¿Cuáles son las ventajas de usar la firma electrónica?

27 de enero, 2022

La firma electrónica es un tipo de firma que sirve para validar documentos legales o importantes. Y ahora, en estos tiempos donde la tecnología está en todo, la firma electrónica es cada vez más popular. Además, esto es importante porque ayuda a gestionar la documentación de la empresa.

Sin embargo… ¿Es mejor que la firma autógrafa? ¿Qué ventajas tiene?

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un tipo de autenticación que sustituye a la firma autógrafa, es decir, que tiene la misma validez legal (o incluso más). Existen varios documentos que entran en la categoría de firma electrónica, y son:

• Certificados digitales.
• Tokens.
• Sistemas biométricos.
• Autenticación para inicio de sesión en redes sociales.
• Identificación de IP.

Actualmente, casi todas las empresas hacen uso de este tipo de firma y para ciertos documentos solo se puede firmar con esta. 

¿Por qué existen documentos que solo se pueden autenticar a través de la firma electrónica? Porque es más difícil de falsificar (o casi imposible). Hablaremos de esto más adelante. Pero, ¿Cuáles son los tipos de firma que existen en México? Vamos a verlo.

Los tipos de firma electrónica que existen en México

Simple

Para realizar esta firma, lo único que se requiere es la identificación del usuario y una contraseña. 

Al ser tan sencilla, a veces puede ser falsificada si algún hacker logra dar con tus datos de inicio de sesión. Es por eso que, no se utiliza tanto para validar documentos importantes. Para eso está la firma electrónica avanzada.

Firma electrónica avanzada

La firma avanzada se crea utilizando datos exclusivos del usuario, y si nadie tiene estos datos, es imposible de falsificar. Gracias a esto, tiene la misma (o mayor) validez que la firma autógrafa.

En México, a esta firma se le conoce comúnmente como FIEL o e.firma y se tramita en el SAT. Ahí, a través de unos datos únicos que debes proporcionar, te entregarán una USB que no se puede copiar y que te permitirá autenticar futuros documentos.

Si alguien trata de hacerle algún cambio a la FIEL, es fácil de detectar y, por lo tanto, perder validez. Estas son las características de la FIEL:

• Validez: Tiene la misma validez legal que la firma autógrafa.
• Autenticidad: Quien firma el documento realmente es quien dice ser. Asimismo, el firmante no puede negar haber firmado un documento cuando se ha empleado la e.firma.
• Confidencialidad: Únicamente el propietario de la firma tiene los datos para ver el contenido del documento.
• Íntegra: Se pueden usar herramientas tecnológicas que permiten ver si los datos de la firma han sido alterados.

Firma biométrica

Esta utiliza características físicas o biológicas para autenticar o validar un documento. Características como:

• Huellas dactilares.
• Reconocimiento facial.
• Escáner de retina.

Ventajas de usar la firma electrónica

Entre las ventajas de usar la firma electrónica encontramos:

• Reducción de costos: Al optar por este tipo de firma se gasta mucho menos papel, lo que no solo reduce costes sino que también es bueno para el medio ambiente. Además, también disminuye el gasto en equipo de oficina como archivadores, tóneres, plumas, etc.
• Mejor organización: Con el papel es muy común tener problemas en la organización, sobre todo si hay muchos documentos. Nos referimos a tener que buscar por todos lados un documento importante, ordenar cada cosa, etc. Con la firma electrónica, todo se guarda en un solo lugar y la información es fácil de manejar.
• Mayor seguridad y confianza: Como te comentamos anteriormente, esta firma es más segura que la firma autógrafa. Es por eso que, no tendrás problemas de falsificación.
• Aumenta la productividad: Al no perder tanto tiempo manejando y administrando documentos físicos, la plantilla puede enfocarse en tareas más importantes. Así, se optimiza la productividad laboral de la empresa.

Para sacar el máximo provecho a la firma electrónica, es necesario que cuentes con un gestor de documentos como el de Sesame HR, pues esta herramienta te permite tener toda tu información organizada en un sitio.

La firma electrónica es superior a la firma convencional. Es por eso y por las ventajas que te acabamos de mencionar que la deberías emplear en tu empresa.