Manual básico para priorizar las tareas de tus empleados

22 de febrero, 2021

Priorizar las tareas dentro de una empresa es algo necesario para mejorar la productividad dentro de la misma. Siempre hay que enfocarse en las actividades más importantes. Sin embargo, detectar cuáles son estas tareas es el problema de muchas empresas y del departamento de RR HH.

¿Cómo saber qué tareas dan más beneficios? Lee el manual básico para priorizar las tareas de tus trabajadores y ponlo en práctica.

¿Por qué debes priorizar tareas del departamento?

Antes de ver qué hacer para determinar la importancia de cada actividad, hay que saber por qué esto es necesario. En la empresa se llevan a cabo una gran cantidad de actividades en cada departamento.

Operación de maquinaria, mantenimiento, elaboración de reportes, evaluaciones, y muchas más. Cada una de estas tareas tiene un nivel de importancia.

Si, por ejemplo, la elaboración de un reporte toma 8 horas, y los beneficios obtenidos de esta actividad son muy pocos, entonces hay que restarle prioridad. Hay que dedicarle menos tiempo y usar el resto en algo más lucrativo, como la operación de un proceso.

Identificando las actividades prioritarias, se puede aumentar el rendimiento de la empresa. En el medio y largo plazo, los ingresos incrementan, y la organización se puede expandir.

No organizar las tareas puede llevarte a un estado de estancamiento. Serías incapaz de mejorar la producción y, cuando la demanda subiera, no te darías suficiente abasto.

Saber identificar estas tareas y enfocarte en ellas es fundamental para el crecimiento de la empresa, pero a veces lograr esto se complica. ¿Cómo determinar si una actividad es más importante que otra?

Tipos de tareas laborales

Existen distintos tipos de tareas en el trabajo que están en función de los beneficios obtenidos. Estas tareas son:

• Tareas de beneficios tangibles: son aquellas cuyos beneficios se obtienen inmediatamente después de completar la actividad.
• Tareas de beneficios intangibles: en este tipo de tarea, los beneficios se consiguen en el mediano y largo plazo. Puede ser que estos beneficios dependen de otras actividades relacionadas.
• Tarea de bajos beneficios: no se consigue ningún tipo de beneficio. Son actividades que se podrían considerar como una pérdida de tiempo.

Debes identificar qué tipos de tareas aplican a tu empresa. En el caso de las tareas de bajos beneficios, estas suelen ser cuando tus trabajadores no están haciendo algo de provecho. Si alguno de tus empleados pasa mucho tiempo con este tipo de tareas, tienes que llamar su atención.

Los dos primeras clases de tareas son los que más importan. En base a los beneficios que consigas junto con tu equipo de trabajo, tienes que determinar su relevancia.

A la hora de gestionar las funciones de tu equipo es esencial elegir un gestor de tareas que se adapte a la empresa y que cumpla todo lo que necesita tu organización.

Preguntas que debes hacerte cuando tratas de priorizar tareas

Puede ser que ya hayas definido varias actividades y ahora estés buscando definir la importancia de cada una. Sin embargo, ¿cómo sabes si estás en lo correcto o no?

Es por eso que, a continuación, se presentan una serie de preguntas que tienes que hacerte para ayudarte a determinar la prioridad de las tareas de tu equipo:

¿Cuál es el beneficio de cada tarea?

Los beneficios no necesariamente pueden ser monetarios. Por ejemplo, elaborar un documento quizá sea esencial para cumplir con un requisito legal. En función de estos beneficios, debe evaluarse si es importante o no.

¿Qué ocurriría si no realizas dicha tarea?

Aquí debes pararte a pensar y descubrir qué pasaría si una tarea la dejaras de hacer. ¿Tu empresa sería muy afectada? ¿Qué perderías? ¿Cuánto dinero te costaría?

¿Qué tareas tienen que hacerse lo más pronto posible y qué otras pueden esperar?

Esta pregunta sirve para medir la importancia de las tareas en función de su urgencia. Las que deben de hacerse lo antes posible tienen que ser priorizadas frente las que pueden esperar unas horas o días.

Sin embargo, puede ser que algunas tareas urgentes sean dejadas de lado, dependiendo de la flexibilidad de la empresa.

¿Cuál es la finalidad de cada tarea?

Pueden existir actividades sin un objetivo en concreto. Si es así, quiere decir que no son importantes. Hay que priorizar las tareas que tengan un fin específico, ya sea a corto, mediano o largo plazo.

Los planificadores de tareas

Determinar qué tareas son más importantes que otras de forma manual puede ser laborioso. Además, se está expuesto a errores humanos y establecer como prioritarias unas actividades que en realidad no lo son. Es por eso que existen los planificadores de tareas.

Los planificadores de tareas son un tipo de software que te permiten asignar tareas a los trabajadores y, con la información que aquellos recolectan a lo largo del tiempo, te pueden decir la importancia de cada actividad.

Sesame HR es un software de Recursos Humanos con esta funcionalidad integrada. Solo asigna las tareas de cada trabajador y con el tiempo verás el rendimiento de cada una. Así, se facilita mucho el proceso y dejas de perder tiempo viendo qué tarea es más relevante que otra.

Si tienes un negocio con pocos trabajadores, puedes usar este tipo de software de RRHH para optimizar las tareas y conocer el rendimiento laboral.

En caso de que tengas entre 100, 200 o 500 empleados, y tu empresa tiene un montón de departamentos, tratar de organizar las actividades por su importancia manualmente puede ser abrumador. Esto por todas las tareas que realiza cada departamento.

Un planificador de tareas como Sesame HR es indispensable cuando se habla de empresas grandes, y debes de considerar el uso de estos.

La regla de Pareto

Una herramienta que funciona muy bien en las organizaciones y en la vida es la regla de Pareto. También se le conoce como la regla 80/20. Según esta regla, el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas. ¿Cómo se aplica esto a tu empresa?

Supongamos que has determinado un listado completo de las actividades de tu organización, ordenados de mayor importancia a menor. Cuando lo hagas, escoges las que compongan el 20% más importante, y buscas priorizar estas tareas. Acorde a la regla, estas serán responsables del 80% de tus resultados.

Esta regla no se utiliza solo para esto. Su uso se extiende a departamentos como el de calidad, las ventas y demás. Por ejemplo, está comprobado que el 80% de las ventas proviene del 20% de los clientes.

La regla de Pareto es una metodología en la que te puedes basar a la hora de asignar tareas. Ahora que has aprendido todo esto, es hora de que te pongas a trabajar y trates de aplicar todo esto sobre tu empresa.