Herramientas indispensables para el Home Office

15 de marzo, 2021

La pandemia del Coronavirus originó cambios drásticos en nuestro estilo de vida, y uno de los más significativos consistió en llevar el trabajo de la oficina al hogar. Ante ello, surge una interrogante que no todos han logrado resolver: ¿Cuáles son las herramientas más importantes que necesitamos para implantar Home Office con éxito?

Las mejores herramientas para teletrabajar

Al momento de buscar las mejores herramientas para el trabajo desde casa, es común caer en dos tipos de errores. El primero es subestimar lo que necesitamos y el segundo es sobreestimarlo. Es por ello, que hemos preparado un pequeño checklist para darte una idea de cuáles son los elementos indispensables para lograr un buen rendimiento y mantenerte organizado.

Equipo tecnológico, herramienta clave para el Home Office

A estas alturas, muy pocas personas pueden completar su espacio de trabajo sin una computadora, por lo que el primer paso es separar un espacio dedicado para una PC, un escritorio y una silla cómoda. La alternativa más práctica es utilizar un ordenador portátil con el que puedas desplazarte, de lo contrario puedes adquirir uno de sobremesa.

La potencia de tu ordenador deberá estar en función de tus labores. Si trabajas con documentos y no requieres demasiadas aplicaciones, no necesitas invertir en grandes monitores, tarjetas de video ni memoria excesiva. Por otro lado, el acceso a internet de alta velocidad es primordial.

También es importante proteger tu equipo frente a cualquier malware. Los programas antivirus son excelentes herramientas para Home Office, algo que puedes complementar creando una copia de seguridad de toda tu información en un disco externo.

En cualquier caso consulta con el departamento de sistemas de IT de tu empresa, ellos deberán ofrecerte todas estas herramientas que pueden proporcionarte más seguridad a la hora de trabajar desde casa.

Herramientas para organizar las tareas

Trabajar desde casa tiene sus ventajas. Además de ahorrar tiempo y dinero en el transporte diario, puedes flexibilizar los horarios de acuerdo a tu propio ritmo. Sin embargo, esto a su vez representa todo un reto, pues deberás poner a prueba a tu equipo, evaluando su responsabilidad individual, sin la presión de tener presente al gerente o supervisor.

Por suerte, existen varias herramientas para implementar el Home Office que pueden ayudarte a organizar los horarios a la perfección para que su productividad no se vea perjudicada. Estas aplicaciones también facilitan la interacción con equipos de trabajo a distancia, y lo mejor de todo, es que varios de ellos tienen versiones gratuitas.

• Entre las apps para Home Office relacionadas con la organización encontramos a Microsoft To-Do, que facilita el monitoreo de las tareas y actividades a través de recordatorios. Otra de las más utilizadas es Monday, que ofrece vistas panorámicas de todos los procesos pendientes y se integra con otras herramientas.
• Sesame teams, es una extensión de Chrome que te ayuda a gestionar a tu equipo a distancia, descubre quién está conectado trabajando, desde dónde y permite que el trabajo remoto sea lo más simple posible.
• También puedes utilizar Planner, herramienta de Microsoft que se integra con los programas de Office 365 o Asana, que planifica los proyectos durante todo su ciclo de vida, entre otros.

Herramientas para Home Office en la nube

Aunque no siempre somos conscientes de ello, necesitamos una amplia variedad de aplicaciones para trabajar. Desde editores de texto, pasando por hojas de cálculo, correo electrónico, calendario, hasta documentos compartidos en tiempo real con compañeros o clientes. No siempre es necesario descargar cada herramienta, muchas de ellas se pueden almacenar en la nube para acceder desde cualquier dispositivo.

• Los aplicativos de Google Suite podrían facilitarte la vida en ese sentido. Probablemente tengas un correo en Gmail o compartas archivos en Drive. Estos servicios son gratuitos, aunque también existen opciones de pago que ofrecen almacenamiento ilimitado, migración de datos, entre otras.

Compartir y gestionar archivos

Está claro que el teletrabajo es una tendencia que se mantendrá durante mucho tiempo, lo que supone una verdadera revolución para las empresas de hoy. Y si bien puede costar un poco al inicio, las herramientas para el Home Office te serán de gran ayuda.

Una de las opciones que mejor se complementa con el popular y ya mencionado Google Drive, es One Drive. Esta aplicación pertenece a la familia de Microsoft y te ofrece la opción de guardar información en la nube.

Al utilizarla junto con Drive, tienes mayor capacidad de almacenamiento y tienes acceso a compartir archivos con tus colaboradores. One Drive ofrece almacenamiento gratuito de 15 gigas y para clientes de Office 365 brinda 1 TB. Por su parte, Google Drive cuenta con almacenamiento gratuito de 15 gigas.

Si lo que interesa a tu empresa es poder gestionar los archivos importantes sin contratiempos, un software de gestión documental es para ti.

Te ofrece la posibilidad de guardar tus archivos importantes como: contratos laborales, certificados, anexos, documentación personal y, poder compartirlos con todo tu personal de forma online y segura, por medio de un username de entrada.

Además, te ofrece la posibilidad de centralizar todos los documentos y poder revisarlos desde la aplicación oficial de Sesame. También cuenta con servicio de encriptado y notificaciones desde cualquier dispositivo cuando alguien sube o modifica un archivo.

Software para medir la productividad en el home office

Las herramientas para el trabajo desde casa han visto aumentada su popularidad en cada rincón del planeta, derivado de la contingencia sanitaria. Las empresas se mostraban resistentes en un inicio de dejar ir a sus empleados a casa, pero hoy es algo cada vez más común.

Una de las herramientas claves para medir la productividad de tu equipo de trabajo es un software adaptado al trabajo remoto.

Este software es ofrecido por Sesame, una de las marcas líderes en el mercado en el área de recursos humanos. Este software te permite medir el tiempo que tu equipo dedica a cada tarea, también te proporciona toda la información de las personas que están trabajando en la oficina, en una pausa o en teletrabajo.

Los empleados pueden solicitar los días que desean teletrabajar y estos son aprobados por su responsable. Puedes seguir todas las actividades de los empleados por medio de la aplicación oficial de Sesame.

Otro beneficio que obtienes, es poder gestionar las ausencias y los días de trabajo de los trabajadores en un par de clics.

La planificación es otra ventaja de contar con un software para control el home office, porque podrás agendar las tareas, proyectos y turnos de tus colaboradores. Por último, ofrece la opción de fichaje geo localizado para saber desde dónde trabaja tu equipo.

Si tu empresa aún se encontraba con problemas para gestionar a tu personal en el teletrabajo, esperamos que las herramientas ofrecidas en este artículo sirvan para mejorar la productividad de todo tu equipo de trabajo.