la mercadotecnia no era una actividad primordial y recortaron presupuestos.

Para ellos, esta situación redujo sus ingresos, además de que buscaron la manera de poder trabajar en casa. Así probaron el modelo home office. Sus labores creativas avanzaban aunque les costaba trabajo coordinar y ensamblar las campañas de sus clientes.

Manuel era su gerente de Recursos Humanos. El se enfrentó con una gran tarea. No tenía manera de medir el tiempo laborado. Previo a la pandemia contaba con un reloj checador instalado en la entrada de las oficinas. Pero ahora tenía que confiar en la palabra de los miembros del equipo.

¿Cómo contar las horas trabajadas?

Gracias a la disciplina que guardaron en tema de costos la empresa logró salir avante del mercado restringido que generó la pandemia. Conforme se abrieron otras empresas, la dinámica de trabajo se fue recuperando poco a poco.

Pero la pandemia había dejado su legado. Uno de ellos fue el deseo por parte del personal de la agencia de mantener los esquemas flexibles de trabajo. Además, a finales del 2021, la empresa recibió un financiamiento por 5 millones de dólares. El crecimiento de la plantilla llegó a 72 miembros.

Manuel estaba agobiado en el sentido que requería mucho tiempo de trabajo para controlar el tiempo laborado por cada persona. Además, debía enviar reportes al área de costos, ya que la empresa trabaja por proyectos y debían dividirse los costos para identificar los que generaba cada cliente. 

¿Cómo podría Manuel resolver esta situación? Uno de sus colegas le sugirió buscar una app para contar horas. Y entre algunas opciones, Manuel encontró una que le llamó la atención: Sesame HR.

Sesame HR: un software para el control horario

Sesame HR es un software especializado en funciones de Recursos Humanos enfocado a la simplificación de tus procesos. Permite digitalizar y gestionar varios procesos como lo son:

• El reclutamiento.
• La administración de la plantilla.
• Generación de encuestas.
• El onboarding.
• La comunicación interna.
• La gestión de turnos.
• Vacaciones.
• Horas extra.
• El control horario.

Hablando específicamente de la funcionalidad de control de horario, este software te ayuda a eliminar las hojas de cálculo y los biométricos checadores tradicionales. Estas herramientas tuvieron su tiempo, pero la tecnología ya los ha rebasado.

Con el control horario puedes digitalizar el control de asistencia de los colaboradores. Gracias a la disciplina que se obtiene con el registro de entradas y salidas se reduce el absentismo laboral y se aumenta la productividad del equipo.

Sesame HR puede operarse desde cualquier dispositivo, volviendo muy versátil su uso, además de ser un software de fácil instalación. Este software esta soportado en la nube como un SaaS. Por lo tanto, no es necesario descargar programas en tu computadora.

Control horario para el home office

El mundo laboral cambió a partir de la aparición del Covid19. La necesidad de implementar esquemas de trabajo flexibles ha obligado a las empresas a revisar la manera de gestionar a sus equipos de trabajo.

Sesame HR permite hacer más sencilla la administración para alcanzar la flexibilidad laboral y el smart working. No sólo para los esquemas de teletrabajo, sino también cuando se tiene personal laborando en diferentes ubicaciones. Contar con un software que permita el control de asistencia en el modelo de home office es básico.

En primer lugar, puede configurarse para que los registros de entradas o salidas se realicen desde cualquier dispositivo. Se puede operar desde celulares, tabletas o computadoras. Así, los trabajadores se registran desde el dispositivo con el que cuenten en la ubicación donde se encuentran laborando.

La aplicación cuenta con un registro de geolocalización que te permitirá saber desde qué punto están registrando sus entradas o salidas tus trabajadores. Esta función es muy útil cuando tu plantilla tiene que estarse moviendo para realizar sus actividades.

Además, el software permite que la comunicación sea fluida entre tus colaboradores y el equipo de recursos humanos. Se pueden solicitar vacaciones, acceder a nóminas, gestionar temas en tiempo real y de manera sencilla.

Facilitando el trabajo en equipo

Mencionamos que otra necesidad que surge de los esquemas de teletrabajo es el poder mantener unido al equipo de trabajo. Al contar con Sesame HR, tu equipo podrá revisar en un panel quiénes están laborando en tiempo real, quiénes están disponibles y facilitar la comunicación entre ellos.

También, se pueden asignar tareas y supervisar las mismas, la carga de trabajo por colaborador y muchas otras funciones que facilitan la fluidez de las actividades grupales ubicadas en diferentes localidades.

Ejemplo del uso de app de control horario en el trabajo

Y ahora que ya te hemos descrito las funcionalidades que tiene Sesame HR, veamos algunos beneficios que esta app para contar horas puede aportar a las empresas.

Retomemos el caso de Manuel y la agencia de publicidad. Recordemos que la plantilla se había incrementado y ello exigía gran tiempo de trabajo para gestionar las horas de trabajo y calcular los costos de cada proyecto.

A inicios del año 2022 decide implementar Sesame HR como su app para contar horas trabajadas. El primer beneficio que percibieron todos es que ahora existía un sólo control para las entradas y salidas de la jornada laboral.

Esto fue porque aunque algunas personas trabajaran desde casa, podían hacer su chequeo desde la ubicación donde estuvieran. Manuel se olvidó de sus hojas de cálculo ya que la plataforma empezó a gestionar los tiempos y a presentar reportes con la cantidad de horas trabajadas.

Una app para contar horas trabajadas

Manuel también obtuvo ahorros de tiempo de trabajo porque toda la plataforma le servía para centralizar el cálculo de las jornadas laborales, de los costos por proyecto y de la nómina.

En el tema del cálculo de las horas trabajadas no sólo se mejoró por tener todos los tiempos en una base de datos. Sesame HR permitió gestionar las vacaciones, los permisos y las ausencias. Así, el equipo de Manuel pudo identificar cuándo debían descontar horas trabajadas y cuándo se trataban de alguna incidencia.

Sesame HR también cuenta con un gestor de tareas. Con esta herramienta pudo dividir el tiempo laborado de una persona en cada proyecto. Además hizo más eficiente la asignación de tareas, ya que se identificó quienes tenían sobre cargas de trabajo y quienes disponían de tiempo.

Con esta app para contar horas trabajadas, el equipo de recursos humanos ya no tenía que andar de un lado a otro recopilando las incidencias para calcular la nómna. Todas esta información se centralizó y se generaba un reporte que servía de base para el sistema de pago de nómina.

Mejora del trabajo en equipo

Los directivos felicitaron a Manuel por la decisión y la implementación de Sesame HR. La app no sólo sirvió para controlar el tiempo trabajado. También mejoró la manera en que los equipos de la agencia trabajaban.

Las reuniones de trabajo seguían haciéndose en una plataforma de video. Pero con Sesame HR podían ver qué miembros se encontraban activos en cierto momento, de modo independiente a la ubicación desde donde estuvieran.

Esto mejoró la comunicación de los equipos. Los líderes también podían conocer qué miembros del equipo estaban disponibles para la asignación de tareas. Y los trámites administrativos del personal también se volvieron ágiles y fáciles de solicitar.

Los miembros de un proyecto también podían saber el estatus en el avance del mismo. Si una persona requería que el trabajo de otro estuviera terminado para empezar, ahora lo veía en un tablero. Así se minimizaron los tiempos muertos y mejoraron los tiempos de respuesta.

Asignación de costos por proyecto

Una necesidad que tenía la agencia era la de eficientar su sistema de costeo. Se habían dado cuenta con la pandemia que cuidando los costos podían hacer más rentable a su organización y esto lo querían potencializar.

Sesame HR les permitió llevar al siguiente nivel a su sistema de costeo. De entrada la organización de las tareas mejoró en el sentido de que la planificación de los proyectos se hacía centralizada y con mayor control del recurso humano.

Como la app presenta en tiempo real los avances de cada proyecto, les permitió medir en tiempo real el rendimiento de cada colaborador. También generaron un sistema de alertas de inactividad. Así empezaron a repartir el trabajo creativo que era el más difícil de gestionar.

Un beneficio más fue que los lideres pudieron conectar Sesame HR con una extensión de Chrome. Esto les permitió organizar las tareas de modo directo desde su propio navegador.

Los reportes de resultados

Los directivos también vieron una diferencia en la información que se presentaba en las juntas de resultados. Manuel empezó a presentar informes de rentabilidad de cada proyecto, reportes de horas de trabajo y planificación de tareas y jornadas laborales.

También apoyó al Gerente de Proyectos en sus resultados. Juntos generaron a través de la plataforma reportes que permitieron evaluar la gestión de las tareas. Esto ayudó a mejorar las decisiones que se tomaron en temas de personal y administración de los tiempos.

Otro aspecto importante es que se creó un sistema de evaluación de desempeño basado en la información de os reportes de Sesame HR. Ahora se conoce la productividad de cada persona y se tiene identificado al talento más valioso para la organización.

Mejora en el sentido de pertenencia

Hubo un beneficio más que la agencia de publicidad no esperaba con el uso de Sesame HR. Uno de los «peros» que tenía la dirección para seguir permitiendo los formatos flexibles e híbridos en la agencia era la identificación del personal. Ellos sentían que estos formatos hacían que el personal no se identificara con la empresa.

Manuel diseñó una estrategia para mejorar este sentido de pertenencia. Con la funcionalidad de encuestas de Sesame HR empezó a tomar en cuenta las opiniones del personal. Cada día aplicaba una pregunta sobre las prestaciones y condiciones laborables que tenía la agencia.

Al final de tres meses, tenía información que le permitió modificar las condiciones de trabajo. Esta comunicación de dos vías hizo que el personal se identificara mejor con la empresa. Quizá la retención no ha llegado a ser lo que Manuel quisiera, pero sin duda sus tasas de rotación de personal disminuyeron.

Como podrás notar, Sesame HR transformó muchos aspectos del área de Recursos Humanos de la agencia de Manuel. No se trata sólo de una app para contar horas trabajadas. Es una plataforma integral con diversas funciones para la gestión del personal.

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