¿Qué es una auditoría de recursos humanos?

9 de julio, 2021

El departamento de recursos humanos cumple una gran cantidad de funciones dentro de una empresa. ¿Cómo saber cuándo estas funciones se llevan a cabo de forma eficiente? ¿Cómo detectar oportunidades de mejora? Con una auditoría de recursos humanos.

Definición de auditoría de recursos humanos

Una auditoría es un proceso por el que se evalúan distintos aspectos de un área, con el objetivo de mejorar y corregir errores. Puede haber auditorías para el departamento de finanzas, de ingeniería, para el proceso de elaboración del producto, para revisar el estado de las instalaciones y más.

La auditoría de recursos humanos es, entonces, el proceso en el que se revisan aspectos de este departamento. Aspectos como:

• Las nóminas.
• Los trámites legales.
• El cumplimiento de las políticas.
• El índice de rotación de personal.
• La abstinencia.
• Los sistemas de incentivos y ascensos.
• Los procesos de reclutamiento y selección del personal.
• El tiempo que lleva cubrir una vacante.
• Las capacitaciones que se les brindan a los colaboradores.
• Las vacantes disponibles.

Las auditorías no son obligatorias, pero muchas empresas las hacen. El motivo, es que permiten una mejora continua. Hacen posible la implementación de estrategias para fortalecer los puntos débiles de este departamento y beneficiar así a la empresa, pues recursos humanos se encarga de gestionar a todo el personal.

Los tipos de auditorías

Existen dos tipos de auditorías principales:

• Auditorías internas: Son aquellas realizadas por el mismo personal de recursos humanos. Quien está a cargo de ellas suele ser alguien con un puesto alto. Alguien con el poder de hacer todos los cambios requeridos para corregir los fallos.
• Auditorías externas: Quien realiza estas auditorías es una agencia externa. La ventaja de una auditoría es que quien la hace puede llegar a ser más imparcial.

A su vez, existen otras cuatro subdivisiones:

• Estratégica: Se centra en encontrar las fortalezas y debilidades de todos los sistemas.
• Mejores prácticas o Best Practices: Busca comparar las políticas de RR.HH más comunes y eficientes con las que la empresa actualmente tiene.
• Cumplimiento: Hay una gran cantidad de leyes que regulan las actividades del departamento de RR.HH. El objetivo de una auditoría de cumplimiento es revisar que no se esté violando la ley. Por ejemplo, dando el salario mínimo, la cantidad de vacaciones correcta, respetando las prestaciones y demás.
• Específica de una función: Las auditorías no necesariamente deben de ser de todo el departamento. Pueden centrarse en una función específica. Por ejemplo, el control de abstinencia, el índice de rotación, las capacitaciones, etc.

¿Cómo llevar a cabo una auditoría de recursos humanos?

Primero, se debe de crear una unidad especial para hacer auditorías. Dependiendo del tamaño del departamento y de la empresa, esta unidad especial puede estar conformada por una persona o hasta por un equipo de cinco. Si es un equipo, hay que asignar a alguien que esté a cargo (alguien con un puesto importante y con cierto poder para realizar cambios).

Después, se le debe de avisar a los empleados la fecha y hora a la que se llevará la auditoría de recursos humanos. Decirles que los van a vigilar, pero que tienen que actuar normal.

Algo muy recomendable es contar con una checklist en donde se cubran los aspectos a revisar. Si se va a auditar el sistema de capacitaciones, por ejemplo, esta checklist puede contener cosas como:

• Que se estén respetando las fechas.
• La retención de información.
• Si se aplica lo aprendido.

Cuando la auditoría haya finalizado, deben de analizarse los resultados e implementar estrategias para corregir cualquier fallo.

Las auditorías de recursos humanos tienen que hacerse de forma cíclica. Es decir, que no basta con hacer una, corregir y olvidarse completamente de ellas. Necesitan llevarse a cabo periódicamente. Lo más recomendable es hacerlas cada año, aunque esto también es elección de la empresa.

¿Conocías estas auditorías? ¿Tu empresa las está utilizando? Si no es así, es hora de que comiences a hacerlo y no dejes que tu competencia te alcance, pues esta es una práctica que se está volviendo más y más común.