Incidencias en nómina: importancia y cómo llevar un control

5 de julio, 2022

Para llevar un control adecuado de las incidencias en nómina es necesario generar un reporte. Este ayudará al responsable del cálculo de la nómina en su tarea.

Y es que las incidencias suelen presentarse de forma continua. Esto afecta las variables que determinan el monto a pagar para cada colaborador. Información que debes tener, mínimo, en tu base de datos de empleados.

¿Por qué controlar las incidencias en nómina?

Al no tener un control adecuado de las incidencias en nómina, se pueden presentar problemas. Los más frecuentes: inconformidades por parte de los colaboradores y errores en el cálculo de los impuestos.

Además, otros efectos negativos pueden ser: fallos en auditorías y muchas horas extra perdidas por recalcular los pagos.

El gran problema es que llevando un control manual estamos expuestos a diversos errores humanos. El aviso de cualquier contingencia, el registro de las mismas, el cálculo correcto…

Todas son actividades en las que pueden presentarse equivocaciones. Estas causarán una mayor inversión de tiempo en el trabajo.

Por lo anterior, es importante que sepas cómo hacer un reporte adecuado de incidencias en nómina. Lo ideal es que sea sencillo y ágil. Pero antes de avanzar con el reporte, recordemos algunos aspectos de las incidencias.

Errores a evitar

Algunas empresas optan por tomar como base alguna nómina anterior y, sobre ella, realizar actualizaciones.

Pero este método no toma en cuenta el cambio constante, ocasionado por la diversidad de factores que alteran el cálculo de una nómina.

Así es que, la gestión de las incidencias es una tarea de gran importancia. Esta no permite atajos o estrategias improvisadas. Si de verdad quieres ahorrar recursos y tiempo a la empresa, enfócate en una buena estrategia.

¿Qué son las incidencias en nómina?

Cuando una empresa contrata a un colaborador, determina un salario y ciertas prestaciones a pagarle por el trabajo.

Sin embargo, siempre se presentan eventualidades que pueden modificar el pago en cada periodo. Algunas incidencias son previsibles.

Por ejemplo: el pago de las vacaciones, un aumento en el sueldo o el pago de un bono por alcanzar sus objetivos.

Pero otras veces son eventos imprevistos, como las inasistencias o una incapacidad por enfermedad o accidente. Todos estos eventos son conocidos como incidencias en nómina.

Importancia de realizar un reporte de incidencias

Como mencionamos antes, la gestión de las incidencias impacta de manera positiva o negativa en el pago de cada trabajador.

Al afectar el cálculo de la nómina, también modifica la declaración y el pago de impuestos que se hace ante el SAT.

Por ello, es indispensable contar con un reporte que nos ayude a gestionar estos eventos. Es vital, porque en caso de presentarse algún error, o incluso litigio, se tendrá el registro como prueba para cualquier aclaración o procedimiento.

Además, llevar el histórico de las incidencias te permitirá hacer un análisis, para detectar las causas y desarrollar estrategias.

Pasos para llevar el control de las incidencias

Ahora veamos un paso a paso para controlar las incidencias.

1. Control de asistencia individual

Cada persona debe tener asignado un horario, jornada laboral y pausas autorizadas.

Para comparar, se debe llevar un registro de entradas y salidas de la personas. Así sabremos sus llegadas tarde, inasistencias o, incluso horas extra laboradas.

Además, el control de asistencia sirve como un soporte para el cálculo de las incidencias. Te ayudará a crear una cultura de disciplina en tu organización.

2. Registrar pronto

Lo ideal es que se registren las incidencias al momento en que ocurren. Es decir, en tiempo real. Una incapacidad, una inasistencia, etc.

Deben redactarse, al igual que cada día de vacaciones autorizadas o bono aprobado.

3. Realizar un reporte

Para llevar un buen control, se sugiere contar con un formato específico para reportar estos aspectos. Por lo general, se solicitan datos que indiquen el tipo de eventualidad:

fecha, lugar o centro de trabajo, el nombre y número de colaborador. Además, área en la que labora, puesto, incidencia, referencias, la persona que registra y/o autoriza, y comentarios adicionales.

4. Usar el reporte para el cálculo de la nómina

Una vez realizado el reporte, es recomendable revisarlo bien o hacer un filtro adicional, para aprobar todas las incidencias.

Estos filtros también sirven para generar un análisis de las causas, cuando las incidencias son repetitivas o representan un problema constante.

Una vez autorizado el reporte, se debe enviar al área o persona encargada del cálculo de la nómina.

Esta deberá aplicar los descuentos o incrementos correspondientes y calcular los pagos del periodo que corresponden a cada colaborador.

5. Analizar y proponer medidas correctivas

Se recomienda hacer un registro de los reportes, para también registrar las incidencias en los expedientes laborales de cada trabajador.

La información que se genera permite identificar incidencias repetitivas, o con indicadores que enciendan los focos de alarma.

Se debe hacer un análisis de las causas por las que se están presentando las eventualidades y proponer estrategias que permitan resolver la problemática del momento.

Tácticas alternas para la incidencia en nómina

Muchas empresas optan por dejar en manos de terceros el control de sus nóminas. Esto representa algunas ventajas.

En especial, porque el personal de Recursos Humanos puede enfocarse en tareas estratégicas: incrementar la rentabilidad y la productividad de sus empresas y colaboradores.

Sin embargo, esta opción también deja datos muy valiosos en manos de terceros. Siempre es una decisión que debe meditarse.

También, existe la opción de implementar el uso de herramientas digitales especializadas en el control de incidencias. Ya hay softwares que te ayudan a realizar el registro de cada eventualidad en el momento que suceden.

Ayudas digitales para las incidencias

Para agilizar toda esta gestión de incidencias en nómina, te recomendamos implementar el uso de software especializado.

Por ejemplo, puedes controlas las incidencia con Sesame HR. Esta plataforma te permitirá sistematizar el registro de las incidencias, además de hacerlo en tiempo real.

Con ello, el reporte de incidencias se realizará de manera automática. Entonces, podrás compartirlo con las diferentes áreas o personas que requieran la información.

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