¿Cómo usar la planificación de tareas de las reuniones online de tu equipo?

26 de agosto, 2021

La planificación de tareas es un proceso que organiza todas las actividades dentro de tu empresa. Define qué es lo que cada empleado tiene que hacer, y qué tan rentable es para la organización. Con esto, se vuelve más sencillo implementar sistemas para mejorar la productividad.

Pero, ¿cómo planificar de forma efectiva las tareas de mis empleados y de mis reuniones? Eso es lo que se verá a continuación.

¿Cómo te ayuda la planificación de tareas a mejorar tu empresa?

Dentro de una organización existen diferentes papeles, que dependen del tipo de empresa. Por ejemplo, en un restaurante hay cocineros y meseros, pero no operadores; de estos últimos, normalmente solo los hay en plantas que operan las 24 horas.

Cada puesto cumple con un objetivo, y tiene tareas distintas. Estas tareas pueden ser sencillas o complejas, y van desde operar una máquina hasta diseñar estrategias para establecer normas internacionales, aumentar la producción o contratar a más gente. Y estas tareas complejas pueden dividirse en otras tareas más.

Ahora bien, ¿qué pasa si le dedico demasiado tiempo a una tarea poco importante? Que dejas de lado otras cosas prioritarias, y esto se traduce en pérdidas para la empresa. Es por eso que debes de planificar tus tareas, pues te sirve para:

• Conocer qué tareas son más rentables que otras.
• Saber cuánto tiempo ocupas en una actividad determinada.
• Aumentar la productividad al priorizar las tareas más importantes.
• Evitas retrasar tus objetivos.

Por estas razones es que muchas empresas cuentan con una planificación de tareas. Para poder gozar de los beneficios y no quedarte atrás, debes de planificar también las tareas de tu organización.

¿Cómo hacer una planificación de tareas efectivas en tu empresa?

Una forma sencilla de hacerlo es creando un archivo en Excel. Dentro de este, colocas las tareas que debes hacer, y cada vez que empieces una, registrar la hora de inicio. Cuando termines dicha tarea, registras la hora de salida. Esto, sin embargo, posee varios inconvenientes:

• Resulta tedioso tener que registrar cada tarea que hagas de forma manual.
• Puede ser que algún día se te olvide, y que no sepas exactamente cuánto te tardaste en la actividad.
• No puedes conocer de forma precisa qué tan rentable es una tarea.

Es por eso que lo mejor es optar por un software de control horario que cuente con esta función.

Planifica tus actividades con Sesame

Sesame es un software de gestión de recursos humanos con muchas funciones, entre las que se encuentran el planificador de tareas. Está disponible tanto para computadora como para celular.

Comenzar a planificar las tareas con este software es sencillo. Cuando tus trabajadores se fichen en la aplicación, pueden registrar la tarea que están haciendo. Sesame guarda automáticamente la hora de inicio y de finalización.

En el momento que un empleado termine una tarea, puedes saber cuántas horas tardó solamente viendo la aplicación. Además, con el tiempo podrás generar informes de rentabilidad. Con ellos identificarás a qué tareas darles prioridad y cuáles dejar un poco de lado.

Es posible que a alguien se le olvide registrar la tarea que está haciendo. Cuando esto suceda, la aplicación le enviará notificaciones para recordarle que debe reportarse. ¿Y qué pasa si se dio cuenta muy tarde? Se pueden computar las horas faltantes manualmente.

Sesame también te da la posibilidad de verificar en cualquier momento que todos estén trabajando. Este software puede decirte qué tarea está haciendo cada quien en tiempo real.

En el pasado, la planificación de tareas era más complicada. Había que hacer más esfuerzos para identificar qué actividad era más rentable que otra. Sin embargo, gracias a las nuevas tecnologías, ahora es bastante sencillo. ¡Es hora de aprovechar esto y aumentar la productividad de tu empresa!